Sind der Franchise-Vertrag und die weiteren Dokumente unterschrieben, gilt es diese Unterlagen im Original mit den Originalunterschriften sorgfältig aufzubewahren. Für jeden Franchise-Nehmer ist ein separater Ordner anzulegen, der insbesondere folgende Dokumente enthält:

• Vorvertragliche Informationsunterlagen
  Aufgrund der elementaren Bedeutung, die der Einhaltung der vorvertraglichen Aufklärungspflichten zukommt, ist hier besondere Sorgfalt angebracht. Aufzubewahren ist zum einen eine Kopie der vorvertraglichen Informationsunterlagen, in der Form, in der sie der Existenzgründer erhalten hat. Zum anderen ist die Quittung des Franchise-Nehmers, die bestätigt, dass ihm die genannten Unterlagen auch tatsächlich so vorlagen, zu archivieren.
• Franchise-Vertrag mit den Anlagen; etwaige andere Vereinbarungen (z.B. Gebietsentwicklungsvertrag, Geheimhaltungsvereinbarung etc.) 
• Verwendete Widerrufsbelehrung und Quittung über den Erhalt dieser Widerrufsbelehrung
• Etwaige Zusatzvereinbarung
• Vollständige Korrespondenz
  Schließlich ist der gesamte Schriftverkehr mit dem Franchise-Nehmer (z.B. Vertragsänderungen, Abmahnungen und Kündigungen) in diesem Ordner abzulegen.

Der frühere Grundsatz „Ordnung ist das halbe Leben“ kann hier abgewandelt werden in „Ordnung ist die halbe Miete“. Jede Systemzentrale ist über kurz oder lang mit Franchise-Nehmern konfrontiert, die aus dem System ausscheiden wollen (sei es weil ihnen der Erfolg fehlt oder gerade weil sie so erfolgreich sind, dass sie vollkommen unabhängig tätig sein wollen). Kann der Franchise-Geber aufgrund seines guten Vertragsmanagements die gesamte Vertragsbeziehung dokumentieren, wird die Suche nach potentiellen Kündigungsgründen für den Franchise-Nehmer wirksam erschwert.

Die bestehenden Vertragsmuster unterliegen nicht nur aufgrund von Änderungswünschen der Franchise-Nehmer oder auch der Systemzentrale Modifikationen. Im Laufe der Jahre erfordern Gesetzesänderungen oder neue Gerichtsurteile zumeist eine Weiterentwicklung der konzipierten Vertragsmuster.

Zu einem guten Vertragsmanagement gehört auch, diese stetige Änderung zu dokumentieren. Dazu reicht es bereits aus, jede Änderung in einer Datei kontinuierlich entweder mit dem Zusatz eines Datums („tt.mm.jj“) oder einer Ziffer („01, 02, 03…“) zu kennzeichnen. Dabei sollte stets jede auch noch so geringe Überarbeitung berücksichtigt werden.

Je nachdem, wann ein Franchise-Nehmer zum System gestoßen ist, kann er einer anderen Generation von Musterverträgen unterliegen. Mit einer ordentlichen Nummerierung kann der Franchise-Geber sofort das damals verwendete Vertragsmuster mit seinen etwaigen Besonderheiten erkennen und diese berücksichtigen.

Die Berücksichtigung der genannten fünf Grundsätze bringt ausschließlich Vorteile mit sich. Nicht nur, dass durch ein sorgfältiges Vertragsmanagement Kosten und Zeit eingespart werden, es werden auch Rechtsstreitigkeiten vermieden. Der Franchise-Geber kann stets dokumentieren, dass er die Anforderungen an die vorvertraglichen Informationspflichten, die Widerrufsbelehrung, das Schriftformerfordernis und den Grundsatz der Urkundeneinheitlichkeit erfüllt hat. All diese Voraussetzungen waren bereits Gegenstand von Gerichtsverfahren und für Franchise-Nehmer willkommener Anlass, Schadensersatz zu verlangen bzw. einen Ausbruch aus dem Franchise-System zu versuchen.

Ein guter Überblick zu diesen Anforderungen findet sich in dem Praxishandbuch Vertriebsrecht, Deutscher Anwaltverlag 2005, herausgegeben von Dr. Jan Patrick Giesler. Dort sind auch die relevanten Gerichtsurteile dokumentiert; vgl. zu vorvertraglichen Informationspflichten § 4 Rn. 10 ff., zum Widerrufsrecht § 4 Rn 272 ff.; zum Schriftformerfordernis und zum Grundsatz der Urkundeneinheitlichkeit § 4 Rn. 286 ff. Alternativ zu empfehlen und noch detaillierter ist das demnächst in 2. Auflage erscheinende Buch Franchiserecht, Luchterhand 2002, hrsg. v. Dr. Jan Patrick Giesler und Prof. Dr. Jürgen Nauschütt.