Wie Sie effektiv im Einkauf arbeiten!
Sowohl als Fach- wie auch als Führungskraft im Einkauf kommt es sehr darauf an, dass Sie über ein gutes und strukturiertes Selbstmanagement verfügen. Nebenbei ist dies auch die Grundvoraussetzung für ein funktionierendes Zeitmanagement. Wir haben Ihnen in diesem Beitrag einige wertwollte Tipps und Hinweise zum Selbstmanagement zusammengetragen, die Ihnen helfen, sich selbst besser zu organisieren bzw. Sie auch in Ihrer Rolle als Führungskraft unterstützen. Sie können Ihren Anspruch ins Team einbringen und dadurch als Einkaufsabteilung wesentlich effektiver arbeiten.
Was ist Selbstmanagement?
Das Selbstmanagement umfasst Techniken, die die Zeit- und Zielplanung eines Individuums betreffen. Es bezieht sich nicht nur auf das Arbeitsleben, sondern schlägt zudem eine Brücke zwischen Zeitund Zielmanagement unter Berücksichtigung auch anderer Lebensumstände wie Familie/Kontakte, Sinn/Kultur und Körper/ Gesundheit.
Das Selbstmanagement verfolgt das Ziel, sich selbst zu managen. (Quelle z. B. Wikipedia)
Effizienz und Effektivität im Arbeitsumfeld
Selbstmanagement ist sicherlich ein weiter Begriff und geht stark in den Bereich der persönlichen Kompetenz oder auch der emotionalen Intelligenz. Wir werden uns deshalb in diesem Beitrag vor allem auf die Punkte und Aspekte des Selbstmanagements konzentrieren, die eine direkte Auswirkung auf die Effektivität Ihrer Arbeit und die Ihres Einkaufteams haben.
Es soll in diesem Kontext in erster Linie darum gehen, die Organisation Ihres Alltags in der Abteilung, im Team und damit letztlich natürlich auch im Unternehmen zu verbessern sowie effizient zu gestalten.
Motive: Was ist wirklich wichtig?
Neben dem einfachen Setzen von Prioritäten (dies kennen wir aus dem Zeitmanagement) geht es beim Selbstmanagement auch darum, dass wir ergründen, was uns im Leben wirklich wichtig ist, was uns antreibt und uns weiterbringt. Orientiert an Steven Reiss, einem amerikanischen Psychologen, kann man verschiedene Motive dazu definieren. Diese bedingen ein Endziel, das man erreichen möchte und auch ein Verhalten, das dies begleitet.
Tipp: Nutzen Sie diese Tabelle, um Ihre Grundmotive herauszufinden. Es fällt Ihnen dann sicherlich leichter zu definieren „was Ihnen wirklich wichtig ist“ (z. B. bezogen auf Ihre Aufgabe, Ihren Job usw.). Seien Sie an dieser Stelle möglichst ehrlich zu sich selbst und Sie werden einen sehr positiven Effekt für Ihr Selbstmanagement erleben!
Denn laufen unsere täglichen Aufgaben völlig unseren Grundmotiven entgegen, werden wir es sehr schwer haben und auf Dauer nicht erfolgreich sein. Wir sollten möglichst mit Spaß an die Aufgaben gehen, damit wir die Leistung erbringen können, die wir und andere von uns erwarten.
Kennen Sie Ihre Stärken und Schwächen
Im Kontext „Selbstmanagement“ sollten Sie sich als Führungskraft im Einkauf intensiv mit Ihren Stärken und Schwächen beschäftigen. Nur wer sich seiner eigenen Fähigkeiten bewusst ist, hat ein optimales Zeitmanagement. Denn so können Sie einschätzen, wie leicht Ihnen z. B. eine bestimmte Aufgabe fallen wird und wie groß Ihr Zeitbedarf dafür ist. Klarer Vorteil dabei: Ihr Selbstmanagement fällt besser aus!
Experten-Rat: Erstellen Sie von sich und auch von Ihrem Team ein Stärken-Schwächen-Profil. (Tipp: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter selbst ein Profil erarbeiten.) Sie haben so einen guten Ansatz, um Aufgaben innerhalb des Einkaufs so zu verteilen, dass Sie effektiv arbeiten können.
Doch wo liegen meine Stärken und Schwächen; … und die meines Teams? Erstaunlich ist, dass es den meisten Menschen leicht fällt, ihre Schwächen zu beschreiben. Mit Stärken ist das nicht so einfach
Tipp: Ermitteln Sie Ihre Stärken über Ihre Schwächen. In jeder Schwäche steckt nämlich eine Stärke und umgekehrt. Probieren Sie es aus. Sie werden sehen: Es funktioniert (vgl. Beispiele im Anschluss an diesen Tipp).
- Schwäche = Unpünktlichkeit
- Stärke = Flexibilität, Reaktionsfähigkeit
- Schwäche = Kleinigkeitskrämerei
- Stärke = “dran bleiben wollen“
Auch Ihre Ziele sollten stimmen Auch im Selbstmanagement spielen Ziele und Zielvereinbarungen eine wichtige Rolle. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre und die Ziele Ihres Teams richtig formulieren und festschreiben. Gehen Sie dabei SMART vor (Sie kennen die SMART-Formel aus einigen Beiträgen des EK-Profi aktuell). Richten Sie Ihr Augenmerk noch einmal ganz besonders auf die Formulierung und nehmen Sie sich in Acht vor falsch formulierten Zielen: „Im Laufe des Jahres versuche ich, mein Arbeitsfeld so umzugestalten, dass ich eventuell nicht mehr so entgegen meiner Motive arbeite.“ Mit solch schwach formulierten Zielen werden Sie Ihr Selbstmanagement kaum verbessern können. Setzen Sie sich realistische Ziele:
- Die Zieldefinition sollte in einem klaren, positiven Satz, der es ermöglicht, eine bildhafte Vorstellung vom angestrebten Zustand zu haben, formuliert sein.
- Legen Sie den genauen Zeitpunkt der Zielerreichung fest.
Ja und Nein: Schlüsselfunktion im Selbstmanagement
Bei einem guten Selbstmanagement gibt es genau zwei mögliche Antworten auf eine Frage: „Ja“ oder „Nein“. Verbannen Sie all die „Weichmacher“ aus Ihrem Wortschatz, wenn es darum geht, konkrete Antworten auf Fragen und Anliegen Ihrer Vorgesetzten und Mitarbeiter zu geben (Beispiele für Weichmacher: mal gucken, schau’n wir mal, vielleicht, eventuell).
Stehen Sie zu Ihrem Ja
Entscheiden Sie sich immer bewusst für ein „Ja“ auf eine Anfrage, dann sollten Sie auch uneingeschränkt zu dieser Antwort stehen. Sobald Sie es abschwächen „… ja, aber nur weil Sie es sind…“ oder „… ja, aber eigentlich habe ich keine Zeit …“ hinterlässt dies bei Ihrem Gegenüber einen schlechten und unverbindlichen Eindruck.
Tipp: Tun Sie das, was Sie zugesagt haben ohne Reuegefühle und tragen Sie die Konsequenzen. Denn nur dann kann Ihnen die zu erledigende Arbeit auch gut von der Hand gehen. Sie haben ja immer noch die Chance, beim nächsten Mal „Nein“ zu sagen.
Was ist dran am „Nein“ sagen?
Komischerweise fällt es uns sehr schwer „Nein“ zu sagen. Gründe hierfür sind oft unbegründete Ängste, wie z. B. dass Sie in Ihrem Team auf Ablehnung stoßen oder dass Sie Angst haben, etwas zu versäumen. Gerade als Führungskraft im Einkauf kommt es darauf an, ein Nein auch einmal gezielt zu platzieren, wenn es die Umstände, Projekte, Vorgaben etc. erfordern. Sie werden es nicht schaffen als „Everybody’s Darling“ durch den Unternehmensalltag zu kommen, sondern Sie werden ab und an auch einmal dem einen oder anderen auf die Füße treten müssen.
Tipp: Legen Sie ein Stück weit Ihre Emotionen zu den Akten und konzentrieren Sie sich auf die Fakten. Sie werden sehen, dass Sie dann mit konsequenten und berechtigten Neins auch durchaus bei Ihrem Team punkten können.
Machen Sie sich fit im Umgang mit Konfliktsituationen, denn nur ein Nein zu vermeiden, weil Sie die Konfrontation scheuen, wird sich auf Dauer nicht auszahlen bzw. Sie als Person und Führungskraft werden ungewollt ins falsche Licht gerückt. Entscheiden Sie, warum und wie wichtig es für Sie ist, in bestimmten Situationen ein Nein zu platzieren und tragen Sie dann auch die Konsequenzen. Sie werden zufriedener mit Ihrem Selbstmanagement sein können und langfristig betrachtet auch effizienter arbeiten. Mit jedem Nein setzen Sie ganz bewusst Prioritäten und treffen klare Entscheidungen. Sie werden für Ihr Team als Führungskraft sichtbar sowie einschätzbar und erfahren Wertschätzung von Ihren Mitarbeitern für Ihre klare und kalkulierbare Linie.
Tappen Sie nicht in die Ja-Falle
Oft werden sogenannte Bitten an Sie herangetragen, die sehr subtil verpackt werden, damit Sie gar nicht „Nein“ sagen können. Achten Sie auf diese Fallen:
- Ihr Gegenüber will bei Ihnen Schuldgefühle auslösen.
- Ihr Gegenüber will Sie erpressen.
- Ihr Gegenüber setzt Sie unter Druck.
- Ihr Gegenüber überrumpelt Sie.
- Ihr Gegenüber schmeichelt Ihnen.
- Ihr Gegenüber fährt die Mitleidstour.
Tipp: Bleiben Sie in allen diesen Situationen bei einem höflichen, bestimmten Nein. Denken Sie daran: Sie sind sachlich und lehnen in diesem Moment nur die Sache ab – und nicht die Person! Fünf Punkte für Ihr besseres Selbstmanagement
- Denken Sie lösungsorientiert: Auftretende Probleme sind eigentlich zunächst einmal nur neutral. Negativ ist dann in einem nächsten Schritt das, was wir darüber denken.
- Machen Sie Weitsichtigkeit zu Ihrem Prinzip: Erweitern Sie Ihren Horizont und schauen Sie über den Tellerrand hinaus. Nutzen Sie Weiterbildungsprogramme und agieren Sie selbstbestimmt. Versuchen Sie immer einen Schritt weiter zu denken und seien Sie für sich und Ihr Team zukunftsorientiert.
- Haben Sie den Mut, Entscheidungen zu treffen. Schieben Sie nichts auf die lange Bank, das schnell entschieden werden kann. Nehmen Sie sich die Zeit, die Sie für strategische Entscheidungen brauchen.
- Seien Sie dabei aber auch offen für Kompromisse:
Arbeiten Sie mit allen Mitteln an Ihrem Selbstbewusstsein.
Sie treffen treffen dann der Erfahrung nach die bessere Entscheidungen und sind offen für alle Seiten, wenn Sie sich und Ihrer Rolle bewusst sind. - Lernen Sie, Fehler zuzugeben: Geben Sie Fehler zu, arbeiten Sie daran, die Folgen auszubügeln und gehen Sie möglichst konstruktiv damit um.
Und Bauen Sie keine Handlungsblockaden auf, wenn Sie Fehler einfach immer wieder ignorieren.
Innere Balance für ein gutes Selbstmanagement
Die Grundlage für ein zufriedenstellendes Selbstmanagement ist die innere Balance.
Lernen Sie deshalb Ihre Grenzen kennen, achten Sie auf Signale die Ihnen z. B. Ihr Körper sendet und nehmen Sie diese auch ernst. Sind Sie im Ungleichgewicht, wird Ihnen Ihre Arbeit zunehmend zur Last werden und es kann im schlimmsten Fall zum Burn-out kommen.
Um dies zu vermeiden, sollten Sie in jedem Fall an Ihrer Balance arbeiten.
Markus Lemme
