Neben Kundenakquise sind Ausschreibungsverfahren eine interessante Möglichkeit neue Aufträge zu erhalten. Der große Vorteil: Der Auftraggeber weiß, was er will und hat sich bereits für die Auftragsvergabe entschieden. Dahingehend muss somit keine Überzeugungsarbeit mehr geleistet werden. Wer den Zuschlag bekommt, hängt allerdings von den Angeboten der Bieter ab. Welche Vergabeverfahren gängig sind und wie Unternehmen ihre Chancen im Rennen um Aufträge verbessern können, wird in diesem Beitrag thematisiert.

Auftragsvergabe durch öffentliche Stellen

Vergeben beispielsweise Kommunen, Länder oder Bund Aufträge, handelt es sich um Ausschreibungen der öffentlichen Hand. Die Vorgaben sind hier besonders streng. In der Regel kommt das offene Vergabeverfahren zum Einsatz, es können sich also diverse Unternehmen für den Auftrag bewerben. Den Ausschreibungen zugrunde gelegt, werden die Vorschriften und Regeln des Vergaberechts. „Durch die Gebote der Gleichbehandlung, Nichtdiskriminierung und Transparenz soll es einen fairen Wettbewerb zwischen den bietenden Unternehmen sicherstellen und Korruption und Vetternwirtschaft wirksam verhindern“, fasst das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) in einem Artikel über die Rechtsgrundlagen auf Bundeebene zusammen.

Das BMWi bestimmt den Rechtsrahmen für das öffentliche Auftragswesen in der Bundesrepublik.

Das wirtschaftlichste Angebot bekommt den Zuschlag

Welches Unternehmen den Zuschlag erhält, hängt maßgeblich von den Wertungskriterien ab. Letztere werden deshalb auch gern als Zuschlagskriterien bezeichnet. Anhand dessen prüft die Vergabestelle (Auftraggeber) die Angebote und entscheidet sich für einen Bieter (Auftragnehmer). Mit Hilfe von auftragsbezogenen Wertungskriterien lassen sich Angebote hinsichtlich ihrer Wirtschaftlichkeit vergleichen, also hinsichtlich des Verhältnisses zwischen Leistung und Preis. Neben dem Preis als betriebswirtschaftliches Primärkriterium können Sekundär-Kriterien wie soziale Aspekte und Umweltfaktoren in die Entscheidung einbezogen werden. „Beispiele möglicher Wertungskriterien sind je nach Fall und einschlägiger Vergabeordnung Langlebigkeit, Lebenszykluskosten, Rentabilität, Arbeitssicherheit, Benutzerfreundlichkeit, Betriebskosten (z. B. Energieverbrauch, Versicherung), technische Wertigkeit, Folgekosten (z. B. Ersatzteil- oder Entsorgungskosten), Umwelteigenschaften, Ästhetik und Lieferzeitpunkt“, heißt es auf dem Wissensportal des Informationsdienstes für Ausschreibungen ibau GmbH im Rahmen der Erklärung des Begriffs Wirtschaftlichkeit zur Aufstellung zielführender Kriterien. Zuschlagskriterien müssen in der Ausschreibungsbekanntmachung beziehungsweise den Vergabeunterlagen angegeben werden. Und zwar in der Reihenfolge ihrer Gewichtung. Damit wird sichergestellt, dass potenzielle Auftragnehmer die Kriterien beim Erstellen ihres Angebots berücksichtigen können und die gleichen Chancen haben.

EU-Schwellenwerte für öffentliche Ausschreibungen

In der Regel werden heutzutage Ausschreibungen von öffentlichen Stellen elektronisch veröffentlicht, auch eVergabe genannt. Ob die Vergabe offen oder beschränkt erfolgt, hängt vom EU-Schwellenwert ab. Hier gibt es erhebliche Unterschiede hinsichtlich der Branche, einige Beispiele:

• Bauleistungen: EU-Schwellenwert 5.548.000 Euro
• Liefer- und Dienstleistungsaufträge (z. B. Bereich Verkehr, Energie, Sicherheit): EU-Schwellenwert 443.000 Euro
• Sonstige Liefer- und Dienstleistungsaufträge: EU-Schwellenwert 221.000 Euro

Sind öffentliche Projekte teurer als diese Schwellenwerte, ist die EU-weite Ausschreibung erforderlich. Damit soll der internationale Wettbewerb geschützt werden.

Ergänzend zur offenen gibt es die beschränkte Ausschreibung, an der Minimum drei Unternehmen teilnehmen und von einem öffentlichen Auftraggeber dazu aufgefordert werden, Angebote abzugeben. Dieses Vergabeverfahren kommt unter anderem bei dringenden Aufträgen zum Einsatz oder wenn die offene Ausschreibung kein wirtschaftliches Angebot hervorgebracht hat. Aber auch, wenn es nur wenige Unternehmen gibt, die den Auftrag fachkundig durchführen können oder Bewerbungen einen unverhältnismäßig hohen Aufwand bedeuten würden.

Verhandlungsvergabe § 12 UVgO

Das freihändige Vergabeverfahren ist im Gegensatz zur beschränkten Ausschreibung nicht förmlich. Der Gesetzgeber gibt keine Form oder Fristen vor. Dennoch werden auch hier ausgewählte Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert. Preis und Auftragsinhalt sind aber frei verhandelbar. Der Begriff „freihändige Vergabe“ stammt aus der VOL/A, Teil A der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen und wurde im Oktober 2018 im Rahmen der neuen Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) durch „Verhandlungsvergabe“ ersetzt. Wobei die alte Bezeichnung für Bauaufträge weiterhin besteht. Bei der Verhandlungsvergabe gibt es bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen. Darunter eine ausreichende Leistungsfähigkeit der Unternehmen sowie Fachkenntnisse. Möglicherweise müssen Betriebe hierfür Leistungsnachweise vorlegen.

Angaben bei Ausschreibungen

Eine Ausschreibung informiert über Auftraggeber, das Vergabeverfahren und die Auftragsart. Bieter erfahren in der Ausschreibung, wo das Projekt realisiert werden soll, welche Gerätschaften womöglich für die Erledigung der Arbeiten erforderlich sind und was von Bewerbern generell verlangt wird. Auch wichtige Fristen für Bewerbung und Projekt sind angegeben.

Chancen erhöhen

Das Bewerben auf ausgeschriebene Aufträge erfordert einen nicht zu unterschätzenden Zeitaufwand. Insbesondere junge, kleine und mittlere Unternehmen müssen kritisch abwägen, ob sich dieser Einsatz lohnt. Denn auch, wenn ein anderer Betrieb den Zuschlag erhält, gibt es keine Entschädigung für die investierte Zeit. Eine weitere wichtige Überlegung ist, wo sich Ausschreibungen finden lassen, die möglichst optimal zum individuellen Leistungsspektrum passen. Spezielle Ausschreibungsdienste können dahingehend vorteilhaft sein.

Allgemeine Tipps zur Bewerbung:

• Formalitäten einhalten: Viele Unternehmen scheitern bei öffentlichen Ausschreibungen bereits an der Einhaltung von Förmlichkeiten. Das Verfahren ist jedoch derart streng, dass Betriebe wegen kleiner Fehler ausgeschlossen werden.
• Vollständigkeit: Vergisst ein Bewerber seinem Angebot Unterlagen hinzuzufügen, die von der Vergabestelle gefordert wurden, folgt der Ausschluss des Bieters. Deshalb gilt: Ausschreibung sorgfältig lesen!
• Pünktlichkeit: Treffen Angebote nach Ablauf der Frist beim Auftraggeber ein, ist das Unternehmen automatisch ausgeschlossen.
• Erfahrung: Bewerber, die bereits bei ähnlichen Projekten Erfolge feiern konnten, sollten dies im Bewerbungsschreiben erwähnen. Nicht übertrieben selbstlobend, aber selbstbewusst. Beim Formulieren geht es darum, sich möglichst kurz zu fassen und trotzdem alle wesentlichen Angaben einzubringen.
• Beschränken: Öffentliche Ausschreibungen informieren klar, was gefordert ist. Bewerber sollten keinesfalls versuchen für Vergabestellen mitzudenken und beispielsweise zusätzliche Posten aufzuführen.

Kleinunternehmer sind gut beraten freihändige beziehungsweise beschränkte Ausschreibungen zu bevorzugen. Im Vergleich zu regulären öffentlichen Ausschreibungen müssen sie sich gegen weniger Wettbewerber durchsetzen. Dabei ist es ratsam auf den persönlichen Kontakt mit Vergabestellen Wert zu legen. Sind Angaben in Ausschreibungsunterlagen schlecht verständlich, dürfen sich Unternehmen nicht scheuen bei Vergabestellen nachzuhaken. Dies zeugt von Sorgfalt und beugt Fehlern im Angebot vor.

Lesen Sie hier, welche Optionen Gründer im Bereich öffentlicher Ausschreibungen haben.