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Bei der Sozialversicherungsnummer handelt es sich um eine Buchstaben- und Ziffernfolge, die zur Identifikation von Personen im Sozialversicherungswesen dient. Der Arbeitnehmer erhält mit seinem Einstieg in die gesetzliche Rentenversicherung eine solche Sozialversicherungsnummer, die sein gesamtes Versicherungsleben über gültig bleibt.

Mit dem Einstieg ins Berufsleben wird jeder Arbeitnehmer in das Netz des Sozialversicherungswesens integriert, so dass grundsätzlich jeder Arbeitnehmer eine Sozialversicherungsnummer benötigt.

Früher bekam jeder Arbeitnehmer dann den Sozialversicherungsausweis zugeschickt. Auf ihm standen unter anderem die Versicherungsnummer, der vollständige Name und der Geburtsname. Seit Januar 2011 ist der Ausweis in früherer Form entfallen. Ein Schreiben des Rentenversicherungsträgers mit den entsprechenden Angaben ersetzt ihn.

Der Arbeitgeber ist für die An- und Abmeldung seiner Angestellten bei der Sozialversicherung verantwortlich. Die Anmeldung erfolgt bei der Krankenkasse, die sie an die anderen Träger (die Bundesagentur für Arbeit, die Pflegekassen und eben die Deutsche Rentenversicherung) weiterleitet.

Grundsätzlich ist entscheidend, ob es sich dem neuen Arbeitnehmer um einen Berufseinsteiger handelt oder nicht. Ist der Arbeitnehmer Berufseinsteiger, erhält er mit der Anmeldung bei der Sozialversicherung durch seinen Arbeitgeber erstmalig seine Sozialversicherungsnummer zugewiesen. Diese gilt dann ein Leben lang

Ist der Arbeitnehmer kein Berufseinsteiger, muss er seinem Arbeitgeber bei der Neueinstellung den Sozialversicherungsausweis mitsamt Nummer vorlegen, so dass dieser die Anmeldung bei der Sozialversicherung vornehmen kann. Die einmal zugewiesene Sozialversicherungsnummer bleibt also ein Leben lang dieselbe.

In einigen Branchen müssen die Beschäftigten ständig ein Dokument bei sich führen, mit dem sie sich gegenüber dem Zoll ausweisen können. Früher war das der Sozialversicherungsausweis. Heute reicht ein Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz. Dieses Dokument müssen sie auf Verlangen dem Zoll vorlegen. Als Arbeitgeber müssen Sie nachweisen können, dass Sie Ihre Mitarbeiter schriftlich darauf hingewiesen haben, dass sie ein solches Dokument bei der Arbeit bei sich tragen müssen.

Das gilt für folgende Branchen:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Unternehmen der Frostwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft

Der Aufbau der 12-stelligen Sozialversicherungsnummer erfolgt stets nach demselben Schema:

• Die Stellen 1 und 2 richten sich nach der Bereichsnummer der Vergabeanstalt.
• Die Stellen 3-8 setzen sich aus dem Geburtsdatum des Versicherten zusammen.
• Die Stelle 9 bildet der Anfangsbuchstabe des Geburtsnamens des Versicherten 
• Die Stellen 10 und 11 benennen die sogenannte Seriennummer.
• Die Stelle 12 bildet die sogenannte Prüfziffer.

Den Sozialversicherungsausweis erhält der Arbeitnehmer (indirekt über die Krankenkasse) vom Rentenversicherungsträger. Ob er diesen stets bei sich tragen muss, hängt  von der Art der Tätigkeit ab. Bei Verlust kann er direkt bei der Krankenkasse neu beantragt werden.