Neue Eventformen - was zukünftig online, offline oder hybrid stattfindet
Die Event- und Messebranche und damit einhergehend die Kommunikation, haben sich durch die Corona-Pandemie grundlegend gewandelt. Traf man sich vor Corona vorzugsweise persönlich, mussten aufgrund der staatlich verordneten Kontaktbeschränkungen andere Wege gefunden werden, wie man Veranstaltungen gezielt abhalten konnte.
Offline-Formate für Events und Präsentation bleiben favorisiert
Eine von YouGov und der Explain GmbH, einem auf Präsentationen spezialisierten Unternehmen, durchgeführte Umfrage hat sich mit der Frage beschäftigt, welchen Stellenwert neue Formen für Events und Präsentationen in der Zukunft haben werden. Befragt wurden 519 Personen aus der mittleren und obersten Managementebene.
Das augenfälligste Ergebnis war, dass ein großer Teil der Befragten trotz vieler technologischer Fortschritte und den sich daraus ergebenden Möglichkeiten Präsenzveranstaltungen weiterhin favorisierten. Aber nicht nur Vor-Ort-Events wurden als wichtig erachtet, sondern auch sogenannte Hybrid-Veranstaltungen werden nach Ansicht vieler Befragter eine immer größere Rolle spielen.
Ob eine Zusammenkunft in Zukunft als Präsenz-Veranstaltung stattfinden sollte, hängt laut Umfrage am meisten davon ab, welche Art von Event organisiert werden soll. Bei Team-Events, Konferenzen, Messen, Jahreshauptversammlungen und Strategie-Meetings wünschen sich die Befragten sehr häufig Veranstaltungen „zum Anfassen“. Online stattfinden könnten dagegen Unternehmenspräsentationen oder auch Pressekonferenzen.
Hybrid-Events gewinnen an Bedeutung
Eine immer öfter genutzte Veranstaltungsform ist die der Hybrid-Veranstaltungen. Sie bieten den Teilnehmenden große Flexibilität und zudem die Chance, die Intensität, mit der sie an der Veranstaltung teilnehmen, selbst festzulegen. 34 Prozent der Befragten sind der Auffassung, dass sich Hybrid-Events für Fortbildungen eignen, für die Organisation hybrider Jahreshauptversammlungen, externer Präsentationen, Konferenzen bzw. Messen sowie Management-Meetings sprechen sich in der Umfrage immerhin 31 Prozent aus.
Online-Events stellen vor neue Herausforderungen
Jonas Keller, Gründer und Geschäftsführer von Explain sowie Initiator der YouGov-Umfrage, sagt mit Blick auf Online-Veranstaltungen: „Das Vorurteil gegenüber Präsentationen wurde klar widerlegt. 75 Prozent halten sie für sehr relevant. In Bezug auf Veranstaltungsformate sind direkte Vor-Ort-Events der eindeutige Favorit, vor allem Team-Events, Konferenzen/Messen und Sales-Gespräche. Diese Ergebnisse reflektieren dabei auch einen hohen Nachholbedarf nach persönlichen Kontakten nach den langen Corona-Einschränkungen. Allerdings hat das Sitzen vor der Laptop-Kamera einen Vorteil: Das Lampenfieber sinkt für die Präsentatoren.“
Vor allem in den letzten zweieinhalb Jahren gab es in Unternehmen grundlegende Veränderungen im Bereich der Event- und Präsentationsplanung. Persönliche Treffen mit Kunden, Geschäfts- oder Kooperationspartnern wurden mithilfe technischer Hilfsmittel wie FaceTime oder Zoom durch Video-Konferenzen ersetzt. Verwendet man allerdings diese Formate, stellen sie an die Organisation als Ganzes und auch an die Moderatoren oder die Speaker sowie die Teilnehmenden ganz neue Anforderungen.
Vor allem liegt es nicht jedem oder jeder, „live“ vor Publikum zu sprechen, die psychologische Belastung und der daraus resultierende Druck können sich als Angstquellen erweisen und sich negativ auf den Verlauf einer Veranstaltung auswirken. Allerdings gaben etwa 30 Prozent der Befragten an, dass ihnen der Gedanke, eine Präsentation vor einer Kamera durchzuführen, eher weniger Angst mache. Immerhin 43 Prozent gaben an, dass es für sie unerheblich sei, ob sie in eine Kamera sprechen oder eine Präsentation vor Publikum absolvieren.
Präsentationen – Qualität von Vorbereitung und Speaker als Erfolgsfaktoren
Woran messen offline oder online anwesende Zuhörer bzw. Zuschauer, ob eine Präsentation erfolgreich war? Laut der Umfrage entscheiden vor allem die Vorbereitung sowie die Performance des Sprechers/der Sprecherin über den Präsentations-Erfolg. Es steht also die Persönlichkeit und Motivation des Vortragenden im Fokus.
An zweiter und dritter Stelle bezüglich der wichtigsten Faktoren einer gelungenen Präsentation folgen ein möglichst interessanter, spannender und informativer Inhalt inklusive Storyline und das Design bzw. die Ästhetik der Präsentation.
Digitalisierung fördert neue Formen von Events und Präsentationen
Ein Teil der Befragten bewertete den Einfluss, den die Digitalisierung auf Event- und Präsentationsformate hat, als positiv. So lässt sich erklären, warum bei der Frage nach der Entwicklungsrichtung von Präsentationen in den nächsten 10 Jahren etwa 23 Prozent Begriffe wie digital/online ins Spiel brachten, wohingegen nur noch 11 Prozent der Auffassung sind, dass zukünftige Formate den heutigen Formen ähnlich sein werden.
Obwohl es sich zumindest im Freizeitbereich um echte Trends handelt, gaben beim Thema Virtual Reality bzw. virtuelle Formate nur 7 Prozent an, diese würden bald eine deutlich größere Rolle spielen. Präsentationen sind unbestreitbar ein Klassiker im Bereich professioneller Kommunikation. Vermutlich bringen sie deshalb nur sehr wenige Kommunikationsexperten mit Trends wie VR oder „Metaversum“ in Verbindung.
