Typische Fehler bei der Erstellung eines Businessplans

Der Businessplan ist ein elementarer Bestandteil der Unternehmensstrategie - und das nicht nur bei der Gründung eines Unternehmens. Auch mittelständische Unternehmen greifen immer mehr auf dieses bewährte Instrument zurück. Hierbei werden jedoch häufig viele Fehler begangen, die einfach zu vermeiden wären.

Ein Beitrag von Dr. Alexander Brem, Robin Schimpf und Nico Kreusel

Der Businessplan – auch Geschäftskonzept oder Geschäftsplan genannt - hat sich für Gründer als Standardinstrument der Kommunikation etabliert und fungiert als Medium zwischen Unternehmern und Geldgebern, potenziellen Kooperationspartnern, aber auch zwischen internen Beteiligten. Wesentliche Bestandteile eines Businessplans sind Finanzplanung und Finanzierung sowie die Analyse vom Marktumfeld, Wettbewerb und Marketing. Diese Kapitel müssen am stärksten auf den jeweiligen Adressatenkreis zugeschnitten werden.

Ein jüngerer, aber stark wachsender Einsatzbereich dieses Instruments ist die Erstellung eines Businessplans zur Finanzierung einer Unternehmensexpansion bzw. zur Erweiterung des Geschäftsbetriebs (Investitionsphasen). Sowohl bei Gründungen als auch bei Erweiterungen besteht der zentrale Adressatenkreis des Dokuments in erster Linie aus Banken oder anderen Kapitalgebern wie Mezzanine-Fonds, Venture-Capital-Finanziers oder Business Angels. Auf Bankenseite sind es vor allem gestiegene gesetzliche Anforderungen im Rahmen von Basel II, die den Unternehmen eine besondere Genauigkeit in der Planung und Prognose von Geschäftsentwicklungen abfordern. Auf Seiten der Risikokapitalgeber spielt Strukturiertheit und Fundiertheit in der Planung gerade in Zeiten von krisengeplagten Kapitalmärkten eine wichtige Rolle für die Risikobewertung des potenziellen Investments.

Vor diesem Hintergrund ist es entscheidend, einige elementare Grundregeln zur Anfertigung und Weiterentwicklung eines Businessplans zu beachten, welche im Folgenden kurz vorgestellt werden.

Wichtige Elemente eines aussagekräftigen Businessplans

Adressat: Denken Sie immer daran, wer mit dem Businessplan angesprochen werden soll, denn unterschiedliche Empfänger haben aufgrund ihrer unterschiedlichen Erwartungen den Fokus auf verschiedenen Themen. Grundsätzlich erwarten alle Empfänger zwar die gleichen Informationen, aber die Schwerpunkte unterscheiden sich doch oft erheblich. So präferieren Banken in der Regel ein standardisiertes Dokument, dessen Bestandteile die Autoren dort vorab gezielt erfragen sollten. Der Schwerpunkt der Darstellung sollte darauf gerichtet sein, die Tragfähigkeit des Konzepts überzeugend darzustellen und hierbei vor allem von der Fähigkeit, den fälligen Kapitaldienst nachhaltig erbringen zu können, überzeugen. Das Konzept muss dabei nicht unbedingt bahnbrechend neuartig, aber dennoch so valide sein, dass es der Prüfung einer Institution standhält, die von Natur aus sehr risikoavers ist.

Ein Businessplan, mit dem Sie einen Risikokapitalgeber ansprechen, muss dagegen sehr viel mehr Phantasie erzeugen, aber ebenfalls unter dem Aspekt realiter Annahmen. Phantasie muss sich in diesem Fall insbesondere in der Neuartigkeit der Idee und damit in sehr überdurchschnittlichen Wachstumsraten der wirtschaftlichen Größen widerspiegeln.

Ist der Empfänger ein potenzieller Kooperationspartner, so sollten Sie vertrauliche Daten nach Möglichkeit entfernen, oder zumindest so weit aggregieren, dass diese nicht mehr uneingeschränkt nachvollziehbar sind. Zudem ist vor der Weitergabe an Dritte die Unterzeichnung einer Vertraulichkeitserklärung anzuraten. Auch bezüglich des Umfangs, der Dokumentation und der Ausführlichkeit gibt es erhebliche Unterschiede, die je nach Fall und Adressat zu berücksichtigen sind.

Hintergrund: Es macht einen großen Unterschied, ob das Unternehmen, über das der Businessplan erstellt wird, schon existiert oder nicht, denn davon hängt der grundlegende Aufbau des Dokuments ab. Eine vorhandene Unternehmenshistorie ist ein wertvoller Grundbaustein, der auch entsprechend Berücksichtigung finden muss. Damit vermittelt ein Unternehmen sowohl Stabilität, als auch Kontinuität und zeigt, dass ein erfahrenes Team zielgerichtet an der Weiterentwicklung arbeitet. Da ein neu gegründetes Unternehmen diese Erfahrungswerte noch nicht vorweisen kann, muss ein grundlegend anderer thematischer Aufbau der Arbeit gewählt werden, der in viel stärkerem Maße auf die Fähigkeiten und das Know-how der einzelnen Teammitglieder ausgerichtet ist.

Know-how: Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, sollten Sie sich Gedanken machen, wie viel Zeit und Ressourcen Sie investieren können und wollen. Überlegen Sie sich, was Sie mit Ihrem eigenen Wissensfundus darstellen können, aber noch wichtiger, welche internen und externen Partner für die Realisierung Ihres Projektes gewonnen werden können bzw. müssen.

Projektmanagement: Ein Businessplan wird immer im Team geschrieben - delegieren Sie einzelne Kapitel an die entsprechenden Spezialisten. So zeigen Sie nicht nur, dass Sie für Ihr geplantes Vorhaben eine starke Mannschaft haben, sondern Sie geben diesen schon in einem frühen Stadium die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen.

Sie sollten das Delegieren an bzw. die Unterstützung von externen Dritten jedoch im adäquaten Rahmen halten. Spätestens im Gespräch mit den Investoren müssen Sie zu Ihrem Konzept Rede und Antwort stehen, schlüssig argumentieren und kritischen Rückfragen parieren. An diesem Punkt fallen reine Auftragsarbeiten deutlich und sehr negativ auf. Informationen sind das A und O, um die Annahmen, die Sie treffen zu untermauern. Sammeln, erheben und strukturieren Sie deshalb im Vorfeld alle Informationen, die für die Erstellung relevant sein könnten.

Lesbarkeit: Der Businessplan muss so geschrieben sein, dass dieser auch von einem Fachfremden sofort zu verstehen ist. Dies schließt natürlich nicht aus, dass Sie entsprechende technische Details erläutern, doch versuchen Sie dies möglichst prägnant und anschaulich umzusetzen. Um beide Anforderungen zu erfüllen, geben Sie den Businessplan an einen sprachlich versierten, aber fachfremden Bekannten und arbeiten Sie dessen Feedback ein. Der Verständlichkeit dient oft bereits die Entzerrung des Hauptdokuments, indem detaillierte und umfangreiche Informationen in den Anhang verschoben werden. Nutzen Sie auch möglichst viele Abbildungen, denn ein Bild vermittelt Struktur und sagt oft mehr als tausend Worte.

Länge: Kurz und prägnant – das sollte die einzelnen Kapitel eines Businessplans auszeichnen. In Abhängigkeit des Themas und der bereits getätigten Vorarbeiten kann ein Businessplan zwischen 30 und 100 Seiten umfassen. Diese Größenangaben beinhalten selbstverständlich Abbildungen, erläuternde Tabellen und ein übersichtliches Layout.

Grundsätzlich ist es wichtig, dass Sie sich nicht in unwesentlichen Details verlieren. In der Knappheit zeigen Sie, dass Sie den Kern Ihrer Geschäftsidee fest im Griff haben.

Optik: Nehmen Sie sich Zeit für eine professionelle Gestaltung oder suchen Sie gezielt nach Unterstützung, denn passende Bilder und Grafiken unterstreichen Ihre Botschaften, ganz wie es die Kommunikationstheorie lehrt. Achten Sie auch auf ein einheitliches Layout, eine durchgängige Formatierung sowie auf eine stringente Schreibweise. Hierbei handelt es sich um Aspekte, die für Struktur, Qualität und Akribie stehen.

Aktualität: Der Businessplan sollte regelmäßig aktualisiert werden. Nutzen Sie hierzu softwarebasierte Lösungen, die solche Aktualisierungen so effizient wie möglich umsetzen.

Planung: Jede Planung ist nur so gut, wie die Annahmen, auf denen sie beruht. Denken Sie daran, Ihre Annahmen immer gut zu begründen und am besten mit passenden und renommierten Quellen zu belegen. Scheuen Sie sich dabei nicht, sich auf Zahlen festzulegen, denn diese dienen Ihnen im späteren Investorengespräch als Argumentationsgrundlage.

Nachhaltige Fehlervermeidung

Die Erstellung eines Businessplans ist kein Hexenwerk. Einen guten Businessplan zu verfassen ist jedoch alles andere als trivial, insbesondere die Ersterstellung ist sehr aufwendig. Doch mit einer guten Planung des Vorhabens ist auch ein solches Projekt erfolgreich zu meistern.

Hilfe bieten hierbei die IHK und die KfW mit dem Gründercoaching, im Rahmen dessen Sie mehrere Programme zur finanziellen Unterstützung bei der Erstberatung bekommen können. Des Weiteren gibt es auch für mittelständische Unternehmen diverse Förderprogramme, in deren Rahmen Teilaspekte eines Businessplans gefördert werden können,

Sie werden feststellen, dass sich nicht nur die Wahrnehmung Ihres Unternehmens bei wichtigen Entscheidungsträgern nachhaltig verbessern wird, sondern Sie persönlich werden auch in der Planung der  Unternehmensentwicklung bessere Entscheidungen treffen. Aber auch hier gilt: Planung ist, den Zufall durch Unsicherheit zu ersetzen!