Nicht nur, aber auch bedingt durch die Corona-Pandemie hat die Zahl der Unternehmen, die Homeoffice für Arbeitnehmer anbieten stark zugenommen. Die Arbeit vom heimischen Büro aus hat für beide Seiten Vorteile, es stellt sich aber eine Kostenfrage, denn Computer bzw. Laptop, Drucker und Telefon verbrauchen Energie. Wer zahlt die Strom- und Heizkosten?

Was die Heiz- und Stromkosten beim Homeoffice in die Höhe treibt

Untersuchungen haben gezeigt, dass beim Homeoffice für die technische Ausstattung und die Heizung jährlich etwa 250 Euro an Mehrkosten im Bereich Strom und Wärme entstehen. Wer vor dem Einrichten eines heimischen Büros bei einem seriösen Vergleichsportal die Stromkosten vergleichen und einen günstigen Stromtarif abschließen konnte, ist hier klar im Vorteil. Warum, das zeigt die folgende Auflistung der Kosten für die verschiedenen, für ein Homeoffice notwendigen Geräte:

• PC mit Bildschirm = 50 Cent/Tag = 125 Euro/Jahr
• Laptop = 15 Cent/Tag = 40 Euro/Jahr
• 2 externe Monitore = 50 Euro/Jahr
• Smartphone & Beleuchtung = 5 Cent/Tag = 15 Euro/Jahr
• Strom für Mahlzeiten & Kaffee = 50 Euro/Jahr

Um die Stromkosten zu senken, gibt es neben dem wichtigen Preisvergleich und eventuellen Anbieterwechsel noch andere Methoden zum Senken der Stromkosten. Das gleiche gilt natürlich für die Heizkosten im Homeoffice.

Wer zahlt die Strom- und Heizkosten, Arbeitnehmer oder Unternehmen?

Das Hauptproblem hinsichtlich der Strom- und Heizkosten für das Homeoffice besteht darin, dass der Arbeitnehmer nachweisen muss, dass die erhöhten Kosten tatsächlich aufgrund der Arbeit in den eigenen vier Wänden entstanden sind. Strom- und Heizkosten sind zwar ersatzfähig, aber wie weist man dies nach?

Im Idealfall hat man nicht nur die Strom- und Heizkostenabrechnung eines Jahres zur Verfügung, in dem man ganz normal im Unternehmen gearbeitet hat. Zusätzlich wäre die entsprechende Abrechnung für das Jahr hilfreich, in dem man ausschließlich im Homeoffice tätig war. So lässt sich zumindest die Kostensteigerung aufzeigen.

Prinzipiell obliegt dem Arbeitgeber die Pflicht, das Homeoffice mit den notwendigen, technischen Gerätschaften, also die Arbeitsmittel, auszustatten. Wird dies von den Unternehmen nicht als Problem empfunden, birgt die übrige Ausstattung schon mehr Konfliktpotenzial, vor allem wenn es um Büromöbel wie Schreibtisch, Bürostuhl, Regal usw. geht. Die Herausforderung besteht darin, den Arbeitnehmer durch das Arbeiten im Homeoffice nicht zusätzlich finanziell zu belasten und den Arbeitgeber gleichzeitig nicht zu sehr zu entlasten.

Die Kostentragung beim Homeoffice entscheidet sich oft am überwiegenden Interesse

Wer die durchaus nicht geringen Kosten für Strom und Heizung im Homeoffice zahlen muss, wird nicht selten nach dem Prinzip des sogenannten überwiegenden Interesses entschieden. Das bedeutet, dass beispielsweise die Anordnung des Arbeitgebers, im Homeoffice zu arbeiten, sein überwiegendes Interesse an dieser Tätigkeitsform begründet. Bietet er dem Mitarbeitenden hingegen einen Arbeitsplatz im Unternehmen, dieser bittet aber um Erlaubnis, im Homeoffice zu arbeiten, liegt das überwiegende Interesse auf Seiten des Arbeitnehmers.

Eine inzwischen durchaus gängige und akzeptierte Praxis ist es deshalb, dass die Seite die Kosten trägt, auf der das überwiegende Interesse an der Arbeit im Homeoffice liegt. Wer als Arbeitnehmer lieber in den eigenen vier Wänden arbeitet, der muss damit rechnen, dass ihm der Arbeitgeber zwar das technische Equipment zur Verfügung stellt, aber nicht die sonstige Einrichtung fürs Homeoffice.

Jedes Unternehmen will qualifizierte Mitarbeitende im Unternehmen halten. Deshalb erklären sich viele Arbeitgeber bereit, sich zumindest an den Kosten für die Büroeinrichtung zu beteiligen.

Homeoffice für Arbeitnehmer in einer Vereinbarung regeln

Der beste und rechtssicherste Weg, die Kostenfrage für Homeoffice-Aufwendungen zu regeln, besteht in einer vorher getroffenen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Diese kann dann Teil des Arbeitsvertrages sein kann. Weitreichender ist eine allgemeingültige Betriebsvereinbarung. Sie hat den Vorteil, dass der Arbeitgeber dann nicht mit jedem einzelnen Mitarbeitenden eine eigene Vereinbarung aushandeln muss.

In einer solchen (Betriebs-)Vereinbarung können nicht nur Details wie die Dauer der Homeoffice-Tätigkeit, die Arbeitszeit, eine eventuell abweichende Urlaubsregelung oder ähnliche Dinge festgehalten werden. Auch die Frage, wer welche Kosten zu tragen hat, wie sich der Arbeitgeber z. B. an den Anschaffungskosten für Büromöbel oder den Strom- und Heizkosten beteiligt oder ob er sie sogar ganz übernimmt.

Eine Vereinbarung gibt Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen größtmögliche Rechtssicherheit, falls es später zu gerichtlichen Auseinandersetzungen kommt. Beide Parteien sollten aber zu einer einvernehmlichen Regelung kommen, denn das Homeoffice für Arbeitnehmer dient letztlich beiden Seiten. Der Arbeitgeber kann seinen Betrieb aufrechterhalten, der Arbeitnehmer braucht nicht in Kurzarbeit zu gehen und ist besser vor einer Infektion geschützt.

Strom- und Heizkosten fürs Homeoffice sind steuerlich absetzbar

Für die Jahre 2020 und 2021 sind anfallende Kosten im Zusammenhang mit dem Homeoffice steuerlich absetzbar. Wer im Homeoffice arbeitet und kein separates Arbeitszimmer besitzt, der kann für jeden Homeoffice-Tag 5 Euro, aber maximal 600 Euro pro Jahr als Homeoffice-Pauschale in der Steuererklärung geltend machen.

Ist man normalerweise überwiegend am Arbeitsplatz im Unternehmen tätig, wird aber vom Arbeitgeber ins Homeoffice geschickt, (z. B. als Infektionsschutzmaßnahme) oder weil er keinen Arbeitsplatz stellen kann, darf man maximal 1.250 Euro steuerlich absetzen.

Wer in den eigenen vier Wänden ein eigenes, separates Büro besitzt und dieses ausschließlich beruflich nutzt, der kann anteilig Miet- und Mietnebenkosten steuerlich geltend machen. Ist der Arbeitnehmer an mindestens drei von fünf wöchentlichen Werktagen im Homeoffice tätig, wird das eigene Büro zum Zentrum der beruflichen Tätigkeit.

In diesem Fall sind alle Kosten unbegrenzt steuerlich absetzbar. Dafür ist es aber notwendig, dass das Büro weder mit privatem Mobiliar (etwa einer Schlafcouch) eingerichtet ist, noch für private Zwecke genutzt wird. Nur bei einer beruflichen Nutzung zu mehr als 90 % erkennt das Finanzamt das heimische Büro als solches an.

Fazit – Strom- und Heizkosten sollten das Homeoffice für Arbeitnehmer nicht verhindern

Natürlich bedeutet die Tätigkeit im Homeoffice für Mitarbeiter und Unternehmen eine Herausforderung, nicht nur in technischer Hinsicht, sondern auch bezüglich der anfallenden Kosten. Hinsichtlich des technischen Equipments bzw. der Arbeitsmittel gibt es klare Regelungen. Bei den Strom- und Heizkosten sowie bei sonstigen Einrichtungsgegenständen für das heimische Büro wird eine Absprache zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitendem benötigt.

Im Idealfall sorgen eine Vereinbarung bzw. eine Betriebsvereinbarung für rechtliche Klarheit, was die Kostenverteilung angeht. In vielen Fällen läuft es auf eine Kostenbeteiligung durch das Unternehmen hinaus, die in Form einer Pauschale gezahlt wird. Eine Betriebsvereinbarung ist vor allem dann vorteilhaft, wenn das Unternehmen entscheidet, das Homeoffice für Arbeitnehmer zukünftig zu einem festen Arbeitsplatzmodell zu machen. Dann sind durch die Betriebsvereinbarung keine Einzelabsprachen mehr notwendig.