Total-Cost-Betrachtung

Optimales Kosten-Nutzen- Verhältnis erreichen

Momentan ist immer noch in vielen Unternehmen ein bereichsbezogenes Denken zu erkennen. Der Einkauf wird häufig mit Vorgaben konfrontiert, die ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis bei Einkaufsentscheidungen nicht wirklich unterstützen. Im Extremfall findet man ein solches Verhalten sogar so ausgeprägt, dass die Fachbereiche den Einkauf erst so spät in Kaufentscheidungen einbeziehen, dass er nicht mehr wirkungsvoll an den Kosten mit den Lieferanten arbeiten kann.

Warum ist das so? Eine mögliche Erklärung hierfür ist das noch immer ausgeprägte Bild des Einkäufers der vorzugsweise Preise verhandelt. Arbeiten Sie dem entgegen und nutzen Sie hierzu erprobte Werkzeuge.

Die Berücksichtigung aller Kosten zeigt erst den wahren Erfolg

Konzentrieren Sie sich nicht mehr nur auf den Preis alleine. Einsparungen über die Preisverhandlungen sind sicherlich ein guter Beitrag zum Unternehmensergebnis, aber neben diesen sogenannten Savings sollten Sie versuchen, die Gesamtkosten einer Einkaufsentscheidung zu erkennen. Berücksichtigen Sie fortwährend die reellen Kosten aller Beschaffungsaktivität.

Das Prinzip des optimalen Kosten-Nutzen-Verhältnisses einsetzen

Bieten Sie Ihren internen Kunden den besten Gegenwert für die eingesetzten Ressourcen. Betrachten Sie hierzu stets alle messbaren Kosten sowie die erkennbaren Vor- und Nachteile, die über die gesamte Nutzungsdauer der Güter oder Leistungen entstehen können.

Über die Kooperation zum gemeinsamen Einkaufserfolg

Bei Ihrer Einkaufsarbeit werden Sie immer wieder notwendige Überschneidungen mit den anderen Fachbereichen haben. Nutzen Sie solche Situation um aufzuzeigen, welche positiven Auswirkungen Ihre Einkaufsaktivitäten möglicherweise auf die Kosten zu einer Einkaufsentscheidung haben können.

Beispiele hierfür sind:

• Bündelung mit Bedarfen aus anderen Fachbereichen
• Nutzung der Hintergrundinformationen über den jeweiligen Markt
• Mitarbeit bei der Gestaltung von Verträgen, insbesondere bei kaufmännischen Fragen
• Berücksichtigung von Kosten, die erst während der Nutzung des Kaufobjekts auftreten
• Einbezug der Erfahrungen aus vergangenen Einkaufsentscheidungen mit dem ausgewählten Lieferanten
• Tragen Sie durch Ihre Kooperation aktiv an einer Gestaltung der Beziehung zwischen Lieferanten, dem Bedarfsträger und dem Einkauf bei.

Suchen Sie Verbindungen von kurz- und langfristigen Bedarfen

Achten Sie bei der Definition des optimalen Kosten-Nutzen-Verhältnisses darauf, den Bedarf so genau wie möglich zu erkennen. Gegebenenfalls kann es für Sie sehr hilfreich sein, kurz- und längerfristige Bedarfe in angemessener Weise zu verbinden.

Tipp

Bedenken Sie, dass kurzfristige Einkaufsentscheidungen durchaus langfristige indirekte Folgen nach sich ziehen können.

Der „Total Cost of Ownership“- Ansatz im Einkauf

Weil bei nahezu allen Einkaufsentscheidungen am Ende die absoluten Kosten zählen, sollten Sie diese auch in Ihre Handlungsweise einbeziehen. In diesem Zusammenhang spricht man dann auch von einem „Total Cost of Ownership“ (TCO)- Ansatz.

Nutzen durch den Einsatz der TCO-Betrachtung

Wie bedeutsam dieser TCO-Ansatz ist, zeigt Ihnen außerdem die immer größer werdende Zahl an Unternehmen, die von Ihren Einkaufsverantwortlichen verlangen, diese Vorgehensweise ganz konsequent einzusetzen.

Die unterschiedlichen Kosten im TCO-Ansatz

Mit einem gut aufgearbeiteten TCOSystem im eigenen Unternehmen werden Sie als Einkauf in die Lage versetzt, unterschiedliche Kostenkategorien auszuwerten und zu vergleichen.

In der Praxis hat es sich als besonders hilfreich herausgestellt, wenn Sie die Einteilung der Kosten in die 3 Kategorien vornehmen, die im folgenden für Sie dargestellt werden.

Kosten vor einer Einkaufsentscheidung

In diese Kategorie gehören alle Kosten, die vor Ihrer Auftragserteilung oder Bestellung entstehen. Sie betrachten die Kosten vom Zeitpunkt der Bedarfsidentifikation bis zum Abschluss aller Einkaufsaktivitäten (Bestellung). In diese Kategorie gehören auch Ihre Kosten für Verhandlungen, Besuche, Audits usw.

Achtung! Hier können teilweise erhebliche Kosten durch Reise und Abstimmungstätigkeiten entstehen.

Kosten mit der Einkaufsentscheidung

In diese Kostenkategorie gehören alle Kosten, die direkt im Zusammenhang mit Ihrem Vertragsabschluss entstehen. In der Regel sind die hier zu findenden Kosten leicht zuzuordnen und nachvollziehbar.

Kosten während der Nutzung

Den Kosten, die in diese Kostenkategorie gehören, sollten Sie besondere Aufmerksamkeit schenken. Haben Sie Ihre Einkaufsentscheidungen erst einmal getroffen, tauchen plötzlich die unglaublichsten Dinge auf. Stimmen Sie sich sehr genau mit den Bedarfsträgern ab, über welchen Zeitraum Sie die Gesamtkosten zur Einkaufsentscheidung betrachten wollen. Jetzt, nach der Entscheidung, kommt die Wahrheit ans Licht.

TCO-Betrachtung verlangt viel Hintergrundinformation

Wenn Sie eine TCO-Betrachtung als Grundlage für Einkaufsentscheidungen benutzen wollen, sollten Sie zuerst im Unternehmen klären, welche Kosten in den Vergleich einfließen sollen.

Um Ihnen mehrere Anhaltspunkte zu geben, finden Sie nachfolgend einige Beispiele dazu.

Risikoabdeckung bei Einkauf von Gütern aus Asien

Bei Importen aus Asien müssen Sie regelmäßig höhere Risiken abdecken als bei einem Einkauf im eigenen Land. Ein solcher kalkulatorischer Wert kann Ihnen das erhöhte Risiko für beispielsweise folgende Fälle darstellen:

• verspätete Lieferungen mit den daraus resultierenden Konsequenzen
• vollständiger Ausfall der Lieferung
• Lieferung entspricht nicht den Qualitätsvorgaben (Nacharbeiten, aussortieren, verschrotten)
• Erfahrungswerte können Ihnen bei der Berechnung behilflich sein! Verschiedene Pauschalsätze sind in den Unternehmen im Einsatz. Die Zuschläge reichen von 0,5 % bis zu teilweise über 3 % vom Warenwert – je Produkt und Branche.

Gegenüberstellung der unterschiedlichen Lagerkosten

Bei Produkten aus Asien können Sie mit einer durchschnittlichen Lieferzeit von 10 bis 14 Wochen kalkulieren. Die Transportzeit (auf dem Seeweg) bis zum eigenen Unternehmen beträgt dabei einschließlich Verzollung und dem innereuropäischen Transport zwischen 5 und 7 Wochen. Als Folge dieser Transportzeiten haben Sie in der Regel höhere Lagerbestände. Diese höheren Lagerbestände bringen insbesondere eine geänderte Kapitalbindung mit sich. Zum Vergleich sollten Sie sich an Pauschalsätzen orientieren. Im Markt werden Pauschalsätze zwischen 3 % bis 8 % berücksichtigt (je nach Lagerhaltungskostensatz und Wiederbeschaffungszeit).

Zusätzliche Kosten durch andere Zahlungsabwicklung

Wenn Sie eine neue Zusammenarbeit mit einem Unternehmen in Asien starten, wird in den meisten Fällen eine Zahlung per Akkreditiv vereinbart. Da Sie Ihre Geschäftspartner zu wenig kennen, werden diese keine andere Zahlungsform akzeptieren.

Für die L/C-Gebühren können Sie ca. 1,5 % vom Auftragsvolumen bzw. Teilepreis kalkulieren. Je nachdem wie Sie bis dahin Ihre Zahlungskondition gestaltet hatten, kann es auch durchaus zu einem zusätzlichen Zinsverlust kommen. Wenn Sie bisher beispielsweise mit Konsignationslager gearbeitet haben, können Sie nochmals mit ca. 0,5 % Zusatzkosten kalkulieren (je nach Zinslage und Zahlungsziel).

Zusätzliche Kosten für Validierung und Freigabe des Lieferanten

Damit Sie eine effektive Geschäftsbeziehung mit Asien betreiben können, ist eine Validierung und die Freigabe Ihres Lieferanten Pflicht!

Vor allem aber müssen Sie im asiatischen Geschäftsleben die persönlichen Beziehungen pflegen. Ihre Geschäftspartner erwarten ein gewisses Interesse Ihrerseits. Für eine 4-tägige Reise zum Besuch eines Lieferanten in Asien sollten pro Person ca. 5.000 € kalkulieren. In Abhängigkeit von der Komplexität der einzukaufenden Güter sollten Sie in jedem Fall die entsprechenden Tage und die Anzahl an Personen berücksichtigen.

Anwendung bei Einkaufsentscheidungen

Selbst wenn Sie über eine TCO-Betrachtung nicht alle indirekten und zukünftigen Kosten richtig beurteilen können – seien sie ungenügend eingeschätzt oder wegen Geringfügigkeit nicht berücksichtigt worden –, so wird doch deutlich, dass Sie eine Einkaufsentscheidung stets nach einer Gesamtkostenbetrachtung durchführen sollten.

Machen Sie deutlich, dass der Einkauf seinen Beitrag zum Geschäftserfolg – d. h. Kosteneinsparungen und Kostenverhinderungen – nicht nur über Preisgespräche bzw. Preisvergleiche erzielen kann.

Nutzen durch den TCO-Ansatz im Einkauf