Menschen sind Gewohnheitstiere. Etwa 21 Tage dauert es , bis man sich ein neues Verhalten angeeignet und automatisiert hat. Und neue Gewohnheiten zu etablieren ist einfacher, als alte und schlechte Gewohnheiten abzulegen – denn die eigene Komfortzone verlässt man nur ungern.
Angestellte erhalten von ihren Vorgesetzen Vorgaben, wie bestimmte Arbeitsabläufe und Aufgaben zu erledigen sind. Ist man sein eigener Chef, muss man diese Strukturen selbst schaffen . Das mag in der Anfangsphase lästig sein und verlangt einiges an Selbstdisziplin, zahlt sich aber später aus: Dann erledigen sich Routineaufgaben ganz von selbst, man spart Zeit und kann den Arbeitstag besonders effizient gestalten. Wir geben fünf Tipps für Routinen, die Start-ups von Beginn an etablieren sollten.
Ablage und Bennenung von Dokumenten und Dateien
In der Gründungsphase werden viele Ideen digital zu Papier gebracht, Kontaktlisten verwaltet, Konzepte erstellt oder Grafiken gestaltet. Und die Menge an Dokumenten nimmt schneller zu, als man denkt! Damit man zukünftig alle Dokumente und Dateien schnell wiederfindet, sollten von Beginn an logische Ordnerstrukturen angelegt sowie Regeln zur Bennenung von Dokumenten definiert werden. Am besten erfolgt dies auch einmal schriftlich zum Nachlesen. Je mehr Personen die Dokumente und Dateien erstellen oder darauf zugreifen, desto wichtiger wird deren einheitliche und logische Benennung und Verwaltung!
Ein Tipp aus der Praxis: Das Erstellungsdatum vor den eigentlichen Titel stellen, und zwar immer verkehrt herum, beispielsweise "2014-05-14_Blogartikel.pdf". Mit dieser Benennung kann man die Dateien auch immer sinnvoll nach dem Namen sortieren und sieht sofort die neuesten Dateien.
E-Mail-Management im Posteingang
E-Mail ist einer der größten Zeitkiller am Arbeitsplatz. Um häufige Unterbrechungen und Zeitverluste zu vermeiden, können feste Zeiten definiert werden, zu denen Nachrichten abgerufen werden. Übersichtlichkeit im Posteingang schafft man durch die Organisation in Ordner und Unterordner. So findet man alte Nachrichten auch schneller wieder. Und um die E-Mail-Flut im Posteingang nicht unnötig zu erhöhen, sollte jeder das eigene E-Mail-Verhalten reflektieren und sich vor jedem Versand fragen, ob diese Nachricht auch wirklich notwendig ist!
Arbeits- und Projektzeiten online erfassen
Zeiterfassung in Unternehmen ist unbeliebt, aber sehr wichtig. Gerade in der unsicheren Gründungszeit kann man so eine Datenbasis schaffen, um zukünftig die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Wer seine Projekt- und Arbeitszeiten detailliert erfasst , kann beispielsweise ableiten, ob die Aufwände und Kalkulationen für Produkte und Dienstleistungen stimmen, sich der Businessplan wie gedacht umsetzen lässt und Termine gehalten werden können. Zeiten werden am bequemsten mit einer Online-Zeiterfassung protokolliert, so ist ein Zugriff auf die Software jederzeit möglich. Auch wenn die entstandene Transparenz manchmal unangenehm erscheint – es sind belastbare Messwerte, die die Zielerreichung frühzeitig überprüfbar machen!
Besprechungsmanagement für interne und externe Meetings
In Besprechungen werden aktuelle Projektstände ausgetauscht und gemeinschaftliche Entscheidungen herbeigeführt. Damit diese Meetings nicht zum Zeitkiller werden, sollte eine Agenda entwickelt werden. Diese wird den Teilnehmern vorab zugeschickt, damit sie sich vorbereiten können. Die Pünktlichkeit und Einhaltung von Zeitfenstern ist ebenfalls ein wichtiger Teil der Meetingkultur in jungen Unternehmen. Dies gilt nicht nur für Besprechungen mit Kunden, sondern auch (und besonders) für interne Meetings. Und nicht vergessen: Mit der Anzahl der Teilnehmer multiplizieren sich auch die Personalkosten für ein Meeting – ob abgerechnet oder nicht!
Rituale als Grundlage für die Unternehmenskultur
Rituale, an die sich jeder immer halten soll - damit legt man einen wichtigen Grundstein für die entstehende Unternehmenskultur. Entsprechende Rituale können zum Beispiel darin bestehen, alle Kundenkontakte sofort nach einem Termin in einem CRM-System zu dokumentieren oder mit der Entwicklungsabteilung täglich ein kurzes Stand-up Meeting abzuhalten. So formt man einen Rahmen, in dem auch jeder neue Mitarbeiter einfache Leitlinien bekommt. Das machen wir in unserem Unternehmen auch so!
Zugegeben, all diese Ansätze klingen im ersten Moment nach viel Verwaltung. Um langfristig Zeit sparen und effizient arbeiten zu können, ist dieser Verwaltungsaufwand jedoch gut investiert. Denn wer sich in der Gründungspahse diese Zeit nimmt, wird später davon profitieren – nicht nur im eigenen Arbeitsalltag, sondern auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Über den Autor
Andreas Jene ist Gründer und Geschäftsführer des Software-Ingenieurbüros Bader&Jene in Kiel. Das Softwarehaus ist seit mehr als 10 Jahren spezialisiert auf die erfolgreiche Umsetzung von individuellen Software-Lösungen für Unternehmen und vielseitige Unterstützung im IT Projektgeschäft. Mit dem askDANTE Zeiterfassungsystem bietet Bader&Jene eine moderne und auf allen Endgeräten verfügbare Online-Plattform für die Unterstützung von Freiberuflern, Teams und Unternehmen im Projektgeschäft.
