Nicht nur Großkonzerne, sondern auch zunehmend Mittelständler und Start-ups greifen zu ERP-Systemen, um sämtliche Steuerungs- und Planungsmaßnahmen zielgerichtet durchzuführen und zu optimieren. Dafür kommen verschiedene Softwaremodelle in Frage. Im Gegensatz zu einer On-Premise-Lösung, bei der das Programm direkt auf dem Firmenserver implementiert wird, bietet Cloud-ERP einen onlinebasierten Datenzugriff. Für diesen benötigen Unternehmen lediglich eine stabile Internetverbindung und die Zugangsdaten zum externen Server.

Diese Vorteile liefert ERP aus der Cloud

Immer mehr Firmen nutzen diese Art von Software. Doch warum ist das so und welche Vorzüge bringt sie mit sich?

Einfache Implementierung

Wer von Anfang an auf eine Cloud-Lösung beim ERP setzt, der profitiert zunächst vor allem von einer schnellen Bereitstellung des Programms. Schließlich wird keine Hardware vor Ort benötigt, sodass sich Zeit und Kosten für eine Installation reduzieren. Das ist besonders im vernetzen und schnelllebigen Alltag von heute ein wichtiger Faktor für Unternehmen. Systemumstellungen oder Anpassungen sollten so schnell wie möglich erfolgen, damit sie das eigentliche Tagesgeschäft nicht zu lange beeinträchtigen.

Erhöhte Produktivität

Ein zweiter Vorteil ist auch, dass sich das System problemlos in weiteren Niederlassungen, Zweigstellen oder Filialen installieren lässt. Denn der Online-Zugriff kann theoretisch von jedem Ort mit Internetverbindung erfolgen. Dadurch haben Unternehmen die Möglichkeit, beispielsweise Expansionspläne leichter umzusetzen und ihr Wachstum langfristig zu steigern.

Kosteneinsparung

Firmen, die sich für Cloud-ERP entscheiden, müssen für dessen Einführung weniger Investitionskapital in die Hand nehmen als für ein On-Premise-Modell. Denn Letzteres geht mit enormen Kosten für Anschaffung und Wartung der notwendigen Hardware sowie für Mitarbeiterschulungen einher. Finanzielle Belastungen durch regelmäßige Updates und Sicherheitstests kommen noch dazu, damit sich die Software stets auf aktuellem Stand befindet. Onlinebasierte ERP-Programme werden vom Anbieter gehostet und gewartet. Er sorgt somit für eine sichere Datenspeicherung, Instandhaltung und Produktverbesserungen. Diese ienstleistungen bezahlen Unternehmen in Form eines Abonnements mittels Lizenzgebühren. Über einen längeren Zeitraum können daher sowohl Betriebs- als auch Reparaturkosten effektiv eingespart werden.

Zeitersparnis

Ob Produktion, Handel oder Dienstleistungssektor – mittlerweile kommen ERP-Systeme in vielen verschiedenen Branchen zum Einsatz. Jedes Unternehmen hat dabei seinen eigenen Schwerpunkt, mit dem Geld in die Firma fließt. Daher ist es von zentraler Bedeutung, dass dieser nicht vernachlässigt wird wegen langandauernder Umstellungsphasen oder Wartungsarbeiten in der IT-Infrastruktur. Mit einer Cloud-Lösung können Betriebe solche Aufgaben an den Anbieter abgeben und sich voll und ganz auf ihr Kerngeschäft fokussieren.

Flexibilität und Erweiterungsmöglichkeiten

Neben den oben genannten Vorteilen bestechen Online-ERP-Systeme vor allem mit ihrer flexiblen Handhabung. Mit den entsprechenden Zugangsdaten können berechtige Personen sowohl im Büro als auch von zu Hause oder unterwegs mit Laptop oder Smartphone auf die Firmendaten zugreifen. Damit schaffen Unternehmen neue Arbeitsmodelle für ihre Mitarbeiter, wie zum Beispiel das Home-Office oder die freie Einteilung von Arbeitszeiten. Zudem sind die Daten auf den Servern durch den flexiblen Zugriff stets up to date und bieten der Firma die Option, sich mit ihrem aktuellen Wissenstand von der Konkurrenz abzuheben. Upgrades und Systemerweiterungen sind bei Cloud-Modellen kein Problem mehr. Ebenso lassen sich individuelle und auf den Betrieb zugeschnittene Anpassungen jederzeit durchführen.

Mögliche Risiken

Natürlich gibt es auch bei Online-Software-Lösungen einige Nachteile, die Firmen bei der Wahl des passenden ERP-Systems genauso im Hinterkopf behalten sollten wie die Vorzüge. Cloud-Gegner argumentieren vor allem mit folgenden Kritikpunkten.

Begrenzte Anzahl an Anbietern

Noch hält sich das Angebot dieser modernen ERP-Versionen in Grenzen und ist längst nicht so groß wie das der stationären Systeme. Wer sich für ein Online-Programm entscheidet, hat dafür jedoch eine übersichtliche Auswahl zur Verfügung stehen und kann sich intensiv der Softwarerecherche widmen. Zudem ist die Digitalisierung ein fortschreitender Prozess, sodass sich der Markt für solche Systeme in den nächsten Jahren noch erheblich vergrößern wird.

Geringe Schutzmaßnahmen

Gegenstand zahlreicher Diskussionen ist außerdem das Thema Sicherheit. Insbesondere mobile Anwendungen und der Online-Zugang bergen Gefahren wie Hackerangriffe und Datenklau. Denn wie alle vernetzen Softwares sind auch ERP-Programme in der Cloud nicht zu 100 Prozent sicher vor Cyberkriminalität und Manipulation. Doch hier bietet der technologische Fortschritt ein zunehmendes Entwicklungspotenzial von Schutzvorrichtungen wie Verschlüsselungen oder Passwort-Manager-Systeme.

Fehlender Überblick über laufende Kosten

Wer auf Online-ERP setzt, muss sich darüber im Klaren sein, dass die Investitionskosten nicht einmalig zu zahlen sind, sondern in Form eines Lizenzmodells monatlich oder jährlich erhoben werden. Eine ordentliche Buchführung ist deshalb absolut erforderlich, damit Unternehmen die laufenden Zahlungen nicht aus den Augen verlieren.

Abhängigkeit vom Internet

Ebenfalls problematisch kann es werden, wenn die Internetverbindung vor Ort nicht stabil genug ist oder aus verschiedenen Gründen immer wieder abbricht. Denn so haben die Mitarbeiter keinen oder nur begrenzten Zugriff auf die Daten im Online-System. Da die Netzabdeckung in Deutschland jedoch zunehmend ausgebaut wird und besonders in den Städten gewährleistet ist, sollte sich das Risiko einer mangelhaften Internetverbindung auch auf dem Land in den nächsten Jahren deutlich reduzieren.

Fazit

Wer also in Zukunft auf ein ERP-System in der Cloud umsteigen möchte, der sollte sich ausführlich zu den Vorzügen und Risiken der einzelnen Programme beraten lassen und seine Entscheidung mit Bedacht treffen. Fakt ist: Im Zuge der wachsenden Digitalisierung ist es sicherlich nicht verkehrt, auch im Betrieb auf onlinebasierte Software zu setzen. So können Firmen sich eine Menge Zeit, Geld und Aufwand sparen und zudem Produktivität sowie Wachstum des Unternehmens vorantreiben.