Grundsätzliche Überlegungen
- Zunächst ist zu klären, ob der Dienstwagen ausschließlich dienstlich oder auch privat genutzt werden darf. Wird der Firmenwagen den Arbeitnehmern als reines Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt, darf er auch nur für betriebliche Fahrten genutzt werden, nicht aber für Privatunternehmungen. In den meisten Fällen wird der Wagen in der Firmengarage geparkt und intern und kostenfrei an die Mitarbeiter verliehen.
- Außerdem sollten ein Widerrufsrecht und die dazugehörigen Voraussetzungen vereinbart werden. Denn wenn Sie Ihren Mitarbeitern regelmäßig und über einen längeren Zeitraum ein Dienstfahrzeug überlassen, wird eine sogenannte betriebliche Übung geschaffen. Wird der Dienstwagen nicht mehr gewährt, könnte ihn der Arbeitnehmer einklagen. Damit beide Parteien Kenntnis über einen möglichen Widerruf haben, sollte dieser inklusive möglicher Gründe vertraglich aufgeführt werden.
- Handelt es sich um einen Leasing-Wagen, muss der Arbeitnehmer über die vertraglichen Bestimmungen mit dem Leasing-Partner aufgeklärt werden und sich zur Einhaltung dieser Bestimmungen bereit erklären.
Dienstwagen mit Privatnutzung
- Darf der Firmenwagen auch für Privatzwecke genutzt werden, müssen einige Absicherungen getroffen werden. So muss geklärt werden, ob nur der Arbeitnehmer selbst oder auch andere den Wagen fahren dürfen. Hier hat man beispielsweise die Möglichkeit, Lebensgefährten oder Ehepartner als berechtigte Fahrer eintragen zu lassen.
- Auch die Nutzungsart und eventuelle Einschränkungen sollten über den Vertrag geregelt sein. Zum Beispiel ist zu klären, ob das Fahrzeug auch im Ausland gefahren werden darf.
- Darüber hinaus muss man sich einig sein, ob der Arbeitgeber den Wagen gegen ein anderes Modell austauschen darf. Dazu werden genaue Bedingen festgelegt.
- Der Mitarbeiter muss zudem deutlich darauf hingewiesen werden, dass er den geldwerten Vorteil des Firmenwagens versteuern muss. Dazu gibt es folgende drei Möglichkeiten: 1%-Regelung, Fahrtenbuch und Kostenschätzung.
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Pflege und Werkstattrechnungen bei Privatnutzung
- Es muss eindeutig klargestellt werden, wer für die Pflege und die Wartung des Fahrzeugs zuständig ist. Das umfasst die Art, den Aufwand und die möglichen Kosten. Hierbei muss zum Beispiel auch definiert werden, ob die Fahrt zur Werkstatt Arbeitszeit ist oder nicht.
- Zudem muss ausdrücklich festgelegt werden, wer unter welchen Umständen bei einem Schaden haftet. Arbeitgeber sollten Dienstwagen generell vollkaskoversichern, damit möglichst alle Schadenfälle abgedeckt sind. Passiert ein Unfall, der nicht grob fahrlässig verschuldet wurde, wird der Schaden von der Versicherung übernommen. Ist man vorsteuerabzugsberechtigt, übernimmt die Versicherung nur den Nettobetrag der Werkstattrechnung. Die Vorsteuer muss dann vom Arbeitnehmer mit der Steuererklärung beim Finanzamt eingeholt werden.
- Ein wichtiges Thema sind auch die Reparaturkosten. Wer zahlt, wenn der Wagen auf einer Privatfahrt liegen bleibt? Mit Apps wie der von drivelog.de findet jeder Fahrer schnell eine passende Werkstatt in der Nähe. Wer kommt aber für die Reparaturkosten auf? Im Dienstwagenüberlassungsvertrag sind deshalb genaue Regelungen zum Reparaturbedarf festzulegen, die auch die Haftung bei Fällen wie grober Fahrlässigkeit oder Verlust definieren. Hierzu kann beispielsweise eine Selbstbeteiligung des Mitarbeiters oder eine Vorgabe von Vertragswerkstätten vereinbart werden. Auch ist zu klären, ob der Arbeitnehmer selbstverschuldete Bußgelder sowie den Kraftstoff des Wagens selbst bezahlen muss.
Sonstige Vereinbarungen
- Bevor der Dienstwagenüberlassungsvertrag zustande kommt, sollte der Arbeitnehmer den Führerschein des Mitarbeiters kontrollieren. Zudem sollte festgelegt werden, ob der Mitarbeiter den Verlust seiner Fahrerlaubnis melden muss.
- Ein brisantes Thema ist auch der Datenschutz. Es wird dazu geraten, Firmenwagen via GPS zu überwachen , damit sie zum Beispiel bei einem Diebstahl schneller wiedergefunden werden können. Der Arbeitnehmer muss allerdings ausdrücklich auf die GPS-Nutzung hingewiesen werden und sich damit einverstanden erklären. Die Daten der Privatfahrten dürfen vom Arbeitgeber nicht zum eigenen Vorteil verwendet werden.
