22.05.2009

Einkaufscontrolling

Erkennen Sie die Stärken und Schwächen im eigenen Einkauf

Wenn auch Sie sicher sein wollen, dass Sie mit dem eigenen Einkauf gut organisiert sind und erfolgreich mit den richtigen Werkzeugen arbeiten, dann verschaffen Sie sich einen professionellen Überblick. Nutzen Sie aktuelle Benchmarks zum Vergleich mit anderen – mit den Besten.

Wäre es nicht ausgezeichnet, wenn Sie mit hoher Sicherheit feststellen könnten, wie gut Ihre Einkaufsleistung aktuell ist?

Die entsprechenden Benchmarks finden Sie in den verschiedensten Untersuchungen und Studien wieder.

Nutzen Sie Informationen aus Veröffentlichungen

Solche Studien belegen aber auch, welche Potenziale Sie im Einkauf nutzen können.

Je nach Studie erreichen beispielsweise die Topunternehmen durchschnittlich 3 bis 8 Prozent höhere Kostenreduzierungen bei den Materialkosten als der jeweilige Branchendurchschnitt. Woran liegt das nur?

Suchen Sie keine direkte Antwort auf diese Frage! Sie müssen Ihre Ergebnisse mit denen der Besten vergleichen und dann die richtigen Schlussfolgerungen für sich daraus ziehen!

Organisationen zeigen eindeutige Potenzialschwerpunkte auf
Oftmals sind es einkaufstechnische, organisatorische und methodische Maßnahmen. Es fallen regelmäßig die gleichen Themenschwerpunkte wie beispielsweise …

KeyCommodity Management,
Konzentration des Lieferantenstamms und der aktiven Artikel,
Verwendung der passenden Sourcing-Strategien,
Einsatz und Nutzung von eBusiness-Tools
kennzahlenbezogenes Einkaufscontrolling als Potenzial auf.

Möglicher Nutzen aus einem Benchmarking

Vergleichen Sie auf der Grundlage objektiver Daten die Effizienz und Leistungsfähigkei Ihrer Einkaufsorganisation mit den besten Unternehmen.
Erkennen Sie Ihre Kostensenkungspotenziale durch eine nachvollziehbare Darstellung Ihres Ergebnisses im Vergleich zu den Topeinkaufsorganisationen.
Treffen Sie kluge organisatorische Entscheidungen auf der Basis einer Ergebnisübersicht Ihrer Kennzahlen im Vergleich zu den Besten.

Wenn Sie Benchmarking als Chance für sich betrachten, haben Sie mindestens die Möglichkeit eines internen oder eines externen Benchmarkings.

Internes Benchmarking

Bei einem internen Benchmarking erarbeiten Sie Messgrößen, die Sie nutzen können, um intern – also im Vergleich mit anderen Fachbereichen oder möglichen anderen Einkaufsabteilungen der eigenen Unternehmensgruppe – zu vergleichen.

Externes Benchmarking

Das ist eine Form des Benchmarking, bei der Sie sich mit entweder einem oder mehreren Einkaufsabteilungen eines oder mehrerer anderer Unternehmen „messen“.

Es ist ein aufwendiger und sensibler Prozess. Sie brauchen den richtigen Partner, Sie brauchen die Freigabe im eigenen Unternehmen und Sie brauchen die Offenheit Ihrer Mitarbeiter.

Sie benötigen aber auch einen offenen Partner, der Interesse an Ihren Messgrößen und Kennzahlen hat, um für sich einen Nutzen erzielen zu können. Das ist eher schwierig und sehr aufwendig!

Zugriff auf neutralisierte Benchmarks

Als Alternative können Sie erarbeitete Veröffentlichungen nutzen. Studien, Untersuchungenund Veröffentlichungen von Beratungsunternehmen und Verbänden, die sich mit der Einkaufsfunktion intensiv beschäftigt haben.

Der BME (Bundesverband Materialwirtschaft Einkauf und Logistik e. V.) hat sich mit diesem Thema intensiv beschäftigt und eine entsprechende Möglichkeit geschaffen.

Wenn Sie als Einkauf diesen Benchmarking- Service in Anspruch nehmen wollen, dann haben Sie die Möglichkeit gegen ein entsprechendes Honorar auf die Auswertungen zuzugreifen.

Der BME garantiert Ihnen, dass dieses Benchmarking neutral und vertraulich durchgeführt wird. Sie benchmarken so Messgrößen oder Indikatoren, die Ihnen tatsächlich Rückschlüsse auf die Effizienz Ihrer eigenen Einkaufsabteilung liefern.

Insgesamt liefert Ihnen das BME-Benchmarking neben Informationen zur Teilnehmerstruktur insbesondere Auswertungen zu folgenden Bereichen:

Beispiele:

Einkaufsvolumen in % vom Umsatz

Dies hilft Ihnen bei der Vergleichbarkeit der eigenen Auswertung.

Einkaufsvolumen je Einkaufsmitarbeiter

Dies zeigt auf, welche Verantwortung und Arbeitsbelastung der Mitarbeiter im Vergleich existiert.

Einkaufskosten zum Umsatz

Das ist eine sehr interessante Kenngröße! Sie gibt Aufschluss über die eigenen Prozesskosten im Einkauf – und im Vergleich.

Kosten des Bestellvorgangs

Eine bekannte Kenngröße mit echter Vergleichsmöglichkeit. Achten Sie allerdings auf den Weg der Berechnung.

Durch den Einkauf verhandeltes Einkaufsvolumen

Sie sehen im Vergleich zu anderen Unternehmen, ob im eigenen Einkauf tatsächlich genug verhandelt wird.

Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge abgesichert

Die Kennzahl kann über Branchen hinweg erkennen lassen, wie bedeutsam die Versorgungssicherheit erscheint – oder ob sich der Einkauf eher strategisch organisieren sollte. Sie liefert in Verbindung mit der eBusiness- Intensität spannende Informationen.

Weiterbildungskosten je Einkaufsmitarbeiter

Dabei handelt es sich um eine äußerst wichtige Information. Sie zeigt auf, wie bedeutsam oder unwichtig Weiterbildung und Qualifizierung im Einkauf ist. Interessant ist immer wieder zu sehen, dass Unternehmen die top in der Leistung auch top in der Qualifizierung sind.

eProcurement/eSourcing implementiert (€-Anteil)

Das ist eine nüchterne und klare Information über den Nutzen und den Erfolgsbeitrag der eBusiness-Technologie.

Nutzung externer Beschaffungsdienstleister

Diese Kennzahl kümmert sich um ein Thema, das in einigen Unternehmen noch zu den Unbekannten gehört.

Reklamationsquote in Prozent

Diese Kennzahl liefert sehr interessante Information über den Zusammenhang von Topergebnissen und schlechten Lieferanten.

Einkaufskosten prozentual zum Einkaufsvolumen

Sie liefert einen Beitrag zur Aufklärung eines oft diskutierten Themenbereichs: In welchem direkten Zusammenhang stehen die Einkaufskosten zum Einkaufsvolumen?

Aktive Lieferanten

Kennzahl die aufzeigt, ob Topunternehmen aktiv an der Gestaltung der Lieferantenanzahl arbeiten.

Durchschnittliche Anzahl der Artikel je Lieferant

Das ist eine tolle Vergleichsmöglichkeit, um zu zeigen, welche Effekte die Bündelung der Einkaufsvolumen haben kann.

Materialkostensenkung per Anno in Prozent

Das ist eine klassische Vergleichsgröße, um die Einkaufsleistung aufzuzeigen. Im direkten Vergleich ist sie nochmals interessanter.

Liefertermintreue aller Lieferanten

Diese Kennzahl liefert Informationen über den Zusammenhang von Topergebnissen und schlechten Lieferanten.

Nutzung von Einkaufskooperationen

Diese Kennzahl kümmert sich um ein Thema, das in einigen Unternehmen noch zu den Unbekannten gehört.

Benchmarking liefert Informationen über die Effizienz des Einkaufs

Benchmarking liefert Ihnen eine Darstellung des eigenen Ranking zu den ausgewählten Kennzahlen.

Es wird für Sie möglich, zumindest im Vergleich zu den sich am Service-Projekt beteiligten Unternehmen zu erkennen, wie sich der eigene Einkauf platzieren kann.

Wo steht Ihr Unternehmen im Vergleich zu den Gesamtteilnehmern des Benchmarks?
Bei welchen Kennzahlen liegt Ihr Einkauf im letzten Drittel?
Wo steht Ihr Unternehmen im Verhältnis zum Durchschnitt und den Topunternehmen aller Teilnehmer, Ihrer Branche und Ihrer Umsatzklasse?

Weitere ausführlichere Informationen finden Sie auf der Interpräsenz des BME www.BME.de – unter dem Registerpunkt Dienstleistung / Benchmark Service / Effizienz im Einkauf.

Markus Lemme, Einkaufstrainer