Im herkömmlichen Berufsleben sind Arbeitsort und Arbeitstätigkeit kaum auseinander zu halten. Wenn man als Berufstätiger von “Ich gehe dann mal zur Arbeit” spricht, so meint man in der Regel einen Arbeitsplatz, an dem die Arbeit verrichtet wird.
Es bedarf nicht vielen Erläuterung, warum es diesen Zusammenhang überhaupt gibt. Wer beispielsweise in einem produzierenden Betrieb arbeitete, konnte die Maschinen ja schlecht mit nach Hause nehmen. Auch heute gilt für viele Berufsgruppen noch eine feste Bindung an einen bestimmten Ort.
Neue Berufsbilder - neue Arbeitsweisen?
In den letzten Jahren sind in den unterschiedlichsten Branchen immer wieder neue Berufswege entstanden, die es so vorher nicht gab. Große Jobportale wie freelancer.com oder upwork.com bieten einen riesigen Markt für Freiberufler oder Agenturen im In- und Ausland.
Virtuelle Assistenten, wie im berühmten Buch “The Four-Hour Work Week” von Timothy Ferris beschrieben, sind besonders in der Online-Branche heute Gang und Gebe. In den letzten Jahren hat sich der Trend vom ortsunabhängigen Arbeiten in der Sparte der Freelancer und Solopreneure sowie in kleineren Unternehmern mit wenigen Mitarbeitern etabliert. Hier wurden mehr Remote-Jobs geschaffen, die ortsunabhängig ausgeführt werden können.
Der Gegenpol dazu: Klassisch organisierte mittelständige Unternehmen sind gerade in Deutschland noch sehr traditionell organisiert. Das sogenannte Home-Office ist nach wie vor ein sensibles Thema. Klar davon abgrenzen lässt sich die sogenannte “dezentrale Firmenstruktur”, bei der in vielen Fällen gar kein lokales Büro existiert und die Firma aus Mitarbeitern an unterschiedlichen Orten besteht.
Welche Vorteile bringt die Ortsunabhängigkeit mit sich?
Eine dezentrale Firmenstruktur bringt nicht, wie häufig behauptet, ausschließlich Nachteile wie fehlende Kontrolle der Mitarbeiter oder Ineffizienz mit sich. Häufig ist sogar der Gegenteil der Fall. In den folgenden Sätzen möchte ich insbesondere auf die Vorteile der Dezentralisierung eingehen und meine eigenen Erfahrungen aus unserem Unternehmen mit einfließen lassen.
Ein festes Büro schränkt stark ein
Wer schon einmal neues Personal oder neue Teammitglieder finden musste, der weiß die Vorteile einer solchen ortsunabhängigen Firmenstruktur zu schätzen. Gerade in den ersten Monaten der Gründungsphase können Start-ups oft keine oder nur geringe Gehälter zahlen. Verfolgt ein Unternehmen den Bootstrapping-Ansatz, so ist noch viel weniger Kapital vorhanden.
Möchte man sich als Unternehmer beispielsweise einen Praktikanten in sein Team holen, so steht man oft vor einem Problem. Der Praktikant würde vielleicht sehr gerne im Start-up mitarbeiten, kann aber seinen Ort nicht verlassen da er beispielsweise nebenbei noch studiert oder einen anderen Nebenjob ausübt und finanziell dort gebunden ist.
Durch eine dezentrale Firmenstruktur können passende Praktikanten und Mitarbeiter praktisch auf der ganzen Welt angeheuert werden. Durch den Wegfall des Ortes als Einstiegshürde bieten sich für beide Seiten tolle Möglichkeiten. Richtig eingesetzt, bietet die Ortsunabhängigkeit den Mitarbeitern enorme Freiheiten und große Flexibilität, was sich positiv auf deren Motivation auswirken kann.
Geringe Kosten und große Flexibilität
Ein weiterer Vorteil von dezentralen Firmenstrukturen ist es, dass gerade zum Start enorme Kosten gespart werden können. Wer sich als aufstrebendes Unternehmen ein Büro in einer angesagten Gegend mietet, beispielsweise in Berlin, der muss dafür tief in die Tasche greifen.
Mit jedem Mitarbeiter den die Organisation neu einstellen will, sei es als fester Mitarbeiter oder nur zur temporären Mitarbeit, muss neuer Platz im Büro geschaffen werden. Ein komplizierter Weg, der die Skalierbarkeit des Unternehmens sowie die Anpassungsfähigkeit stark limitiert. Letztlich wirkt sich das unter Umständen auch stark auf das Wachstum der Organisation aus.
Siedelt sich ein Unternehmen an einem “hippen” Ort wie Berlin an, so ist der Pool an potenziellen Mitarbeitern zwar groß, jedoch herrscht eine ebenso hohe Konkurrenzsituation zwischen den Start-ups. Es wird wesentlich schwieriger, gute Mitarbeiter an sich zu binden. Wer hingegen mit Mitarbeitern an unterschiedlichen Orten arbeitet, kann sich diese Kosten für Büroräume und Verpflegung der Mitarbeiter sparen.
Als klassischer Arbeitnehmer muss das nicht zwangsläufig Nachteile mit sich bringen. In Berlin lässt sich beispielsweise bereits für zirka 100 Euro pro Monat ein Platz in einem der angesagtesten Coworking-Spaces ergattern. Dort lässt sich auch der fehlende Austausch mit den Kollegen in einem klassischen Büro problemlos ersetzen.
Für das Unternehmen selbst spielt es dann im Prinzip auch keine Rolle, wie viele Mitarbeiter an den Projekten arbeiten. Der Verzicht auf feste Büroräume führt außerdem zu einer größeren Flexibilität. Je nach Branche und Kerngeschäft kann das Unternehmen wesentlich flexibler agieren und bei Bedarf schnell weitere Mitarbeiter einstellen.
Wie funktioniert die dezentrale Zusammenarbeit?
Hierfür gibt es leider keine Allround-Lösung, die für jedes Unternehmen gleichermaßen passt. Das hängt natürlich auch sehr stark davon ab, wie das Unternehmen konkret organisiert ist, in welchem Arbeitsverhältnis die einzelnen Personen zueinander stehen und in welcher Branche das Unternehmen tätig ist. Die Gründer sollten sich bereits im Vorfeld Gedanken darüber machen, wie sie die Arbeiten ihrer Mitarbeiter kontrollieren möchten.
Ein Modell welches gut funktionieren kann, ist eine Mischung aus Deadlines und Zeiterfassung. Dabei sind alle Mitarbeiter zu kleineren Gruppen innerhalb des Unternehmens aufgeteilt und für jede Gruppe bzw. jedes Projekt wird eine spezifische Deadline festgelegt. Je größer das Unternehmen wird, desto schwieriger ist dieser Ansatz umzusetzen. Doch gerade in kleineren Start-ups ist er ideal.
Alle Team organisieren sich dabei über moderne Projektmanagement-Tools. Diese gibt es heute von unterschiedlichen Herstellern in großer Anzahl. Viele bekannte Apps wie Trello oder Slack sind sogar komplett kostenlos erhältlich. Auch eine passende Zeiterfassungssoftware gibt es heute zum geringen Preis oder sogar kostenlos. Es benötigt heute keine teure Software mehr, um "remot"e miteinander zu arbeiten. Skype kann als Kommunikationsmittel und für Meetings dienen, sogar Facebook hat mittlerweile eine spezielle Sparte für den Business Bereich geschaffen.
Fortbildungsmaßnahmen sollten ebenfalls nicht als Hinderungsgrund angesehen werden. Entweder man bietet seinen Mitarbeitern die Möglichkeit, sich über Online-Kurse und Seminare fortzubilden oder man schickt einen Teil seines Teams einfach zu einem lokalen Event und nutzt diese Möglichkeit gleich als gemeinsamen Team-Ausflug.
Kommunikation in einer dezentralen Firmenstruktur - kein Problem!
In unserem Unternehmen haben wir die Erfahrung gemacht, dass die Kommunikation über einen Chat wie Slack zwar anders wie in einem gemeinsamen Büro ist, sie ist aber bei richtiger Anwendung mindestens genauso effektiv. Jeder Mitarbeiter muss exakt wissen, welche Ziele zu erreichen sind und was er dafür tun muss um diese zu erreichen. Deadlines helfen dabei und sind meiner Einschätzung nach sogar unerlässlich.
Weiterhin ist die Art der Kommunikation bei Mitarbeitern an unterschiedlichen Orten eine ganz andere. Es gibt keine stundenlangen Meetings und keine permanenten Ablenkungen durch den Büronachbarn. Ablenkungen durch E-Mails oder Messenger-Nachrichten können von den Mitarbeitern gezielt gesteuert werden und beispielsweise in eine Phase gelegt werden, in der die eigene Konzentration sowieso nicht so hoch ist.
Meine Erfahrung im letzten Jahr hat jedoch auch gezeigt, dass ein regelmäßiger, persönlicher Austausch enorm wichtig ist und selbst in einer dezentralen Firma hin und wieder stattfinden sollte.
Welche Unternehmen arbeiten bereits erfolgreich dezentral?
Insgesamt ist über dezentral organisierte Firmen in den Medien eher noch wenig bekannt. Wer sich auf dem internationalen Markt umschaut wird jedoch recht schnell auf die recht bekannte Firma Automattic aufmerksam. Dabei handelt es sich um eine Open-Source-Firma, die das mittlerweile bekannteste und verbreitetste Content-Management-System (CMS) Wordpress entwickelt.
Es existieren bereits einige sehr lesenswerte Berichte über das Modell hinter der Firma Automattic, wie beispielsweise dieser . Doch auch die international aufgestellte Firma Buffer, die Software zum Verwalten von Social Media Account herstellt, stehen zu ihrem dezentralen Ansatz und verbreiten ihre Visionen auch gerne auf dem offiziellen Firmenblog . Weitere bekannte Beispiele sind die Firma Basecamp, die das gleichnamige Projektmanagement-Tool vertreibt, sowie die Freelancing-Plattform Toptal.
Neben zahlreichen anderen, internationalen dezentral organisierten Firmen, gibt es auch auf dem deutschen Start-up-Markt einige tolle Beispiele. Ben Sattinger, der Gründer des Unternehmens Online-Trainzer-Lizenz, berichtet auf seinem Youtube-Kanal immer wieder von seiner dezentralen Firma mit mehr als zehn Mitarbeitern. Daneben sei auch das tolle Beispiel Fastbill genannt.
Fazit: Ist eine dezentrale Firmenstruktur sinnvoll?
Meine persönliche Meinung dazu ist, dass sich eine solche Struktur durchaus lohnen kann. In vielen Fällen werden von Managern oder Chefs immer nur die negativen Seiten von Home-Office oder Dezentralisierung angesprochen. Wer als Organisation auf eine solche Struktur setzt, muss gewisse Dinge neu erfinden und andere, weniger konservative Wege gehen.
Der dezentrale Ansatz ist sicherlich nicht für jede Branche und jede Art von Unternehmen geeignet. Weiterhin muss dieses Konzept auch zu den Mitarbeitern des Unternehmens passen und zu deren Einstellung.
