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ERP Umstellung die Risikobereiche im Unternehmen
In deutschen Unternehmen wird schon viele Jahre lang mit IT-Unterstützung gearbeitet. Entsprechend alt sind viele der eingesetzten ERP-Systeme.
Zwingende Gründe für den Wechsel zu einem neuen ERP-System
- viele veraltete Systeme noch immer eingesetzt werden,
- die Wartung einiger weitverbreiteter ERP-Systeme eingestellt wird,
- neue Medien und neue Geräte in die Abläufe integriert werden müssen,
- neue Entwicklungen wie z.B. die E-Bilanz oder SEPA in alte Software nicht mehr integriert werden können.
Erfahrung gegen Systemfixierung
Die Umstellung der IT-Unterstützung von einem ERP-System auf ein anderes ist eine große Herausforderung für die Anwender, das Unternehmen und den IT-Manager. Auf der einen Seite steht in dieser Situation die langjährige Erfahrung der Anwender und IT-Mitarbeiter mit dem vorhandenen System. Auf der anderen Seite sind die Berater, die bei der ERP-Umstellung eine wichtige Aufgabe haben, auf das neue System fixiert.
In diesem Spannungsfeld entstehen Problembereiche, die eine große Gefahr für den Erfolg des Umstellungsprojekts darstellen. Aufgabe des IT-Managers ist es, diese Problembereiche zu erkennen, die potenziellen Probleme zu identifizieren und Lösungen für eine gütliche Konfliktbeilegung zu finden. Nur damit kann das Projekt zur ERP-Umstellung erfolgreich beendet werden.
Die Integration der Bereiche erhält nur selten die notwendige Aufmerksamkeit in ERP-Projekten
Moderne ERP-Anwendungen sind hochintegrierte Systeme. Sie unterscheiden sich in der Integration zu alten Anwendungen dadurch, dass Buchungen direkt in allen Bereichen erledigt werden. Das betrifft vor allem das Rechnungswesen. Dort werden Ausgangsrechnungen aus dem Vertrieb ebenso verarbeitet wie Eingangsrechnungen aus der Rechnungsprüfung, Lagerbuchungen aus der Materialwirtschaft, Verbrauchsbuchungen aus der Fertigung oder Lohn- und Gehaltsdaten aus dem Personalwesen.
Unterschied der Datenintegration im alten und neuen ERP-System: Die bisher genutzten Systeme regeln die Integration über Schnittstellen. In besonderen Dateien werden die Buchungen gesammelt und erst auf Abruf des integrierenden Bereichs verarbeitet. Das kann täglich geschehen (Ein- und Ausgangsrechnungen), andere Bereiche werden nur monatlich integriert (Personal, Materialwirtschaft).
Bedenken gegenüber neuen ERP Systemen: Die Kontrolle über die Dateneingabe kann verloren gehen. Der empfangende Bereich musste bisher aktiv werden, wenn die Integration erfolgen sollte. Dadurch war eine Kontrolle möglich. Die Daten wurden vor der Übernahme geprüft, Fehler (z.B. fehlende Sachkonten in der Finanzbuchhaltung) konnten beseitigt werden.
Das entfällt in modernen ERP-Systemen, wenn dort direkt durch alle Bereiche gebucht wird. In modernen ERP-Systemen wird vor allem die Buchhaltung abhängig von anderen Bereichen. In fast allen Modulen werden Abläufe gestartet, die sofortige Auswirkungen im Rechnungswesen haben. Wie dort verbucht wird, ist dann abhängig von den Eingaben und Parametern, die im Ursprungsbereich eingegeben werden. Das gefällt kaum einem Buchhalter.
