Private Geschäftsreisen – verbinden Sie das Angenehme mit dem steuerlich Absetzbaren

Machen Sie aus Ihrem Urlaub eine so genannte gemischte Reise - also private Geschäftsreise. Ist Ihre Reise nämlich sowohl geschäftlich als auch privat veranlasst, dürfen Sie die Kosten anteilig steuerlich absetzen. Dabei darf natürlich der berufliche Beweggrund nicht völlig von untergeordneter Bedeutung sein. Achtung: Bei einer betrieblichen Mitveranlassung von weniger als 10 Prozent erkennt der Fiskus keinen Cent an. Umgekehrt zeigt sich der Fiskus wiederum großzügig und gewährt den vollen Steuerabzug der Reise, wenn die betriebliche Veranlassung 90 Prozent übersteigt, folglich die private Mitveranlassung vernachlässigbar ist.

Wer eine Geschäftsreise mit privatem Urlaub verbindet oder umgekehrt, kann also Steuern sparen. Dies setzt allerdings voraus, dass sich die geschäftlichen und die privaten Veranlassungsbeiträge nicht so ineinandergreifen, dass sie sich nicht trennen lassen – sie müssen sich objektiv aufteilen lassen. Die Aufteilung erfolgt regelmäßig im Verhältnis der geschäftlichen und privaten Zeitanteile.

Urteilsfall zu einer privaten Geschäftsreise

Der Urteilsfall macht´s deutlich, was Sie absetzen können: Ein IT-Experte besuchte eine Computer-Messe in Amerika. Die private Geschäftsreise dauerte insgesamt sieben Tage. Davon nahm er an vier Tagen an der Messe teil und die restlichen drei Tage waren privat veranlasst. Die Richter des Bundesfinanzhofs gewährten den Steuerabzug der Kongressgebühren, die Kosten für Übernachtungen und Verpflegungsmehraufwendungen während der Messe als auch 4/7 der Kosten für Hin- und Rückreise.

Im Urteilsfall haben die obersten Richter zwar die Kosten für Hin- und Rückreise nach dem Verhältnis der betrieblichen und privaten Zeitanteile der Reise aufgeteilt. Sie haben jedoch gleichzeitig betont, dass im Einzelfall ein anderer Aufteilungsmaßstab herangezogen werden kann. Insbesondere wenn der ursprüngliche Beweggrund der Reise zwangsläufig betrieblich veranlasst ist, weil ein beruflicher „Pflichttermin“ wahrgenommen wird, können die Kosten für Hin- und Rückreise in vollen Umfang abgezogen werden. Hier wird das Finanzamt jedoch höhere Anforderungen auf den Nachweis der Veranlassung legen. In dubio pro fisco! Um im Zweifel gegenüber ehrgeizigen Fiskalrittern gewappnet zu sein, gilt: Dokumentieren Sie von Anfang an die ursprüngliche Veranlassung für die private Geschäftsreise, z.B. anhand von Korrespondenz, E-Mails, Kongress- und Seminarprogrammen. Je konkreter Sie die betriebliche Notwendigkeit und den Umfang Ihrer beruflichen Tätigkeit darstellen können, desto besser sind Ihre Chancen, einen größeren Teil Ihrer Reisekosten absetzen zu können.

Steuerspar-Tipp: Wenn Sie eine Städtetour nach Berlin, Stuttgart oder Frankfurt planen, dann verbinden Sie doch diese mit dem steuerlich Absetzbaren - nämlich einer privaten Geschäftsreise: Besuchen Sie mein Seminar „Steuern aber mit Spaß“. Informationen dazu finden Sie unter www.steuern-aber-mit-spass.de .

Geschäftlich auf Achse – diese Reisekosten können Sie absetzen

Ob Kundenbesuche, Lieferantenvisiten, Fortbildungen oder Fachmessen – wenn Sie geschäftlich auf Achse sind, können Sie die entstandenen Reisekosten von der Steuer absetzen. Zu den Kosten Ihrer Geschäftsreise zählen:

• Fahrtkosten
• Verpflegungskosten
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten (z. B. Parkgebühr, Maut etc.)

Grundvoraussetzung dafür, dass sich der Fiskus an den Kosten beteiligt, ist der geschäftliche Anlass der Reise. Den Liebestrip mit der Freundin finanziert der Staat ebenso wenig mit wie den Familienurlaub. Allerdings drückt der Fiskus bei gemischten Reisen - nämlich einer privaten Geschäftsreise - ein Auge zu (siehe oben).

Geschäftsreise: Fahrtkosten

Geschäftsreise: Fahrtkosten Trotzdem eine kurze Wiederholung: Fahren Sie mit Ihrem Privatwagen, setzen Sie die Kilometerpauschale als Betriebsausgabe an. Sind Sie mit Ihrem Geschäftswagen auf Achse, sind die anfallenden Kosten vollständig Betriebsausgaben, jedoch ist ein etwaiger Privatanteil nach der Fahrtenbuchmethode oder der 1-%-Methode als Betriebseinnahme gegenzurechnen.

Bewegen Sie sich mit anderen Verkehrsmitteln wie etwa Bus, Bahn, Taxi oder Flugzeug fort, dann sind die Tickets dafür voll absetzbar.

Geschäftsreise: Verpflegungskosten

Kosten für Essen und Trinken sind Ausgaben der privaten Lebensführung und steuerlich nicht abziehbar, zumindest, wenn Sie allein essen gehen. Anders bei Geschäftsessen mit Geschäftsfreunden oder Kunden, diese sind als Bewirtungskosten beschränkt steuerlich abzugsfähig (mehr darüber erfahren Sie in einer meiner nächsten Kolumne). Doch der Fiskus weiß: Sich auswärts zu verpflegen, ist teurer als zu Hause, wo Sie sich ein Butterbrot für die Arbeit schmieren können. Für diesen Verpflegungsmehraufwand auf Geschäftsreisen zeigt sich das Finanzamt bedingt gönnerhaft und gewährt einen Steuerabzug in Form von Pauschalen. Das heißt, Sie brauchen keine Restaurantbelege zu sammeln, da Sie sowieso nur die Pauschalbeträge abziehen dürfen – egal, ob Sie in einem noblen Restaurant speisen oder einen Fastentag einlegen. Den pauschalen Betriebsausgabenabzug bekommen Sie allerdings erst, wenn Sie mindestens acht Stunden geschäftlich unterwegs sind. Folgende Pauschbeträge gelten bei Inlandsreisen:

Diese Pauschalen gelten noch 2013:

Diese Pauschalen gelten ab 1.1.2014:

Die Pauschalen gelten übrigens pro Kalendertag. Sind Sie mehrere Tage auf Geschäftsreise, dann dürfen Sie den ersten und letzten Tag nicht zusammenzählen.

Geschäftsreisen: Übernachtungskosten

Die Kosten für Übernachtungen (z. B. im Hotel) können Sie in tatsächlicher Höhe von der Steuer absetzen. Aber Achtung: Sind in der Hotelrechnung auch Kosten für Frühstück, Mittag- oder Abendessen enthalten, sind diese Kostenanteile aus der Rechnung herauszurechnen. Denn dies ist ja „Verpflegung“ und mit den Pauschalen bereits abgedeckt.

Übrigens: Nebenkosten der Übernachtung wie Minibar oder „Pay-TV“ sind nicht steuerlich abziehbar. Schade!

Geschäftsreisen: Reisenebenkosten

Abziehbar sind unter anderem Kosten für die Gepäckaufbewahrung, Trinkgelder, Park- oder Mautgebühren. Wenn Sie keinen Beleg für diese Kosten erhalten haben, schreiben Sie einen Eigenbeleg.

Zum Autor:

Andreas Görlich ist selbständiger Steuerberater, Gründungsberater und Dozent mit einer ambitionierten Mission: die vermeintlich komplizierte und staubtrockene Steuerwelt auf eine erfrischende Art dem Laien verständlich zu vermitteln. Im Rahmen seiner Beratungs- und Dozententätigkeit hat er bereits mehr als 500 Existenzgründer auf dem Weg in die Selbständigkeit begleitet.