ERP-System
Zehn Kriterien für die Auswahl eines ERP-Systems
Ein ERP-System hilft Unternehmen dabei, nicht nur die unternehmerischen Aufgaben, sondern ebenfalls das die vorhandenen Ressourcen sowie die betrieblichen Abläufe zu optimieren. Wer sich allerdings mit der Thematik tiefgehender auseinandersetzt, wird schnell feststellen, dass es eine Vielzahl an Angeboten auf dem Markt gibt. Da stellt sich natürlich die Frage: Welches ERP-System ist das Richtige für mein Unternehmen und welche Kriterien sollte es erfüllen, damit das Enterprise-Resource-Planning optimal zu meinen Organisations- sowie Geschäftsstrukturen passt?
Kriterium 1: Funktionsumfang
Eine ERP-Software soll Ihnen dabei helfen, die Komplexität Ihrer Strukturen zu reduzieren und gleichzeitig die Flexibilität innerhalb Ihres Unternehmens zu erhöhen. Daher ist der Funktionsumfang enorm wichtig. Über folgende Komponenten sollte das System daher verfügen:
- Marketing
- Vertrieb
- Fakturierung
- Rechnungswesen
- Waren- und Materialwirtschaft
- Produktion
- Rechnungswesen
- Personalwesen
In einem Unternehmen wird in der Regel abteilungsübergreifend gearbeitet. Das führt allerdings oftmals dazu, dass viele Inhalte auf dem Firmenserver doppelt vorhanden sind, was wiederum zu unnötigem Mehraufwand führt. Verfügt das ERP-System allerdings über die oben genannten Funktionen, können alle Mitarbeiter nicht nur in Echtzeit zusammenarbeiten, sondern haben Zugriff auf alle für sie autorisierten Inhalte.
Kriterium 2: Kosten
Selbstverständlich muss das Preis-Leistungsverhältnis stimmen. Ebenso wichtig ist aber auch die Frage, welches Finanzierungskonzept vom Hersteller angeboten wird. Müssen Sie das ERP-System kaufen, können Sie es mieten oder gar leasen? Weiterhin sollten Sie sich darüber informieren, wie hoch die Implementierungskosten ausfallen oder ob eine Hardware nötig ist, um das ERP-System einzusetzen. Daher sollten Sie von Anfang an neben den Einmalkosten die wiederkehrenden Ausgaben in den Kaufprozess einkalkulieren.
Kriterium 3: Branchenlösungen
Viele ERP-Systeme sind für spezielle Branchen ausgerichtet und entsprechen somit den spezifischen Anforderungen, sodass ein Nachrüsten im Idealfall hinfällig ist. Achten Sie daher unbedingt darauf, dass der Hersteller der ERP-Software die Sprache Ihrer Branche spricht.
Kriterium 4: Investitionssicherheit
Wenn sich Unternehmen für den Kauf eines ERP-Systems entscheiden, handelt es sich dabei um eine langfristige Investition. Daher ist den Firmen an einer gewissen Sicherheit gelegen. Doch was bedeutet das konkret? Zum einen ist es wichtig, dass das Produkt dem aktuellen Stand der Technik entspricht und bei Bedarf problemlos nachgerüstet werden kann. Andererseits sollte eine permanente Weiterentwicklung gegeben sein ebenso wie eine finanzielle Sicherheit vonseiten des Herstellers.
Kriterium 5: Betriebssystem
Je nachdem welches Betriebssystem (Windows, LINUX, Apple OS) Sie nutzen, sollte das ERP-Programm damit kompatibel sein.
Kriterium 6: User Experience
Eine einfache Bedienung und eine innovative Oberfläche sind heutzutage ein Muss bei jedem ERP-System. Es sollte daher leicht zu bedienen, übersichtlich strukturiert und mit mehreren Bedienerkonzepten ausgestattet sein. Planen Sie trotzdem die notwendige Einarbeitungszeit mit ein. Nicht alle Ihrer Mitarbeiter werden das neue System auf Anhieb verstehen.
Kriterium 7: Schnittstellen
Ihr ERP-System sollte über verschiedene Schnittstellen verfügen. Ein direkter Zugang zu Ihrem Shop- oder Ihrem CRM-System ist zwingend notwendig, um effizient zu arbeiten. Achten Sie daher darauf, dass Ihr Enterprise-Resource-Planning mit einem entsprechenden Interface ausgestattet ist.
Kriterium 8: Service
Oftmals ist der angebotene Service ausschlaggebend für das Kaufverhalten vieler Unternehmen. Denn gerade wenn es sich um Systeme handelt, die mit einer gewissen Einarbeitungszeit verbunden sind, wird es immer zu Fragen kommen. Ein vielfältiges Beratungsangebot, ein technischer Vor-Ort-Kundendienst sowie eine Hotline, ein Notdienst oder eine Fernwartung sollten daher vorhanden sein.
Kriterium 9: Flexibilität
Im Normalfall haben Sie die Wahl zwischen einem On-Premise-Modell und einer Cloud-ERP. Während das eine Programm Hardware sowie ein eigenes IT-Team benötigt, lagert das andere Produkt alle Daten auf externe Server aus. Sie müssen sich daher genau überlegen, welche Variante am ehesten Ihren Anforderungen entspricht. Weiterhin ist es wichtig, dass Sie Ihr ERP-System bei Bedarf flexibel gestalten können. Sie werden gerade am Anfang nicht den vollen Funktionsumfang benötigen. Wählen Sie demnach ein Programm aus, welches Sie dem Wachstum Ihrer Firma individuell anpassen können.
Kriterium 10: Sicherheitskriterien
Neben der Investitionssicherheit ist der Datenschutz ebenso wichtig die Sicherheit der eingepflegten Daten. Achten Sie daher auf das Herstellerland, weil es unterschiedliche Datenschutzverordnungen gibt. Informieren Sie sich über die Änderungen im Hinblick auf den Datenschutz, die in Kürze in Deutschland rechtskräftig werden. Hinterfragen Sie außerdem, wie ein Totalverlust Ihrer Daten verhindert werden kann. Eventuell vorhandene Sicherheitslücken können sonst problematisch werden.
