Rahmenlieferverträge: Sicherheit und Bindung beider Vertragsparteien

Beispiel

Bei einem Ihrer Hauptlieferanten möchten Sie so nebenbei mal wieder Bestellung für diesen Monat abgeben, doch plötzlich läuft es nicht mehr so glatt. Der Lieferant sendet als Antwort ein Fax mit neuen Preisen und längeren Lieferzeiten, was wiederum Ihre Kalkulation völlig durcheinander wirft.

Rahmenlieferverträge sind bindend

Mit einem vorab vereinbarten Rahmenliefervertrag hätte das nicht passieren können. Einen Rahmenliefervertrag abzuschließen, kann für beide Geschäftsparteien ein Gewinn sein. Zum einen bietet dieser Ihnen als Käufer die Sicherheit, die Ware stets dann zu erhalten, wenn Sie diese auch benötigen und zum anderen die Möglichkeit, günstigere Konditionen auszuhandeln als dies bei Einzelabschlüssen möglich wäre. Die Erfüllung kurzfristiger Sonderlieferungswünsche, weitere Sonderkonditionen oder anderer Besonderheiten können mithilfe eines bestehenden Rahmenliefervertrages eher realisiert werden.

Rahmenlieferverträge schaffen Vertrauen

Sie als Käufer werden in der Gunst des Lieferanten bzw. Verkäufer als „fester“ Kunde noch ein Stück weiter höher steigen, als Sie dies wahrscheinlich bereits jetzt schon sind. Weiß er doch, dass Sie seine Ware zu schätzen wissen und er Sie als Kunden seinem Konkurrenten weggeschnappt hat. Auch hat er durch den Abschluss eines Rahmenliefervertrags die Sicherheit, dass sein Unternehmen einen weiteren festen Kunden gewonnen hat, welcher seinen Geschäftserfolg mit vorantreibt und unterstützt.

Hinweis

Beide Vertragsparteien haben stets Rechte, aber auch Pflichten. Wenn Sie sich entschließen, mit einem Lieferanten einen Rahmenliefervertrag abzuschließen, müssen Sie sich im Klaren darüber sein, dass Sie hier auch Verpflichtungen eingehen. Ihre Pflicht besteht hier hauptsächlich darin, die Ware auch wirklich abzunehmen und den dafür im Vertrag festgeschriebenen Betrag zu bezahlen. Wenn Sie zu schnell handeln und ein paar Wochen später einen günstigeren Lieferanten finden, dessen Ware vielleicht sogar noch besser ist, müssen Sie sich dennoch an den geschlossenen Vertrag halten. Also überlegen Sie sich vorab genau, ob Sie sich vertraglich so fest binden möchten.

Achten Sie auf individuell vereinbarte Verträge

Wie bei jedem Einkauf sollten Sie auch beim Abschluss eines Rahmenliefervertrags versuchen, für sich die besten Konditionen auszuhandeln. Da nicht jeder Lieferant und dessen Ware mit einem anderen Lieferanten und anderen Waren vergleichbar ist, sollten Sie jeden Rahmenliefervertrag auch als individuellen und nicht austauschbaren Einzelvertrag ansehen.

Tipp

Ein Rahmenliefervertrag gehört zu den Verträgen, die stets individuell vereinbart werden sollten. Musterverträge oder gleichartige Rahmenlieferverträge mit anderen Lieferanten sollten Sie hier nur als Kontrolle dafür heranziehen, damit Sie keine wichtigen Vertragsinhalte vergessen.

Beschreiben Sie möglichst alle entscheidenden Parameter

So ist neben den allgemein üblichen Bezeichnungen der Vertragsparteien auch die genaue Bezeichnung der Ware von großer Bedeutung. Es genügt nicht, den Vertragsgegenstand nur mit „Schrauben“, „Papier“ oder gar nur als „Ware“ zu betiteln. Auch wenn Sie bereits seit Jahren immer das gleiche Produkt bei Ihrem Vertragspartner einkaufen, sollten Sie es trotzdem genau beschreiben bzw. bezeichnen. Der Lieferant hätte sonst die Möglichkeit, die Ware nach seinem gut Dünken auszutauschen, ohne hier einen Vertragsbruch zu begehen – und Sie müssten die Ware auch noch abnehmen und bezahlen. Dies ist auch dann der Fall, wenn der Lieferant vielleicht nur zwei oder drei Produkte verkauft und es eigentlich aus Ihrer Sicht klar gewesen ist, was im Vertrag gemeint sein sollte. Also achten Sie besonders gerade auf die „Selbstverständlichkeiten“, welche sich in der bisherigen Geschäftsbeziehung mit Ihrem Lieferanten entwickelt haben.

Erstellen Sie vorab eine Liste, was Ihnen wichtig erscheint

Bevor Sie in die Vertragsverhandlungen gehen, sollten Sie genau klar darüber im Klaren sein, was in dem Rahmenliefervertrag alles geregelt und vor allem wie es geregelt sein soll. Durch den Rahmenliefervertrag haben Sie jetzt die Möglichkeit, beispielsweise zahlungsrelevante Bedingungen abzuändern, Liefervereinbarungen neu zu überdenken und eventuell auch Haftungsfragen neu zu klären. Wichtig wäre ebenfalls, wie die Frage der Lagerhaltungskosten geklärt werden kann. Wenn der Lieferant seine Ware für Sie auf Abruf bereit hält und Sie diese nach Ihrem Bedarf abrufen können, so sollten Sie sich auch Gedanken über dessen Lagerhaltungskosten machen.

Hinweis

Vielleicht ist es besser, eine bestimmte Menge zu bestimmten Zeiten abzurufen und diese dann selbst solange einzulagern, bis Ihre Kunden bzw. Ihre Produktion die Ware auch benötigt. Allerdings müssen Sie sich auch hier an die gesetzlichen Vorschriften halten. Aber innerhalb dieser Grenzen haben Sie nun den vollen Handlungsspielraum.

Tipp

Um bei der Gestaltung des Rahmenliefervertrags auch alle rechtlichen Möglichkeiten voll auszuschöpfen, sollten Sie juristische Hilfe in Anspruch nehmen. Die Kosten, die hierfür entstehen, können Sie durch eine geschickte Vertragsgestaltung schnell wieder eingespart haben.

Allgemeine Geschäftsbedingungen beachten

Haben Sie oder Ihr Lieferant Allgemeine Geschäftsbedingungen, welche Sie grundsätzlich als Grundlage für jeden Kaufvertrag heranziehen? Dann sollten Sie auch deren Inhalte genau überprüfen und eventuelle anderweitige Abreden im Rahmenliefervertrag darauf abstimmen bzw. hierauf eindeutig Bezug nehmen. So kann es nicht passieren, dass auf einmal die Allgemeinen Geschäftsbedingungen Ihres Lieferanten den neu geschlossenen Vereinbarungen im Rahmenliefervertrag plötzlich einen anderen Sinn geben. Zwar haben gemäß § 305b BGB Individualabreden Vorrang gegenüber den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, doch ist eine Prüfung hier auf jeden Fall sinnvoll und anzuraten, um späteren Missverständnissen oder gar gerichtlichen Streitigkeiten aus dem Weg zu gehen.

Rahmenlieferverträge sollten schriftlich abgeschlossen werden

Um hier auch allen Missverständnissen aus dem Wege zu gehen, sollten Rahmenlieferverträge schriftlich abgefasst und von beiden Parteien unterschrieben werden, auch wenn dies gesetzlich nicht so vorgeschrieben ist. Nur so gewährleisten Sie, dass spätere Auslegungsversuche oder Umdeutungen ausgeschlossen sind. Das gilt auch die Festlegung der Form – fernmündlich, schriftlich, auf elektronischem Weg (Telefax oder E-Mail) – welche eingehalten werden muss, wenn Abrufe aus dem Rahmenliefervertrag vorgenommen oder aber auch Änderungen am eigentlichen Vertrag notwendig wären.

Checkliste: Rahmenvertrag

Herausgeber: Markus Lemme

Markus Lemme hat langjährige und internationale praktische Erfahrung im Einkaufsmanagement. Er ist einer der erfolgreichsten Einkaufstrainer und Berater sowie Coach für viele Einkaufsabteilungen