Die Aufwendungen für Anschaffung und Unterhalt sind steuermindernde Betriebsausgaben. Für viele GmbH-Geschäftsführer ist die Nutzung eines Dienstfahrzeugs bereits jetzt eine typische Nebenleistung zu ihrer Geschäftsführervergütung. Solche Nebenleistungen sind in der Regel Gegenstand vertraglicher Vereinbarungen mit dem Geschäftsführer, oft handelt es sich z.B. um die Gewährung zinsgünstiger Darlehen oder eben um die Nutzung von Dienstfahrzeugen.
Für dienstliche oder auch private Zwecke?
Ein Dienstfahrzeug ist ein Kraftfahrzeug, das im Eigentum eines Unternehmers steht oder worüber er aufgrund eines schuldrechtlichen Vertrags mit einem Dritten (Leasing- oder Mietvertrag) verfügen kann. Meistens wird sowohl dem Geschäftsführer als auch den Mitarbeitern ein geschäftseigener Pkw zur Verfügung gestellt.
Private Nutzung
Ihrer Zweckbestimmung nach sind Dienstfahrzeuge für den Einsatz im Interesse des Unternehmers bestimmt. Privaten Zwecken dienen sie regelmäßig nicht. Die zusätzliche private Nutzung von Dienstfahrzeugen ist grundsätzlich nur aufgrund einer besonderen Vereinbarung zulässig.
Grundsätzlich gilt: Wer seinen Dienstwagen auch teilweise privat nutzt, muss die private Nutzung als geldwerten Vorteil versteuern. Der Privatanteil wird hierbei in den meisten Fällen nach der Ein-Prozent-Regel ermittelt: Hierfür ist monatlich 1 % vom inländischen Bruttolistenpreis des Fahrzeugs dem Einkommen hinzuzurechnen und zu versteuern.
Als Bruttolistenpreis gilt die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers im Zeitpunkt der Erstzulassung einschließlich Sonderausstattung und Umsatzsteuer.
Wer das Fahrzeug für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsort nutzt, muss noch einmal 0,03 % je Entfernungskilometer hinzuzählen. Im Ergebnis kann man also sagen: Je günstiger der Dienstwagen und je kürzer der Arbeitsweg, umso niedriger ist die Besteuerung des geldwerten Vorteils.
Tipp: Der Zuschlag nach § 8 Abs. 2 Satz 3 EStG (0,03 %-Regelung) ist nur zu erheben, wenn der Arbeitnehmer den Dienstwagen tatsächlich für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzt. Ist der Mitarbeiter jedoch in der Lage, den in der Praxis üblichen Anscheinsbeweis zu entkräftigen, - indem er zum Beispiel eine auf ihn ausgestellte Jahres-Bahnfahrkarte vorlegen kann -, so kann der Zuschlag entfallen (BFH, Urteil v. 28.8.2008, VI R 52/07). Nach Ansicht des BMF ist das Urteil jedoch nicht über den entschiedenen Einzelfall hinaus anzuwenden (BMF, Schreiben v. 12.3.2009, IV C 5 - S 2334/08/10010.
Zahlt der Arbeitnehmer Benzinkosten, Leasingraten oder Versicherungen aus eigener Tasche, so mindert dies nicht den nach Listenpreismethode ermittelten geldwerten Vorteil. Schließlich hängt die Höhe des pauschalen Nutzungswerts nicht von den individuellen Kosten ab (BFH, Urteil v. 18.10.2007, VI R 57/06).
Fahrtenbuch
Wollen Sie die ausschließlich betriebliche Nutzung der Firmenfahrzeuge gegenüber dem Finanzamt wirksam durchsetzen, müssen Sie die Nutzungsverhältnisse im Einzelnen belegen können. Das gelingt eindeutig und am besten mit der Führung eines Fahrtenbuchs. Umfragen zeigen hier auch, dass zunehmend GmbH-Chefs mit hochwertigen Dienstwagen ein Fahrtenbuch führen, weil ihnen die Ein-Prozent-Methode steuerlich zu teuer ist.
Als Faustregel gilt: Wer das Dienstfahrzeug viel privat nutzt, fährt mit der pauschalen Ein-Prozent-Regel günstiger. Wenn Sie jedoch den Dienstwagen in der Regel vorwiegend dienstlich fahren, dann lohnt sich für Sie eher der Aufwand, ein Fahrtenbuch zu führen.
Ausgenommen von der Ein-Prozent-Regelung sollen nach einem aktuellen Urteil des BFH nun solche Fahrzeuge sein, die nach ihrer objektiven Beschaffenheit und Einrichtung typischerweise ausschließlich für die Beförderung von Gütern bestimmt sind.
Im Entscheidungsfall handelte es sich um einen Kastenwagen mit einem fensterlosem Aufbau. Dieser war mit Materialschränken und -fächern sowie Werkzeug ausgestattet. Auf der Seite war eine auffällige Beschriftung aufgebracht. Nach Auffassung der Münchner BFH-Richter werde ein solches Fahrzeug aufgrund seiner Bauart und Ausstattung typischerweise nicht für private Zwecke eingesetzt (BFH 18.12.08 - VI R 34/07).
Die richtige Vereinbarung
Vereinbaren Sie mit Ihren Mitarbeitern, dass sie den zur Verfügung stehenden Dienstwagen auch privat nutzen können, so gilt der Wert der privaten Nutzung als Bestandteil der Vergütung.
Privatnutzung
In einer Dienstwagenvereinbarung, die vorwiegend eine dienstliche Nutzung zum Gegenstand hat, können Sie als Arbeitgeber auch wirksam festlegen, dass Sie das Fahrzeug einseitig entziehen können, wenn die dienstliche Nutzung wegfällt. Das BAG hält es dagegen für rechtlich unzulässig, wenn der Arbeitgeber in einem Formularvertrag mit seinen Mitarbeitern vereinbart, seine Zustimmung zur Nutzung des zur Verfügung gestellten Dienstwagens und damit auch dessen weitere Privatnutzung jederzeit widerrufen zu können.
Die Privatnutzung des Dienstwagens ist nach Ansicht des BAG ein fester Bestandteil des Arbeitsentgelts. Ein derartiger Lohnbestandteil darf aber niemals formularmäßig mit freiem Widerrufsvorbehalt versehen sein (BAG 19.12.02 - 9 AZR 294/06).
Der Dienstwagen des Geschäftsführers
Die GmbH ist nach § 13 GmbH-Gesetz eine juristische Person mit selbstständigen Rechten und Pflichten, die am wirtschaftlichen Leben im eigenen Namen und für eigene Rechnung teilnimmt. Alle Dienstfahrzeuge stehen entweder in ihrem Eigentum oder unterliegen ihrer Verfügungsbefugnis. Ihr Zweck ist die Benutzung für dienstliche Belange. Daher ist davon auszugehen, dass die private Nutzung von Dienstfahrzeugen dem Geschäftsführer verboten ist, wenn sie ihm nicht ausdrücklich gestattet wurde.
Vereinbarung über private Nutzung
Bei einem Fremd-Geschäftsführer ist eine zusätzliche Vereinbarung über die private Nutzung schon deshalb notwendig, damit es über dessen Berechtigung dazu keine Zweifel geben kann.
Für beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer besteht die Gefahr der Annahme einer verdeckten Gewinnausschüttung, falls sie ein Dienstfahrzeug für Privatfahrten nutzen und nicht von vornherein eine Vereinbarung über die private Nutzung vorgesehen ist, z.B. im Anstellungsvertrag.
Regelmäßig wird keine verdeckte Gewinnausschüttung angenommen wegen der Überlassung eines Dienstfahrzeugs für Fahrten des Gesellschafter-Geschäftsführers zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, einschließlich Heimfahrten zum Mittagessen. Denn dieser Vorteil wird üblicherweise auch einem nicht beteiligten Geschäftsführer ohne besondere Vereinbarung im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses gewährt.
Es kommt bei der Bewertung der privaten Nutzung nicht darauf an, ob dem Geschäftsführer ein verhältnismäßig geringfügiger Vorteil gewährt wird. Auch eine unentgeltliche private Nutzung im Einzelfall, z.B. für Urlaubs- oder Erholungsfahrten, ist ohne besondere Vereinbarung nicht üblich und nicht zu empfehlen.
Eine Regelung in Bezug auf private Nutzung ist grundsätzlich ratsam. Nicht unbedingt notwendig dagegen ist es, diese Regelung schriftlich zu treffen. Es können auch andere Umstände als Hinweise für eine im Vorhinein getroffene Vereinbarung herangezogen werden. Ausreichender Beweis ist z.B. die monatliche Lohnversteuerung als geldwerter Vorteil, die in der Privatnutzung des Pkw liegt.
Befugnisse des Geschäftsführers
Zu dienstlichen Zwecken kann und darf der Geschäftsführer Dienstfahrzeuge uneingeschränkt verwenden. Er entscheidet über den Einsatz in eigener Verantwortung. Falls Weisungen der Gesellschafter zur Nutzung von Dienstfahrzeugen erteilt werden, sind sie zu befolgen.
Grundsätzlich unzulässig ist die Benutzung von Dienstfahrzeugen für private Zwecke. Der Geschäftsführer kann sich auch nicht ohne Weiteres kraft seiner Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnis die private Nutzung selbst gestatten.
Die Benutzung des Dienstfahrzeugs für private Fahrten ist immer unter dem Gesichtspunkt der Treuepflicht des Geschäftsführers zu werten. Denn sie ist eine Verfügung über Gesellschaftsvermögen zu anderen als den Gesellschaftsinteressen. Grundsätzlich ist die private Nutzung von Dienstfahrzeugen eine Verletzung der Treuepflicht, wenn sie nicht ausnahmsweise gestattet ist.
Meistens geschieht die Erlaubnis einer privaten Nutzung von Dienstfahrzeugen durch Regelung im Geschäftsführervertrag.
Dabei handelt es sich um eine Nebenleistung zur Vergütung. Dem Geschäftsführer wird die private Nutzungsberechtigung als Einkommensbestandteil in Form eines Sachbezugs zugesagt. Für den so entstandenen so genannten geldwerten Vorteil ist Lohn- bzw. Einkommensteuer zu entrichten. Generell besteht der Anspruch auf private Nutzung bis zur Beendigung des Vertragsverhältnisses.
Gesellschafterbeschluss
Alternativ können im Vorhinein die Gesellschafter durch Beschluss dem Geschäftsführer die private Benutzung eines Dienstfahrzeugs auch ohne vertragliche Regelung gestatten. Dabei ist festzulegen, ob die private Nutzung als Einkommensbestandteil zu behandeln oder ob ein Nutzungsentgelt an die GmbH zu bezahlen ist.
In jedem Fall ist aber zu beachten, dass die private Nutzung erst begonnen werden darf, wenn alle Gesellschafter durch Beschluss zugestimmt haben. Wie jeder andere Gesellschafterbeschluss ist auch dieser grundsätzlich durch den Geschäftsführer zu veranlassen.
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MUSTER:
Sehr geehrte Damen und Herren,
im Geschäftsführervertrag fehlt eine Regelung zur privaten Benutzung des Dienstfahrzeugs. Bis sie getroffen ist, soll mir für den Übergang außerordentlich die private Benutzung erlaubt werden.
Ich bitte darum, dafür im schriftlichen Umlaufverfahren den nachfolgenden Beschluss zu fassen:
Dem Geschäftsführer wird widerruflich gestattet, das Fahrzeug der GmbH, Marke xy, Zulassungskennzeichen yz, privat zu benutzen. Für die Benutzung wird von ihm Lohnsteuer im steuerlichen Umfang entrichtet.
Ich bitte um kurzfristige Zusendung Ihres schriftlichen Votums.
Mit freundlichen Grüßen
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Insichgeschäfte
Der Geschäftsführer, dem die Berechtigung zum Abschluss von Geschäften mit sich selbst oder mit sich selbst als Vertreter eines anderen zusteht (§ 181 BGB), kann sich selbst die private Benutzung von Dienstfahrzeugen gestatten. Zu beachten sind unbedingt die Grundsätze der Treuepflicht, der er unterworfen bleibt.
Gestattung durch einen anderen Geschäftsführer
Sind für die GmbH mehrere Personen zu Geschäftsführern bestellt, kann ein Geschäftsführer unter der Voraussetzung, dass er zur alleinigen Vertretung berechtigt ist, einem anderen Geschäftsführerkollegen die private Benutzung eines Dienstfahrzeugs gestatten.
Bei gesetzlicher Gesamtvertretung ist die Gestattung der privaten Benutzung unzulässig, weil sie die Mitwirkung aller Geschäftsführer erfordert, also auch desjenigen, der die private Nutzung anstrebt.
Auch bei der Gestattung durch einen Geschäftsführerkollegen müssen die Treuepflichten beachtet werden. Treuewidrig ist auch hier die unentgeltliche Inanspruchnahme privater Nutzungsrechte.
Haftung des Geschäftsführers
Der Geschäftsführer hat bei allen Angelegenheiten der GmbH die Sorgfalt von ordentlichen Geschäftsmännern anzuwenden (§ 43 Abs. 1 GmbH-Gesetz). Er haftet verschärft für jedes Verschulden aus Vorsatz oder Fahrlässigkeit. Er haftet persönlich auf Ersatz des Schadens, den die Gesellschaft aus der schuldhaften Verletzung von Obliegenheiten erleidet (§ 43 Abs. 2 GmbH-Gesetz). Liegt ein Verschulden aufgrund leichter Fahrlässigkeit vor, sind die persönliche Haftung und die Verpflichtung zum Schadensersatz trotzdem gegeben.
Zur Beurteilung des Verschuldens wird ein objektiver Maßstab angelegt. Er liegt in dem Verhalten, das andere gewissenhafte Geschäftsmänner in vergleichbarer Lage angewendet hätten. Diese handeln stets recht- und gesetzmäßig, was von dem Geschäftsführer ebenfalls verlangt wird.
Die unbefugte private Nutzung von Dienstfahrzeugen kann die Haftungsverpflichtung des Geschäftsführers auslösen.
1. Im Geschäftsführervertrag ist vereinbart, dass der Geschäftsführer zur privaten Benutzung des Dienstfahrzeugs als Einkommensbestandteil berechtigt ist. Nach Abberufung des Geschäftsführers und Kündigung des Vertrags fordert die GmbH die Rückgabe des Fahrzeugs. Der Geschäftsführer verweigert die Rückgabe mit der Begründung, dass dann sein Recht zur privaten Nutzung vereitelt wird. Das Angebot zur Zahlung des Gegenwerts in Geld für das Nutzungsrecht durch die GmbH lehnt er ab. Die Weigerung zur Herausgabe des Fahrzeugs erfolgt zu Recht.
2. Der Geschäftsführer benutzt das Dienstfahrzeug privat für eine Fahrt ins Ausland. Ein Gesellschafter stellt bei einer Kontrolle der Bücher diese Fahrt fest und rügt sie als Verstoß gegen die Treuepflicht. Denn die private Benutzung von Gesellschaftsvermögen ist unzulässig. Der Geschäftsführer trägt vor, dass ihm der Gesellschafter, der über die Stimmenmehrheit verfügt, die private Benutzung erlaubt hat. Die Zustimmung zur privaten Nutzung von Gesellschaftsvermögen durch ihn muss jedoch von allen Gesellschaftern vor Beginn der Nutzung erteilt sein.
3. Der alleinvertretungsberechtigte Geschäftsführer gibt einem Kollegen die Erlaubnis zur privaten Benutzung eines Dienstfahrzeugs. Dieser benutzt das Fahrzeug und zahlt an die Gesellschaft kein Entgelt. Die Gesellschafter werfen ihm Verletzung der Treuepflicht vor, weil er nicht zur unentgeltlichen Nutzung berechtigt ist. Der Vorwurf ist berechtigt. Denn der Gesellschafter verschafft sich auf Kosten des Gesellschaftsvermögens einen persönlichen geldwerten Vorteil. Dazu ist er nicht berechtigt.
In ihrer Höhe unbegrenzt ist die Verpflichtung zur Leistung von Schadensersatz. Im Einzelfall kann in dem Verstoß ein wichtiger Grund liegen, der die außerordentliche Abberufung rechtfertigt.
Tipp: Ein Dienstfahrzeug darf grundsätzlich nur für dienstliche und geschäftliche Fahrten verwendet werden. Die private Benutzung kann Ihnen ausnahmsweise erlaubt sein. Sie wird regelmäßig vertraglich vereinbart. Ein Geschäftsführer, der zur Alleinvertretung berechtigt ist, kann die private Benutzung eines Dienstfahrzeugs einem anderen Kollegen gestatten. Sie haben die Treuepflicht zu beachten.
