Hat sich der Franchise-Geber zu individuellen Änderungen bereit erklärt, gilt es, diese vom Franchise-Vertrag auszulagern. Im Rahmen eines guten Vertragsmanagements heißt dies, für solche Fälle eine Zusatzvereinbarung abzuschließen. Dabei ist es wichtig, dass die Zusatzvereinbarung eindeutig als Bestandteil des Franchise-Vertrags kenntlich gemacht wird. Darüber hinaus sollte die Zusatzvereinbarung auch physisch (z.B. durch Anheften) an den Franchise-Vertrag gebunden werden.

Beispiel:

Zusatzvereinbarung zum
XYZ Franchise-Vertrag
zwischen A-GmbH („Franchise-Geber“)
und Herrn Mustermann („Franchise-Nehmer“)
Abweichend von den Bestimmungen des anliegenden Franchise-Vertrags wird noch Folgendes vereinbart:
1. Ergänzend zu § 3 des Franchise-Vertrags ist vorgesehen, dass der Franchise-Nehmer an einer weiteren Schulung teilnimmt.
2. Abweichend von § 6 des Franchise-Vertrags beträgt die Eintrittsgebühr nur 10.000 Euro.
3. Entgegen § 12 des Franchise-Vertrags unterliegt der Franchise-Nehmer keinem nachvertraglichen Wettbewerbsverbot.
(Ort, Datum, Unterschriften)

Diese Methode, individuelle Zugeständnisse oder Kompromisse aus dem Franchise-Vertrag auszulagern, hat zwei Vorteile:

Zum einen dient sie der Übersichtlichkeit. Ist erst einmal eine gewisse Anzahl an Franchise-Nehmern vorhanden, weiß die Systemzentrale nicht mehr, mit wem welche Besonderheiten vereinbart wurden. Finden sich die jeweiligen Änderungen allerdings gesondert in einer Zusatzvereinbarung, sind sie schnell und einfach erkennbar. Anstatt den seitenlangen Franchise-Vertrag Schritt für Schritt auf Abweichungen zu prüfen, genügt ein kurzer Blick in die Zusatzvereinbarung.

Zum anderen führt diese Methode auch zu einer Kosteneinsparung. Modifikationen des umfangreichen Franchise-Vertrags müssen häufig ausführlich von einem Franchise-Rechtsanwalt geprüft und ihre weitergehenden Auswirkungen auf den gesamten Vertrag abgestimmt werden. Eine Zusatzvereinbarung ist allein schon wegen ihrer Kürze viel übersichtlicher und daher auch wesentlich schneller gestaltet.

Von dem Abschluss einer Zusatzvereinbarung zu unterscheiden ist das Management von Anlagen des Franchise-Vertrags oder Lücken im Franchise-Vertrag. Das Fehlen einer Anlage, auf die im Franchise-Vertrag verwiesen wird, (z.B. Markenurkunde, Widerrufsbelehrung) kann zur Unwirksamkeit des gesamten Franchise-Vertrags führen. Auch im Vertrag vorgesehene Lücken, die nicht ausgefüllt werden, (z.B. Standort des Franchise-Nehmers, Eröffnungsdatum des Systembetriebs, Laufzeit des Franchise-Vertrags) können diese Rechtsfolge mit sich bringen.

Um dies zu vermeiden, sollten Anlagen nicht als eigene Dateien gespeichert, sondern stets als ein Bestandteil in der Datei für den Franchise-Vertrag angelegt werden. Zu differenzieren ist dabei allerdings zwischen standardmäßigen Anlagen (z.B. die Widerrufsbelehrung) und individuellen Anlagen (z.B. Verwendung einer Gebietskarte). Während bei standardmäßigen Anlagen nur zu überprüfen ist, ob die jeweilige Verweisung im Franchise-Vertrag noch stimmt, müssen individuelle Anlagen erst erstellt bzw. abgeändert werden.

Des Weiteren sollte durch eine Bezeichnung in der Kopf- oder Fußzeile auf einer jeden Seite der Anlage die Zugehörigkeit zum Franchise-Vertrag dokumentiert werden. Hilfreich ist auch, im Franchise-Vertrag noch auszufüllenden Lücken farblich zu kennzeichnen, damit sie nicht so leicht zu übersehen sind.

Damit diese vorbeugenden Maßnahmen genutzt werden, ist eine Checkliste zu erstellen, in der die einzelnen Schritte für den Abschluss eines Franchise-Vertrags aufgelistet sind. Vor der Unterzeichnung des Vertrags sollte eine abschließende Kontrolle erfolgen,

- ob die Verweise im Franchise-Vertrag auf die Anlagen richtig sind,
- keine Lücken im Franchise-Vertrag mehr bestehen und
- die Anlagen vollständig sind sowie, falls erforderlich, individualisiert wurden.

Sind die Vorarbeiten ordnungsgemäß ausgeführt und eine ausführliche Checkliste erstellt worden, kann diese Kontrolltätigkeit auf Mitarbeiter delegiert werden.