Überflüssiges vermeiden mit Lean Management

Reduktion aufs Wesentliche, Minimalismus – ein Trend, der immer mehr Lebensbereiche erfasst. Die Industrie war in diesem Fall Vorreiter. Denn der "Lean Management"-Ansatz verfolgt genau diese Idee und wird schon seit Jahrzehnten erfolgreich angewendet.

Lean Management ist eine Methode zur Prozessoptimierung, die Verschwendung vermeidet, die Wertschöpfungskette effizient organisiert und die Kundenzufriedenheit in den Mittelpunkt stellt. Ihren Ursprung hat sie in der "Lean Production", die maßgeblich vom Automobilhersteller Toyota entwickelt wurde (Toyota-Produktionssystem).

Die Kernelemente des Toyota-Produktionssystems sind folgende:

• Prozesse synchronisieren und standardisieren
• Fehler unterlassen
• Produktionsanlagen verbessern
• Mitarbeiter qualifizieren

Das Prinzip hat sich mit der Zeit ausgeweitet: Ausgangspunkt war die schlanke Produktion, aber mittlerweile wird damit ein umfassender Management-Stil  bezeichnet. Ziel ist es, Verschwendung, Fehler und unnötige Kosten im gesamten Unternehmen zu vermeiden.

Lean Management: Alles für die Kundenzufriedenheit

Die Lean-Management-Methode konzentriert sich ganz auf die Prozesse, die der Wertschöpfung dienen. Diese sollen optimal aufeinander abgestimmt werden und perfekt ineinandergreifen. Jeder Prozess wird genau betrachtet, analysiert und verschlankt, immer mit Blick auf die Kundenzufriedenheit: "Was erwartet der Kunde von uns? Was muss das Produkt bieten, damit der Kunde zufrieden ist? Braucht der Kunde einen bestimmten Teilaspekt des Produkts wirklich?". Alles, was aus Kundensicht nicht wertschöpfend ist, wird abgeschafft. Das Ergebnis davon ist eine "Just-in-Time"-Produktion, bei der eine stabilere Qualität erreicht wird und das Produkt kostengünstiger produziert werden kann.

Die Mitarbeiter sollten von Anfang an miteinbezogen werden. Sie werden aufgefordert, die Prozesse zu hinterfragen, denn sie kennen die einzelnen Arbeitsschritte am besten. Sie sollen Fehler und Missstände melden und neue Ideen einbringen – und das kontinuierlich.

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Wie setzt man Lean Management praktisch um?

Das Framework erstreckt sich auf das ganze Unternehmen – sämtliche Prozesse können im Idealfall "lean" organisiert werden. Es gibt eine ganze Reihe von Methoden und Tools, welche die Einführung von Lean Management unterstützen.

An erster Stelle ist die Wertstromanalyse zu nennen. Bei dieser Methode wird die gesamte Wertschöpfungskette visualisiert – dabei fallen überflüssige oder fehlerhafte Prozesse schnell ins Auge.

Ein weiteres mögliches Vorgehen ist Kaizen oder der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) – zwei Methoden, um schrittweise Veränderungen zum Positiven im Unternehmen zu erreichen. Dabei wird nach dem PDCA-Zyklus vorgegangen: Plan – Do – Check – Act.

5s ist ein weiterer Bestandteil von Lean Management. Es ist ein ursprünglich japanisches Konzept, um Arbeitsplätze sauber und sicher zu organisieren. Die fünf Maßnahmen sind: (aus-)sortieren (jap. Seiri), sinnvoll platzieren (Seiton), säubern (Seiso), standardisieren (Seiketsu) und Selbstdisziplin (Shitsuke).

Auch ein Kennzahlensystem kann eingeführt werden, um die Verbesserungen quantitativ erfassen zu können. Man wird dabei zum Beispiel die Durchlaufzeit messen, die Arbeitszeit pro Vorgang, die Größe des Lagerbestandes und Ähnliches.

Dies sind nur ein paar der gängigsten Werkzeuge – es gibt noch weitere.

Das Ergebnis von Lean Management: Die Prozesse und Abläufe in der Firma sind eindeutig definiert. Es ist klar, wer für was verantwortlich ist. Das Unternehmen erfährt frühzeitig von Problemen und Fehlern und kann schnell darauf reagieren. Dabei sollten die Organisationsmethoden möglichst einfach gehalten werden.

Welche Voraussetzungen braucht man für Lean Management?

Generell ist Lean Management keine Methode, die man schnell und völlig unkompliziert einführt. Dazu greift sie zu grundlegend in alle Vorgänge im Unternehmen ein. Jeder Prozess wird im Idealfall angesehen und bewertet -– das passiert nicht innerhalb von zwei Wochen. Wenn es richtig umgesetzt wird, bewirkt Lean Management aber einen grundsätzlichen Wandel der Unternehmenskultur.

Die nötigen Methoden und Tools einzuführen, ist das Eine. Wirklich herausfordernd ist es aber zu erreichen, dass alle im Unternehmen "mitziehen" und sich auf das neue Management-Prinzip einlassen. Es ist möglich, dass die Mitarbeiter zu Beginn eher skeptisch reagieren, weil sie Angst vor Einsparungen und Kürzungen haben – ein Ruf, der dem Lean Management noch oft vorauseilt. Hier sind eine gute Kommunikation und viel Transparenz hilfreich.

Mindset ändern und aus Fehlern lernen

Die Mitarbeiter müssen dauerhaft ihre Gewohnheiten und ihr Mindset ändern, damit Lean Management zum Erfolg wird. Dazu gehört auch das Vertrauen, dass man Fehler wirklich offenlegen und Probleme ansprechen kann, ohne abgestraft zu werden. Dann können die Mitarbeiter und die ganze Firma aus Fehlern lernen und eben jene kontinuierliche Verbesserung erreichen, die Ziel von Lean Management ist.

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