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Wie Sie Ihren Fuhrpark optimieren
Fuhrparks sind teuer im Unterhalt. Als Fuhrparkmanager müssen Sie deswegen immer einen Blick auf die Kosten haben, hohe Ausgaben vermeiden und die Effizienz der Flotte steigern. Sie müssen hierfür Einsparpotenziale aufdecken, die die Qualität des Fuhrparks nicht schmälern, sondern im Gegenteil verbessern. Wenn Sie eine Flotte übernehmen, ist es zunächst Ihre Aufgabe, einen Überblick sowie Kontrolle über alle kostentreibenden Faktoren zu erlangen.
Zu Beginn gilt es, sich ein genaues Bild vom vorhandenen Fuhrpark und allen Merkmalen der Flotte zu machen. Dazu gehört die Erfassung des Fuhrparks durch eine Kfz-Statusliste, Check-up-Berichte und die Kfz-Akte. Dann erfolgen eine Erfassung des Ist-Stands bei den aktuell anfallenden Kosten, die Erstellung einer Kostenvorschau und der Kilometerkosten, die Auflistung von fixen und variablen Kosten sowie eine erste Aufstellung von Einsparpotenzialen. Nun steht der Aufbau eines engen Kontakts zu allen Fahrern an, mit allem was dazugehört, von Einweisungen über Schulungen und Fahrtrainings bis zur Steuerung von Bonus-Malus-Systemen.
Hart verhandeln
Im nächsten Schritt geht es um die Einbeziehung der Außenkontakte. Das sind sowohl Leasinggeber als auch Werkstätten, Händler und Banken sowie Kontakte, die Sie auf Messen knüpfen. Die Herausforderung besteht hierbei darin, hart zu verhandeln, um die hohen Ausgaben Ihres Fuhrparks so weit wie möglich zu senken. Um das zu erreichen, machen Sie sich bewusst, dass die Leasinggeber und andere Partner miteinander im Wettbewerb stehen und um Sie als Kunden konkurrieren. Nutzen Sie diesen Sachverhalt, indem Sie mehrere Angebote einholen und höchstmögliche Rabatte aushandeln.
Software einsetzen
Wenn Sie bereits alles versucht haben, um die Ausgaben zu kontrollieren und in Verhandlungen zu drücken, gibt es oft immer noch technologische Maßnahmen, die Ihnen helfen, die Kosten zu senken. Dazu gehören Systeme mit GPS-gestützte Flottenmanagement-Software. Sie versorgt Sie mit zusätzlichen Daten und Auswertungen bezüglich Ihrer Flotte und den absolvierten Fahrten. Das GPS-Tracking lässt sich auf Knopfdruck deaktivieren, beispielsweise wenn die Angestellten mit dem Fahrzeug privat unterwegs sind.
Einkaufsgemeinschaften bilden
Nun haben Sie die variablen Kosten gesenkt; bleiben noch fixe Kosten wie die kostspielige halbjährliche Bereifung aller Poolfahrzeuge mit Sommer- beziehungsweise Winterreifen. Der Austausch von Reifen mit zu geringer Profiltiefe kommt dazu. Hier lohnt sich die Bildung einer Einkaufsgemeinschaft zusammen mit anderen Unternehmen in der Region. Dadurch kommt eine Großbestellung zusammen, die Ihnen Rabatte beim Händler ermöglicht. Behalten Sie die Abnutzung der Reifen von allen Fahrzeugen Ihrer Flotte im Blick und beginnen Sie schon ab einer Profiltiefe von beispielsweise vier Millimetern mit der Zusammenstellung eines Gro¹auftrags.
Fahrgemeinschaften bilden
In einem weiteren Fall haben Sie die Möglichkeit, durch einen Zusammenschluss von Personen eine höhere Effizienz Ihrer Flotte zu erreichen. Und zwar empfiehlt es sich, zu überprüfen, ob es Routinefahrten gibt, bei denen sich mehrere Angestellte ein Fahrzeug teilen können. Durch solche Fahrgemeinschaften senken Sie langfristig die Laufleistung Ihrer Fahrzeuge.
Fachwerkstatt besuchen
Beim Leasing gilt es zu guter Letzt sämtliche Vorgaben und Fristen zu wahren, um Nachzahlungen zu vermeiden. Eine mögliche Strategie ist der Besuch einer Fachwerkstatt vor der Rückgabe des Fahrzeugs, bei dem sämtliche Mängel behoben werden. Gebrauchsspuren und andere Mängel können dann nicht mehr vom Leasinggeber beanstandet und in Rechnung gestellt werden. Wer auf Nummer sicher gehen will, lässt sich von der Werkstatt außerdem ein abschließendes Gutachten ausstellen.
