Überlegen Sie daher vor jeder Diskussion, ob Sie als Entscheider auftreten, der über diverse Lösungsvorschläge entscheidet, weil Sie über die nötige Fachkompetenz verfügen und mit entsprechenden Befugnissen ausgestattet sind.
Vielleicht befinden Sie sich aber auch in der Beraterrolle, wenn Sie eine angestrebte Problemlösung durch Ihren Sachverstand unterstützen und entsprechende Vorschläge unterbreiten. Schließlich können Sie auch die Informantenrolle einnehmen, aus der heraus Sie lediglich Auskünfte erteilen, die für Ihre Zuhörer in deren Rolle von Bedeutung sind.
Selbstverständlich können Sie diese Rollen nicht in jeder Phase des Gesprächs so klar voneinander trennen. Die Rollen können ineinander übergehen, verschwimmen oder auch im Gesprächsverlauf von einer zur anderen wechseln.
Erfolgreich kommunizieren
Wenn es bei Gesprächen Schwierigkeiten und Probleme gibt, liegt das in sehr vielen Fällen gar nicht so sehr an inhaltlichen Differenzen oder an den zur Debatte stehenden Sachthemen. Sondern meistens in der Beziehungsebene, wenn also persönliche Befindlichkeiten von Gesprächspartnern in den Mittelpunkt rücken.
In solchen Fällen ist es gut, wenn Sie über ein möglichst umfangreiches „Arsenal“ an Eingriffsmöglichkeiten verfügen, um ein Gespräch, das zu scheitern droht, wieder in Fahrt zu bringen und konstruktiv auf den eigentlichen Gegenstand und auf das Ziel, das Sie mit der Besprechung verfolgen, zurückzulenken.
Setzen Sie bewusst bestimmte Gesprächstechniken ein
Dieses Arsenal besteht aus nichts anderem als bestimmten Gesprächstechniken, wie z.B. den folgenden:
- Verbalisieren: Gefühle offen aus- und ansprechen. Beispiel: „Sie ärgern sich also über ...“
- Paraphrasieren: Die Aussage des Gesprächspartners mit eigenen Worten wiedergeben. Beispiel: „Sie sagen also, dass ...“
- Ich-Botschaften verwenden: Die eigenen Gefühle und das, was sie ausgelöst hat, werden in „Ich“-Form, also nicht verallgemeinernd, ausgesprochen. Beispiel: „Als ich feststellte, dass Du zu spät gekommen bist, war ich sehr enttäuscht!“
- Argumentationsketten aufbauen: In mehreren logisch aufeinanderfolgenden Schritten wird der Gesprächspartner so mitgenommen, dass er von Ihrem Vorschlag überzeugt sein kann bzw. dass die Basis für weiterführende Argumentationen geschaffen wird.
- Bestätigen: Greifen Sie den Gedanken Ihres Gesprächspartners zunächst auf, zeigen Sie Verständnis für seine Sichtweise und argumentieren Sie anschließend aus Ihrem fachlichen Blickwinkel.
Mithilfe dieser und anderer Techniken behalten Sie im Gespräch „das Heft in der Hand“, bleiben auf der Beziehungsebene souverän und können Ihre Ziele kommunikativ erreichen.
Geben Sie jeder Besprechung eine klare Struktur
Jede Besprechung besteht im Grunde aus den immer gleichen grundlegenden Elementen. Bereiten Sie sich anhand dieser Elemente auf Ihre Unterredungen vor. Dadurch haben Sie immer eine Richtschnur, an der Sie sich orientieren können, wenn jemand vom Thema abweicht.
- Thema: Welches ist der Anlass der Besprechung?
- Intention: Welchem Zweck dient die Besprechung vorrangig: Information, Meinungen einholen, Entscheidungen herbeiführen, Problem lösen etc. ?
- Ziel: Welches Ziel verfolgen Sie mit und in der Besprechung: Unternehmensziele verfolgen, bei den Zuhörern Bereitschaft wecken, Gesprächsverlauf sachlich gestalten etc. ?
- Rollenklärung: Wie werden / sollen sich die Teilnehmer verhalten: als Zuhörer, Informationsgeber, Entscheider u. a.?
- Leitfrage: Welche Kernpunkte wollen Sie vor allem ansprechen?
- Ergebnis: Was muss am Ende herauskommen, damit Sie die Besprechung als Erfolg werten können?
