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ERP Umstellung: Aufgabenverteilung

Verschiedene Aufgabenverteilungen

Die Zuordnung der kaufmännischen Aufgaben zu den Stellen im Unternehmen ist historisch gewachsen. Dabei kommt es in der Praxis immer wieder zu Abweichungen von der sonst typischen Aufgabenverteilung. Das ist in Ordnung, da ein Unternehmer seine Organisation so aufbauen kann, wie er es für sinnvoll hält.

Gründe für eine untypische Aufgaben- und Zustänidkeitsverteilung

• Aufgrund der Arbeitsbelastung verschiedener Mitarbeiter werden eigenständige Aufgaben dem zugeordnet, der dazu freie Kapazitäten hat.
• Die Qualifikation eines Mitarbeiters kann dazu führen, dass er verschiedene Aufgaben erledigt, die nicht sofort in einen Zusammenhang gebracht werden.
• Besondere Zusammenhänge führen dazu, dass bestimmte Aufgaben, die üblicherweise getrennt erledigt werden, von einer Stelle, von einem Anwender verantwortet werden. Diese Situation findet sich dort, wo die Entwicklung im Rahmen einer Aufgabe schnelles Handeln von einer anderen Stelle verlangt.
• Die Unternehmensführung kann einzelne Aufgaben aus einem typischen Umfeld herauslösen, um eine bessere Kontrolle über die Gesamtabläufe zu erhalten.

Beispiele: Die Aufgaben, die sich plötzlich in einem atypischen Umfeld wiederfinden, können überall auftauchen. Das macht es ja für den IT-Manager so schwer, diese rechtzeitig zu erkennen, um im Umstellungsprojekt noch reagieren zu können. Hier einige Beispiele aus der Praxis mehrerer IT-Berater:

• Die Fakturierung ist üblicherweise ein Teil des Vertriebsprozesses. Sie kann aber auch in der Debitorenbuchhaltung angesiedelt sein. Dadurch wird eine enge Beziehung zur Buchhaltung erreicht. Ein regelmäßiger Absatz der Produkte steht eher im Vordergrund als die Rechnung.
• Die Rechnungsprüfung wird typischerweise im Einkauf erledigt. Dort liegen alle Daten vor. Informationen über Bestellungen, Lieferungen und Vereinbarungen sind vorhanden. Um eine bessere Kontrolle über den Einkaufsprozess ausüben zu können, wird die Rechnungsprüfung auch in der Kreditorenbuchhaltung erledigt.
• Die Auftragserfassung ist eine typische Aufgabe im Verkaufsprozess. In einigen Unternehmen, die sehr technisch orientiert und auf regelmäßige Belieferungen der Kunden ausgerichtet sind, wird diese Aufgabe auch in die Logistik, in die Verkaufslager verlegt.
• Die Produktionsplanung wird i.d.R. von der Produktionsleitung verantwortet. Bei kurzfristigen Bestellprozessen und relativ einfacher Fertigungsstruktur wird diese Aufgabe auch in die Logistik oder den Verkauf verlagert. Dort kann dann schnell auf Kundenbestellungen reagiert werden.

Keine Diskussion: Warum die Aufgabe so verteilt ist, wie sie sich in den Abläufen findet, wird in den Unternehmen kaum diskutiert. Es ist so üblich und wird auch im neuen ERPSystem so unterstellt.
Die Zerreißprobe: IT-Berater sind typisch für klar umrissene kaufmännische Bereiche zuständig. So ist z.B. die Rechnungsprüfung eine typische Aufgabe des Bestellwesens. Trifft der Berater auf ein Unternehmen, das diese Funktion organisatorisch anders eingeordnet hat, gibt es Probleme. In der Praxis wird oft zu spät erkannt, dass die Funktion im Bereich, zu dem sie laut neuem ERP gehört, ignoriert wird. Der Berater, der für den Bereich verantwortlich ist, dem diese Funktion untypisch zugeordnet ist, spricht sie auch nicht an. Entweder entsteht ein Vakuum oder es kommt zu Kompetenzstreitigkeiten.

Verschiedene Zuständigkeiten bei Anwendern und Beratern

Wird die Situation erkannt, muss sich der IT-Berater zerreißen. Er muss einen Teil seiner Tätigkeit mit anderen Anwendern aus einem anderen Bereich erledigen. Das trifft aber auch auf die Anwender zu, die es mit mehreren IT-Beratern zu tun bekommen, einen für ihre typische Aufgabe und einen für die untypische Ergänzung.
Das hat schon zu Zerreißproben im Projekt geführt. Immer aber droht Zusatzaufwand. Anwender in der Kreditorenbuchhaltung müssen z.B. Funktionen aus dem Einkauf erlernen, wenn sie die Rechnungsprüfung durchführen sollen. Das bedeutet zusätzlichen Schulungsaufwand und Aufwand für die Gestaltung der Zugriffssteuerung.
Untypische Aufgaben finden:  Das Auffinden solcher untypischen Aufgabenverteilungen ist relativ einfach, wenn der IT-Manager dies einmal bewusst tut. Neben den Modulen und Programmen der ERP-Anwendung werden die Namen der mit diesen Aufgaben betrauten Mitarbeiter aufgeschrieben. Gleichzeitig werden die Namen der IT-Berater dazu erfasst. Wenn es hier zu plötzlichen Wechseln der gegenseitigen Zuständigkeiten kommt, ist das ein Zeichen für untypisch verteilte Aufgaben.
Die Lösung:  Im Projekt der ERP-Umstellung selbst führen unterschiedlich verteilte Aufgaben im Unternehmen und im ERP-System zu wesentlichen Problemen. Die Zuständigkeiten müssen geklärt werden, Terminabsprachen und Umsetzungspläne werden erschwert. Unter Umständen muss in den Abläufen des ERP-Systems ein Prozess geändert werden. In der späteren laufenden Nutzung sind diese Probleme wieder verschwunden, wenn das System entsprechend eingerichtet wurde.
Rechtzeitig erkennen:  Nur selten lassen sich die Anwender davon überzeugen, die aus der Reihe fallenden Abläufe dem ERP-Prozess anzupassen. Das geht meist nur bei kleinen Aufgaben. Die Aufgabe des IT-Managers innerhalb des Umstellungsprojekts ist es, die Unterschiede in der Aufgabenverteilung zu finden und die Abläufe im Projekt rechtzeitig darauf auszurichten.