Erstausstattung für die Geschäftsräume: Die 5 wichtigsten Tipps

Der Weg in die Selbstständigkeit und die Gründung eines Unternehmens stellen angehende Geschäftsführende vor große Herausforderungen. Es gilt, bürokratische Hürden zu nehmen, Standort- und Logistikentscheidungen zu treffen, Finanzierungen zu beantragen und vieles mehr. Einer der Punkte, auf die sich viele Gründende eher freuen, ist die Gestaltung der neu angemieteten oder erworbenen Büroräume. Neben der angenehmeren Planungs- und Einrichtungsarbeit gilt es allerdings, verschiedene gesetzliche Vorgaben und Anforderungen zu beachten sowie die finanziellen Grundlagen zu schaffen.

1. Finanzierung baulicher Maßnahmen und der Erstausstattung planen

Um überhaupt mit baulichen Veränderungen an der Immobilie oder mit der Gestaltung der Büroräume selbst beginnen zu können, benötigen Gründer und Gründerinnen Kapital. Bereits im Finanzplan des Businessplans sollten daher Positionen wie die benötigte Software (Office Pakete, Virensoftware, etc.), Lizenzen, Hardware (Drucker, PCs, Kopierer, Tastaturen, etc.), Büromaterialien und ein gewisses Renovierungsbudget aufgeführt und kalkuliert worden sein. Auch die anfallende Miete und Nebenkosten sowie Telefon- und Internettarife werden in der Finanzplanung bereits berücksichtigt.

Um die so berechnete Summe zu beschaffen, können entweder Eigenkapital, finanzielle Unterstützungen in Form von Fremdkapital durch Business Angels bzw. Privatinvestoren oder durch Kreditinstitute bereitgestellt werden. Das veranschlagte Budget sollte ausreichen, um die gesetzlichen Vorgaben für Arbeitsplätze zu erfüllen, sodass im Nachhinein keine Strafzahlungen oder Sanktionen auf die Gründer und Gründerinnen zukommen.

Darüber hinaus sollten sich die Mitarbeiter in den Räumlichkeiten wohlfühlen und ihre Kreativität wie auch Produktivität entfalten können. Eine ansprechende Optik ist daher kein reiner Luxus. Auch der Eindruck, den das Büro bei Kunden und Geschäftspartnern erweckt, kann eine wichtige Rolle beim Geschäftsabschluss oder in diversen Verhandlungen spielen. 

2. Größe der Arbeitsplätze anpassen

Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), eine der wichtigsten gesetzlichen Grundlagen, wenn es um die Einrichtung von Büroräumen geht, schreibt vor, dass die genutzten Räume so groß sein müssen, dass sich Mitarbeiter ohne Einschränkungen ihrer Gesundheit oder ihres Wohlbefindens darin bewegen können. Für Bildschirmarbeitsplätze gilt ein Richtwert von mindestens acht, besser noch zehn Quadratmetern Fläche pro Arbeitsplatz.

Außerdem sollte man bei der Planung beachten, dass ausreichend breite Fluchtwege sowie genügend Platz für das Öffnen von Fenstern und Türen vorhanden sein müssen. Böden, Decken und Wände sollten abwaschbar oder zumindest auf einfache Weise zu reinigen sein. Der Fußboden sollte außerdem stabil und trittfest gewählt und sämtliche potenzielle Stolperstellen entfernt werden.

Neben der Planung der Arbeitsplätze selbst müssen auch gemeinsam genutzte Räume, wie eine Büroküche, Pausenräume, separate Toiletten und ein Kopierraum einkalkuliert werden. Letzterer sollte vor allem deshalb einen festen Platz in der Raumplanung erhalten, da der Feinstaub, den vor allem große Kopiergeräte ausstoßen, gesundheitsschädigend für die Kollegen sein kann.

3. Ergonomie berücksichtigen

Um Mitarbeiter lange produktiv und motiviert zu halten, müssen sie vor allem gesund und erholt arbeiten können. Grundvoraussetzung dafür ist ein ergonomischer Arbeitsplatz, der ihren Rücken, ihren Nacken und ihr Becken schont und durch langes Sitzen bedingten Krankheiten vorbeugt – schließlich sitzen Menschen, die im Büro arbeiten bis zu neun Stunden pro Tag.

Stuhl und Tisch sollten daher höhenverstellbar und individuell an den Sitzenden anpassbar sein. Unter- und Oberschenkel sollten sich, wie auch Unter- und Oberarm, im 90 Grad Winkel zueinander befinden. Der Abstand zwischen Augen und Monitor (mindestens 24 Zoll Bildschirmdiagonale) sollte wenigstens 50, maximal 70 Zentimeter betragen, der Stuhl die Lenden und die Wirbelsäule stützen und die Arbeitsplatte mindestens 80 mal 160 Zentimeter groß sein. Optimalerweise wählt man Stühle, die ein dynamisches Sitzen fördern, also eine dauerhafte leichte Balancehaltung ähnlich wie auf einem Sitzball. 

4. Umweltfaktoren optimieren

Mitarbeiter sollten sich an Ihrem Arbeitsplatz stets wohlfühlen können, weshalb auch Umweltbedingungen beachtet werden müssen. Eine fachmännische Gebäudedämmung sorgt für eine Regulierung von übermäßiger Wärme bzw. Kälte. Zudem sollte zu feuchte Luft durch regelmäßiges Lüften, Luftentfeuchtungsapparate oder, in extremeren Fällen, eine Erneuerung der Hausisolierung bekämpft werden. Sehr trockene Luft kann ebenfalls durch Lüften, aber auch durch Luftbefeuchter ausgeglichen werden. Optimalerweise liegt die Luftfeuchtigkeit im Büro zwischen 40 und 60 Prozent, die Temperatur zwischen 20 und 22 Grad Celsius.
Ein weiterer wichtiger Umweltfaktor ist das einfallende Licht. Generell gilt, dass Tageslicht in die Büroräume einfallen muss. Um auch an dunkleren Tagen über ausreichend Licht zu verfügen, muss der Arbeitgeber zudem für ausreichende künstliche Zusatzbeleuchtungen sorgen. Auch Geräusche können die Arbeit stören. Daher sollte der Lärmpegel nicht über 55 Dezibel liegen, was in etwa der Lautstärke eines durchschnittlichen Gespräches entspricht.

5. Arbeits- und Datenschutzanforderungen erfüllen

Die Arbeitsstättenverordnung schreibt vor, dass Arbeitsräume nicht die Gesundheit der Mitarbeiter gefährden dürfen und ihre Sicherheit stets gewährleistet sein muss. Um das zu erreichen, hat der Arbeitgeber unter anderem dafür zu sorgen, dass Fluchtwege, Treppen und Notausgänge immer erreichbar sind, dass auch Menschen mit Behinderung besagte Notfallwege nutzen können und dass Mitarbeiter keinen Gefährdungen am Arbeitsplatz (wie zum Beispiel fehlenden Geländern an Treppen und Aufgängen, offenen Stromkabeln oder ähnlichem) ausgesetzt sind.

Außerdem ist auf ausreichende Brandmelde- und Brandbekämpfungsanlagen sowie Erste-Hilfe-Stationen zu achten, die auch regelmäßig gewartet werden. Eine gewisse Grundhygiene und Sauberkeit sind ebenfalls vorgeschrieben und es wird vermerkt, dass jeder, der Büroräume betreibt, den Nichtraucherschutz durch geeignete Maßnahmen gewährleisten muss. Auch die Barrierefreiheit wird in der ArbStättV präzisiert, weshalb sie zur Grundlektüre jedes Gründenden gehören sollte, der im Begriff ist, seine Büroräume zu gestalten. Zudem müssen auch die Angestellten und Kollegen regelmäßig über die Arbeitsschutzvorschriften informiert und nachweislich geschult werden. 

Um des Weiteren hinsichtlich des Datenschutzes keine Fehler oder Fahrlässigkeiten zu begehen, sollten unter anderem folgende Grundausstattungen in den Büroräumen vorhanden sein:

• abschließbare Fächer an Schreibtischen, in denen personenbezogene Unterlagen (zum Beispiel über Nacht) sicher aufbewahrt werden können
• abschließbare, feuerfeste Schränke, in denen personenbezogene Dokumente verstaut werden
• Schredder oder ähnliche Aktenvernichtungsutensilien 
• Option zur Sperrung der einzelnen Bildschirme mit individuellen Passwörtern
• sperrbare und passwortgeschützte Datenträger, die ausschließlich verwendet werden

Wer sein Business neu startet, sollte sich auch darüber hinaus intensiv mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auseinandersetzen oder einen Fachanwalt einbeziehen, um sich vor Sanktionen wegen Verstößen zu schützen.