Für Japaner ist der erste Eindruck, den sie von einer Person gewinnen, sehr wichtig. Achten Sie daher darauf, dass Ihr Chef zu einem Treffen mit japanischen Geschäftspartnern immer ausreichend Visitenkarten mitnimmt – am besten doppelt so viele wie er meint, zu benötigen.
Praxis-Tipp
Hat Ihr Vorgesetzter oft mit japanischen Kontaktpersonen zu tun, empfiehlt es sich, nicht nur eine englische Version seiner Daten auf die Rückseite seiner Visitenkarten drucken zu lassen, sondern diese gleich in japanischer Sprache anfertigen zu lassen.
Kommt hingegen japanischer Besuch zu Ihnen ins Unternehmen, dann begrüßen Sie diesen, indem Sie
- sich leicht verbeugen oder ihnen entsprechend der Rangfolge – zuerst dem Vorgesetzten, dann den begleitenden Mitarbeitern – die Hand reichen,
- ausreichend Platz lassen, damit sich Ihre Gegenüber verbeugen können,
- die Ihnen angebotenen Visitenkarten jeweils mit beiden Händensowie einer leichten Verbeugung entgegennehmen und diese einige Sekunden lang intensiv studieren,
- im Zweifelsfall nachfragen, ob der erstgenannte Name tatsächlich der Nachname ist. Viele Japaner nutzen inzwischen auf Ihren Visitenkarten die englische Schreibweise, daher können Vor- und Zuname auch nach europäischer Art darauf vermerkt sein.
Praxis-Tipp
Beschreiben Sie niemals in Gegenwart des japanischen Gastes dessen Visitenkarte. Gemäß der Landestradition „hinterlässt er mit dieser bei Ihnen sein Gesicht“!
Übersicht: Absolute Tabus
- Widersprechen Sie keinem Japaner in der Öffentlichkeit – er wird dies als eine persönliche Beleidigung auffassen.
- Putzen Sie Ihre Nase nicht in seiner Gegenwart – dies gilt als unhöflich.
- Wählen Sie kein Geschenkpapier mit der Grundfarbe Schwarz aus – diese Farbe symbolisiert Unglück.
- Vermeiden Sie bei Geschenken die Zahlen 4 und 9 (z. B. 4 verschiedene Weinflaschen) – die 4 wird mit dem Tod assoziiert, die 9 mit Elend/Entbehrung.
- Auch wenn Ihr Vorgesetzter seinen Geschäftspartner sehr gut kennt, warnen Sie ihn davor, diesen zu umarmen oder auf die Schulter zu klopfen. Japaner mögen es traditionell nicht, angefasst zu werden. Akzeptiert ist mittlerweile allein die Handreichung zur Begrüßung.
So sorgen Sie für eine gute Gesprächsatmosphäre
In Japan ist es üblich, dass Meetings genau 2 Stunden dauern – gleich, ob die Verhandlung eigentlich gerade an einem entscheidenden Punkt angelangt ist oder nicht. Nach dieser Zeit ist es üblich, den Ort zu wechseln. Kalkulieren Sie dies daher bei Ihrer Tagesplanung für Ihren Chef ein.
Praxis-Tipp
Bereiten Sie für alle Gesprächsteilnehmer die notwendigen Unterlagen so auf, dass diese die anberaumte Zeit optimal nutzen können.
Ordnen Sie die Sitzordnung im Besprechungsraum so an, dass …
- Ihr Chef mit seinen Mitarbeitern/Kollegen mit dem Rücken zur Tür sitzt und die japanische Delegation vis-à-vis.
- jeweils die ranghöchste Person in der Mitte platziert ist, rechts davon der Zweitwichtigste, linker Hand der Drittwichtigste usw.
Nehmen Sie jedes Geschäftsessen wichtig
Ähnlich wie im Kontakt mit französischen Geschäftsleuten dürfen Sie auch bei einem Besuch von Japanern die Bedeutung von Geschäftsessen nicht unterschätzen.
Wählen Sie daher immer ein qualitativ hochwertiges Restaurant aus, sodass sich der Gast Ihres Chefs geschmeichelt fühlt.
Warnen Sie Ihren Vorgesetzten vor einem „kurzen Schellimbiss“ auf der Straße – auch wenn der Magen vor dem nächsten gemeinsamen Termin knurrt. Sein Geschäftspartner würde dies als eine unhöfliche Geste empfinden.
