Dieser Mythos hält sich hartnäckig: Ein Geschäftswagen wird quasi vom Finanzamt "bezahlt", da man alles absetzen kann. Das stimmt natürlich nicht. Im ersten Teil dieser Kolumne haben Sie die Unterschiede - aus steuerlicher Sicht - zwischen einem Privat-PKW und einem Geschäftswagen kennengelernt und erfahren, wie Sie Ihre betrieblichen Fahrten mit einem Privatwagen steuerlich optimal geltend machen. Hier informieren Sie sich, wie die Geschäftswagenbesteuerung funktioniert und welche Besteuerungsmethode für Sie vorteilhaft ist.
Das Finanzamt bezahlt nicht das Privatvergnügen
Es ist eine weit verbreitete Meinung, dass Unternehmer sämtliche Kosten Ihres Geschäftswagens von der Steuer absetzen können. Doch das ist nur die halbe Wahrheit. Richtig ist, dass das Finanzamt sich an den Kosten beteiligt.
Doch der Fiskus finanziert nicht Ihr Privatvergnügen, nur die Kosten für den betrieblichen Nutzungsanteil des KFZ sind steuerlich absetzbar. Das Finanzamt kennt verschiedene Besteuerungsmethoden, wobei Sie nicht immer frei nach Lust und Laune wählen können.
Die Besteuerung des Geschäftswagens
Wenn Sie Ihren Wagen dem Betriebsvermögen zuordnen, dann sind zunächst sämtliche Kosten für Ihr Firmenfahrzeug als Betriebsausgaben abziehbar. Im zweiten Schritt ist dann die Privatnutzung Ihres Geschäftswagens als Betriebseinnahme zu versteuern. Denn die Fahrt in den Urlaub, zu Verwandten, Freunden oder zum Sportverein ist Privatvergnügen und darf nicht Ihre Steuerlast drücken.
Die bloße Behauptung, der Geschäftswagen werde nicht privat genutzt, reicht dem Fiskus nicht aus. Die Beweislast für den Umfang der betrieblichen bzw. privaten Nutzung des Firmen-PKW trifft Sie und ist mit lästigen Aufzeichnungspflichten verbunden.
Also: Wer den Geschäftswagen auch privat nutzt, muss diesen Vorteil versteuern. Um den Vorteil aus der Privatnutzung zu ermitteln, gibt es zwei Methoden:
- Fahrtenbuch-Methode
- 1%-Methode
Die Fahrtenbuch-Methode
Nach der Fahrtenbuch-Methode ermitteln Sie durch das Führen eines Fahrtenbuchs den genauen Anteil der betrieblich und privat gefahrenen Kilometer. Der Privatanteil ist dann den Gesamtfahrzeugkosten als fiktive Betriebseinnahme gegenzurechnen.
Doch Vorsicht: Sie müssen eine gesunde Portion Disziplin mitbringen, denn schließlich müssen Sie jede (!) Fahrt aufzeichnen. Ohne Ausnahme ist jeder gefahrene Kilometer chronologisch zu dokumentieren.
Und so geht's genau: Sie notieren zeitnah und fortlaufend über das ganze Jahr in einem gebundenen Buch alle nachstehenden Informationen:
- Datum
- Kilometerstand am Beginn und am Ende der Fahrt
- Reiseziel, Reisezweck und besuchte Geschäftspartner
Bei Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb gelten Aufzeichnungserleichterungen. In diesen Fällen genügt die Angabe der gefahrenen Kilometer und ein kurzer Vermerk wie "Privat" bzw. "Betrieb".
So führen Sie ein korrektes Fahrtenbuch
Ihre Aufzeichnungen müssen Sie zwingend in einem gebundenen Heft oder Buch führen, eine lose Zettelwirtschaft erkennt der Fiskus nicht an. Machen Sie Ihre Eintragungen mit Kugelschreiber, sodass Änderungen, Streichungen und Ergänzungen nachvollziehbar sind. Bei elektronischen Fahrtenbüchern müssen nachträgliche Änderungen der aufgezeichneten Daten technisch ausgeschlossen sein oder zumindest dokumentiert werden können. Einfache Excel-Tabellen genügen dieser Anforderung nicht.
Wichtig: Achten Sie darauf, dass Ihre Kilometerstände laut Fahrtenbuch mit den tatsächlichen Kilometerständen, die sich etwa aus Reparaturrechnungen entnehmen lassen, übereinstimmen. Sonst beanstanden eifrige Finanzbeamte die Ordnungsmäßigkeit Ihres Fahrtenbuchs und es drohen Steuernachzahlungen!
Ein Beispiel: Ihre jährlichen Gesamtfahrzeugkosten (Leasingrate, Benzin, KFZ-Steuer, etc.) betragen netto – also ohne Umsatzsteuer – 10.000 Euro. Nach Ihrem Fahrtenbuch ermitteln Sie einen privaten Nutzungsanteil von 30%, demnach beträgt der betriebliche Anteil 70%. Als Betriebseinnahme aus der Privatnutzung sind 3.000 Euro zu erfassen, sodass sich unterm Strich nur 7.000 Euro der KKZ-Kosten gewinnmindernd auswirken, was genau dem betrieblichen Nutzungsanteil entspricht.
Umsatzsteuerpflicht des privaten Nutzungsanteils
Die Betriebseinnahme aus der Privatnutzung ist umsatzsteuerpflichtig. Der Umsatzsteuer unterliegen jedoch nur diejenigen anteiligen Kosten für Privatfahrten, bei denen Sie zuvor auch Vorsteuer abgezogen haben. KFZ-Steuer oder KFZ-Versicherung enthalten zum Beispiel keine Vorsteuer, sodass hier auch für den privaten Nutzungsanteil keine Umsatzsteuer anfällt.
Wenn wir das obige Beispiel auf die Umsatzsteuer ausweiten, ergeben sich die folgenden Werte für die Privatnutzung:
Die 1%-Methode
Die Ein-Prozent-Methode ist die bequemste Art, um die private Nutzung des Firmenwagens zu versteuern. Denn die Privatnutzung wird mit einer Pauschale abgegolten und es muss kein lästiges Fahrtenbuch geführt werden. Mitunter ist diese Methode aber auch die teuerste.
Und so geht' s: Im ersten Schritt buchen Sie Ihre sämtlichen KFZ-Kosten als Betriebsausgaben. Im zweiten Schritt setzen Sie für die Privatnutzung pro Monat pauschal mit 1% des Bruttolistenneupreises Ihres Geschäftswagens als fiktive Betriebseinnahme an.
Wichtig: Entscheidend für die Berechnung ist der Listenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich Sonderausstattung und Umsatzsteuer. Das gilt selbst dann, wenn Sie Ihren Firmenwagen gebraucht und weit unter dem Neupreis gekauft haben.
Einen Extra-Zuschlag gibt's für den Fiskus, wenn Sie auch den Weg von zu Hause zum Betrieb mit Ihrem Geschäftswagen zurücklegen. Für den daraus entstehenden Vorteil müssen Sie zusätzlich pro Monat pauschal 0,03% des Bruttolistenneupreises je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Betriebsstätte als Betriebseinnahme berappen. Warum das so ist, erfahren Sie später.
Die 1%-Regel ist bequem
Grob überschlagen kommt so für die Privatnutzung ein stolzer Batzen zusammen. Aber: Mit diesen beiden Pauschalen für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb – 1% des Bruttolistenneupreises monatlich plus 0,03% je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Betriebsstätte – ist dann auch der private Nutzungsanteil abgegolten. Das Finanzamt ist glücklich und Sie haben sich das lästige Fahrtenbuchführen erspart.
Ein kleines Zahlenbeispiel: Ihren überwiegend betrieblich genutzten Firmenwagen (Bruttolistenneupreis 30.000 Euro) verwenden Sie auch für Fahrten zwischen Ihrer Wohnung und dem Betrieb (10 Kilometer Entfernung).
Die 1%-Regelung und die Umsatzsteuer
Auch bei der pauschalen Ein-Prozent-Methode ist Umsatzsteuer fällig, allerdings unterliegen nur 80% der ermittelten Betriebseinnahmen aus der Privatnutzung der Umsatzsteuer. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass 20% der Kosten nicht mit Vorsteuer belastet sind.
Wenn wir zu unserem Beispiel zurückkehren, beträgt die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer 80% aus 3.600 Euro, das sind 547,20 Euro Umsatzsteuer (= 80% × 3.600€ × 19%). Übrigens: Der Zuschlag für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb unterliegt nicht der Umsatzsteuer.
Eine Hürde bei der 1%-Regel: der 3-Monats-Zeitraum
Eines noch: Der Gesetzgeber hat eine Hürde für die Anwendung der 1%-Regelung vorgeschaltet. Sie müssen über einen 3-Monats-Zeitraum nachweisen, dass Sie den Pkw zu mehr als 50% geschäftlich nutzen.
Die überwiegende betriebliche Nutzung können Sie durch formlose Aufzeichnungen glaubhaft machen. Dabei reichen Angaben über die betrieblichen Fahrten aus, ein aufwendiges Fahrtenbuch ist nicht erforderlich.
Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb
Bei der Fahrtenbuch-Methode wie auch bei der 1%-Regelung dürfen Sie sämtliche KFZ-Kosten von der Steuer abziehen und müssen im Gegenzug für die Privatnutzung eine fiktive Betriebseinnahme ansetzen. In den Gesamtaufwendungen für Ihren Firmenwagen ist auch der Kostenanteil für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb enthalten.
Die Hin- und Rückfahrten zwischen Wohnung und Betrieb gehören zwar zu den betrieblichen Fahrten, dürfen aber nach dem Willen des Gesetzgebers nur in Höhe der Entfernungspauschale abgezogen werden, also mit 0,30 Euro pro einfache Strecke und Arbeitstag.
Der Grund: Als Unternehmer sollen Sie nicht besser gestellt werden als der Arbeitnehmer, der steuerlich nur die Entfernungspauschale abziehen darf. Weil aber in aller Regel die in Ihrer Buchführung tatsächlichen geltend gemachten Kilometerkosten für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb höher sind, ist der Anteil dieser Kosten, der die Entfernungspauschale übersteigt, nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig und muss aus Sicht des Finanzamts gewinnerhöhend korrigiert werden.
Bei der 1%-Regelung geschieht das pauschal über den Zuschlag von 0,03% auf den Bruttolistenneupreis für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Betriebsstätte. Im Gegenzug können Sie hiervon wiederum die Entfernungspauschale abziehen. Führen Sie ein Fahrtenbuch, sind die auf die Fahrten zwischen Betrieb und Wohnung fallenden Kosten zu ermitteln und der Entfernungspauschale gegenüberzustellen. Soweit die tatsächlichen Kosten die Pauschale übersteigen, ist der übersteigende Betrag nicht abziehbar und gewinnerhöhend hinzurechnen.
Eine verwirrende Hin-und-her-Rechnerei!
Steuerlich "besser fahren" – mit welcher Methode?
Fahrtenbuch vs. 1%-Methode: Mit welcher Methode Sie im wahrsten Sinne des Wortes "besser fahren", lässt sich nicht pauschal, sondern nur für den Einzelfall beantworten. Das hängt davon ab, ob Sie viel betrieblich oder privat fahren, wie hoch der Bruttolistenneupreis und die laufenden Gesamtkosten Ihres Fahrzeugs sind und wie groß die Entfernung zwischen Wohnung und Betrieb ist.
Ein paar grobe Faustregeln: Je mehr Sie betrieblich fahren, desto eher ist die Fahrtenbuch-Methode günstiger. Auch wenn Sie einen älteren Pkw fahren und die laufenden PKW-Kosten relativ gering sind, ist die Fahrtenbuch-Methode eindeutig die richtige. Denn der 1%-Zuschlag auf den Neupreis führt besonders bei älteren Gebrauchtwagen zu einer unverhältnismäßig hohen Steuerlast.
Dagegen kann die 1%-Methode steuerlich attraktiver sein, wenn Sie einen neuen Geschäftswagen fahren und damit vergleichsweise viel privat unterwegs sind.
Tipp: Fahrtenbuch führen kann nicht schaden
Im Zweifel sollten Sie ein Fahrtenbuch führen. Das erfordert zwar einige Disziplin, aber mit einem Fahrtenbuch halten Sie sich alle Optionen offen. Stellen Sie am Jahresende fest, dass die Besteuerung nach der 1%-Regelung steuerlich vorteilhafter ist, können Sie im Rahmen der Steuererklärung problemlos rückwirkend diese Art der Besteuerung wählen.
Umgekehrt ist das nicht möglich, denn schließlich müssen Sie Ihre Aufzeichnungen lückenlos über das ganze Jahr führen, ein nur abschnittsweise geführtes Fahrtenbuch erkennt der Fiskus nicht an.
Über den Autor
Andreas Görlich ist selbständiger Steuerberater, Gründungsberater und Dozent mit einer ambitionierten Mission: die vermeintlich komplizierte und staubtrockene Steuerwelt auf eine erfrischende Art dem Laien verständlich zu vermitteln. Im Rahmen seiner Beratungs- und Dozententätigkeit hat er bereits mehr als 500 Existenzgründer auf dem Weg in die Selbständigkeit begleitet.
