Warum ein Geschäftskonto bei der UG Gründung?
Als Selbständiger ist es aus gesetzlicher Perspektive grundsätzlich gestattet, das private Konto für geschäftliche Transaktionen zu nutzen. Sobald aber eine Kapitalgesellschaft vorliegt (im betrachteten Falle die neue Unternehmergesellschaft ) ist ein auf den Namen der Gesellschaft lautendes Konto zwingend erforderlich.
Sollte keine Kapitalgesellschaft vorliegen, gibt es aber auch nur ein wirkliches Argument gegen die Verwendung eines separaten Kontos, nämlich die hohen Kosten: Üblicherweise sind private Girokonten sehr preiswert oder sogar kostenlos. Gerade Studenten und Auszubildende oder aber Arbeitnehmer mit einem regelmäßigen Gehaltseingang zahlen nur selten (Grund-)Gebühren, Online-Überweisungen sind üblicherweise kostenlos.
Warum sollte man also dennoch ein Geschäftskonto wählen, selbst wenn man gesetzlich dazu nicht verpflichtet ist? Banken definieren oftmals in ihren Geschäftsbedingungen die gewerbliche Nutzung nach Häufigkeit der Transaktionen. Es kann passieren, dass die Bank das Spiel nicht mitspielt, das private Konto von sich aus auf ein Geschäftskonto umstellt und saftige Gebührennachzahlungen fordert. Natürlich kann man der Bank in diesem Fall den Rücken kehren. Jedoch sollte man bedenken, dass dies nicht ganz unproblematisch sein wird. Jeder Geschäftspartner müsste von der Veränderung in Kenntnis gesetzt werden und zahlreiche Dokumente geändert werden.
Noch gewichtiger ist allerdings, dass das Finanzamt das private Konto als Geschäftskonto betrachtet und damit viel leichter Einblicke in vertrauliche Informationen bekommt, die es eigentlich nichts angeht. Wer möchte schon freiwillig alles offenlegen?
Fazit: Ein Geschäftskonto ist allen Selbstständigen anzuraten. Bei einer Unternehmergesellschaft stellt sich die Frage nicht, denn es ist ohnehin Pflicht.
Wann muss das geschäftliche Konto eröffnet werden?
Voraussetzung für die Eintragung der Gesellschaft beim Handelsregister ist ein Geschäftskonto, auf das der im Gründungsprotokoll ausgewiesene Betrag des Stammkapitals bereits eingezahlt ist. Diese Bestätigung muss dem Notar vorliegen, damit er den Antrag zur Eintragung an das Handelsregister weiterleitet. Kein Problem soweit. Auf zur nächsten Bank, um vor der Unterschrift beim Notar ein Konto zu eröffnen. Nun aufgepasst: Die Eröffnung eines gewerblichen Girokontos ist über (fast) alle Banken hinweg nur mit offiziell vom Notar beglaubigter Abschrift der Gründungsurkunde möglich.
Die Lösung: Vorbehaltlich bestätigt der Notar nach Unterzeichnung der Gründungsdokumente die Gründung des Unternehmens und lässt die Gesellschafter schon einmal die Gründungsurkunde sowie den Geschäftsführer den Anmeldeantrag zum Handelsregister ausfüllen. Weiter nichts. Das ist eine Sache von 15 Minuten. Allerdings wird der Notar die Anmeldung beim Handelsregister erst an das Registergericht losschicken, sobald er o.g. Bestätigung über das eingezahlte, in der Gründungsurkunde ausgewiesene Stammkapital erhält. Erst mit Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister ist die Gründung formal abgeschlossen. Die Bestätigung kann man persönlich vorbeibringen, faxen oder eingescanned per E-mail senden - je nachdem was der Notar zulässt. Das sollte aber natürlich VORHER abgesprochen werden. Nun geht es mit einer beglaubigten Kopie der Gründungsurkunde in der Tasche auf zur nächsten Bank.
An dieser Stelle zwei Hinweise, die persönlichen Erfahrungen entspringen:
Die Öffnungszeiten von Bankfilialen sind abenteuerlich und nicht gerade kundenfreundlich. Entsprechende Zeitfenster muss man sich freihalten, da sich eine größere Anzahl Bankbesucher auf einen nur sehr kleinen Zeitraum bündelt. Sollte man sich nun durch die Schlange zu einem der kompetenten Mitarbeiter (oder Mitarbeiterinnen) am Schalter vorgearbeitet haben und die Bitte nach der Eröffnung eines gewerblichen Girokontos äußern, so wird man häufig sehr schnell enttäuscht. Die größten Banken der Republik sind nicht in der Lage in jeder ihrer Filialen ein solches Konto zu eröffnen. In München existiert beispielsweise zu jeder privaten Bank scheinbar nur eine solche Filiale. Kurz um, es ist nicht das leichteste Unterfangen. Auch die jeweilige Telefon-Hotline oder Email-Support hätten noch einiges Potential zur Verbesserung. Rat fanden wir schließlich bei den Genossenschaftsbanken, die sich Zeit für uns genommen haben und filialenunabhängig in der Lage waren, ein Konto zu eröffnen. Einen schrägen Blick bezüglich der Unternehmergesellschaft und der noch nicht erfolgten Anmeldung beim Handelsregister erntet man dennoch.
Papierkram und Co. bei der Kontoeröffnung
Weiterhin wichtig: Man sollte sich auf zahlreichen Papierkram, Formulare und mehrere Unterschriften einstellen, die in sehr unregelmäßigen Abständen, von außen betrachtet eher unkoordiniert, verlangt werden. Ohne Kopie des Ausweises und ohne Schufa-Auskunft geht beispielsweise gar nichts. Die Schufa ist eine Organisation, die Daten über die Mehrheit der Bundesbürger vorhält. Die Daten sollen über die Bonität, also die Kreditwürdigkeit, Auskunft geben. Diese wird anhand der laufenden Kredite, der Konten, Anzahl der Kreditkarten, Berufstätigkeit, laufende Insolvenzverfahren, Handyverträge oder Besuchen von Gerichtsvollziehern ermittelt. Allerdings ist sehr zweifelhaft, welcher Nutzen der Bank dadurch entsteht. Man fragt sich schon, welche Auskunft die Schufa aller Gesellschafter als Privatpersonen über die Zahlungsfähigkeit der Gesellschaft geben kann. Laut Rechtslage hat aufgrund der Gesellschaft als eigenes Rechtssubjekt (juristische Person) das eine mit dem anderen nichts zu tun. Die Kreditwürdigkeit der Telekom wird auch nicht nach der Kreditwürdigkeit ihrer Aktionäre beurteilt. Eine Kreditabsicherung bzw. Risikosenkung ist weiterhin unnötig, da Konten für Gründer zu Beginn ohnehin meistens nur auf Guthabenbasis geführt werden können, man also keinen Dispokredit bekommt.
Weiterhin ergibt es keinen Sinn, dass alle Gesellschafter die Kontoeröffnungsunterlagen unterschreiben müssen. Der Witz an einer juristischen Person ist ja gerade, dass sie selbst unter ihrer Firma unterschrieben darf. Nur der Geschäftsführer bzw. ein Prokurist sind zeichnungsberechtigt, die Unterschriften der sonstigen Gesellschafter haben also keine rechtliche Wirkung. Vermutlich rührt diese Vorgehensweise daher, dass eine GmbH i.G. (GmbH in Gründung) vereinfacht gesagt wie eine GbR (persönliche, unbeschränkte und solidarische Haftung der Gesellschafter) behandelt wird, da das Handelsregister konstitutiv wirkt. Allerdings handelt es sich nur um eine kurze Zeitspanne und der vermeidbare Aufwand bedeutet in erster Linie Kosten für die Bank, die im Endeffekt der Kunde bezahlen muss. Man sollte diese Gegebenheiten einfach mit einem Schmunzeln akzeptieren.
Welches Konto ist für mich geeignet und was kostet es? - Einige persönliche Erfahrungen
Welche Bank bietet Gründern das beste Angebot? Die eigene Erfahrung zeigt: Keine! Die Frage ist also nicht, welche Bank hält die besten Konditionen bereit oder ist am freundlichsten in der Kundenbetreuung, sondern welche Bank ist überhaupt in der Lage ein Gründerkonto zu eröffnen. Das klingt zunächst eigenartig. Wieso sollte eine Bank nicht in der Lage sein ein entsprechendes Konto zu eröffnen? Wir sind bei unserer Auswahl so vorgegangen, dass wir uns durch das unübersichtliche Onlineangebot für gewerbliche Konten der größten deutschen Banken geklickt haben. Abgesehen von uneinheitlichen und unvollständigen Auskünften, die man dort über Konten dieser Art erhält, erschienen uns einige Angebote auf den ersten Blick attraktiv.
Deutschland hat ein dreigliedriges Bankensystem: Die großen Geschäftsbanken sind im Wesentlichen sehr teuer, denn ihre Zielgruppe sind nicht Gründer, sondern Geschäftskunden mit einem gewissen Volumen. Entsprechend unerwünscht kamen wir uns bei unserer Gründung vor. Es ist erstaunlich, dass inmitten der größten Bankenkrise, die Banken offenkundig kein Interesse an Neukunden haben. Oftmals ist das Privatkunden- und das Geschäftskundengeschäft bei Banken sehr strikt getrennt, so dass ein "Girokonto" für Unternehmen nicht von jedem Bankberater eröffnet werden kann, meistens muss man in eine spezielle und große Filiale gehen.
Diese kosten in aller Regel mehr als Privatkonten. Es gibt nur wenige kostenfreie und gleichzeitig nicht zu empfehlende Angebote. Man sollte mit etwa 1-15 Euro Grundgebühr pro Monat rechnen sowie für jede Überweisung (sowohl Ein- als auch Ausgang) mit 10-35 Cent für Online-Banking, beleghafte (also auf Papier) auch gerne das Mehrfache. Eine Bank/EC-karte kostet üblicherweise etwa 20 Euro Gebühr pro Jahr, so dass es eigentlich ausreichend ist, wenn der Geschäftsführer über eine verfügt. Eine großartige Guthabenverzinsung sollte man nicht erwarten (wenn überhaupt etwa 1 Prozent unter Leitzins). Die Kontoauszüge sollten regelmäßig, d.h. mindestens einmal im Monat geholt werden. Zum einen dient das der eigenen Kontrolle und Buchhaltung, zum anderen werden so die Portogebühren vermieden. Die Zusendung von Kontoauszügen kostet zwischen 55 Cent und 3 Euro.
Kundenorientierung und bedürfnisgerechte Angebote sehen anders aus. Weiterhin ist der extreme Verkaufsdruck zu offensichtlich - man hat leider nicht das Gefühl, gut beraten zu werden. Bevor das Konto eröffnet war, kannten wir das gesamte Sortiment von provisionsträchtigen Finanzprodukten. Die Erfahrungen beziehen sich auf die großen Geschäftsbanken, kleinere mögen anders sein. Sparkassen sind die zweite Säule im Bankensystem. Dem Ruf nach bestechen sie nicht gerade durch Schnelligkeit und Effizienz und für komplexere Themen sind sie oft der falsche Ansprechpartner.
Aber sie sind tief in den Regionen verwurzelt und für Gründungen offen. Es scheint als verspüren die Sparkassen noch einen öffentlich-rechtlichen Auftrag zur Förderung von Existenzgründern. Wer nur einfachen Zahlungsverkehr abwickeln will, ist hier eigentlich ganz gut beraten, wobei die Preise nicht unbedingt die günstigsten sein müssen. Wenn man aber schon Kunde ist, machen die Sparkassen oftmals ein gutes Angebot. Die dritte Säule ist das genossenschaftliche System. Bekannte Banken aus dieser Gruppe sind die Volks- & Raiffeisenbanken (wir selbst haben uns für eine entschieden), sowie die Sparda-Banken. Bei den Genossenschaftsbanken stehen die Interessen der Genossen (die Kunden sind üblicherweise Miteigentümer) im Vordergrund. Die Preise sind moderat, der Service okay. Aber auch hier darf man keine Wunder erwarten, zumal die Unterschiede von Institut zu Institut faszinierend sind. Viele Banken wirken leider etwas verstaubt und vermitteln die Effizienz von Behörden.
Checkliste zu Geschäftskontoeröffnung:
