In der heutigen arbeitsteiligen und abstimmungsintensiven Arbeitswelt verbringen Unternehmer und ihre Mitarbeiter viel Zeit mit externen und internen Besprechungen. Leider zeigt die Erfahrung in den meisten Unternehmen, dass hier im Verhältnis zum Nutzen sehr oft viel zu viel Zeit eingesetzt wird.
Effektives Zeitmanagement bei Besprechungen kann also angesichts der Vielzahl von Besprechungen signifikant dabei helfen, mehr Zeit für Wesentliches zu gewinnen. Eigentlich ist effektives Zeitmanagement bei Besprechungen gar nicht so schwierig, wenn man einige eher simple Regeln konsequent anwendet. Dennoch werden in der Praxis Besprechungen sehr oft zu wahren Zeitfressern …
Was gilt es zu beachten, um Besprechungen möglichst effektiv zu machen?
1. Die Basis für eine effektive Besprechung wird vor dem eigentlichen Termin gelegt, nämlich bei der Vorbereitung. Eine Besprechung wird dann mit größerer Wahrscheinlichkeit effektiv werden, wenn die Teilnehmer so eingeladen werden, dass sie sich gut vorbereiten können. Das bedeutet vor allem rechtzeitig, schriftlich und mit einer detaillierten Agenda.
2. Im Vorfeld der Besprechung sollte der, der einlädt, eine differenzierte Zeitplanung erstellen inklusive Zeitpuffern für Unvorhergesehenes. Während der Besprechung gilt es, sich möglichst an diese Zeiten zu halten. In jedem Falle wird - wenn es ein Timing gibt - sofort deutlich, wenn die Besprechung beginnt, zeitlich aus dem Ruder zu laufen.
3. Es empfiehlt sich, dass alle Unterlagen, die benötigt werden oder ggf. auch nur benötigt werden könnten, vor der Besprechung im Besprechungsraum sind. Jede Unterlage, die während der Besprechung geholt werden muss, zieht die Besprechung in die Länge und erhöht den Zeitaufwand für alle Teilnehmer. Ein Muss ist auch, dass während der Besprechung eine Assistentin sich um alles Unvorhergesehene kümmern kann.
4. Jede Besprechung sollte unbedingt verantwortlich von einem Moderator moderiert werden. Dieser achtet vor allem auf die Gesprächsdisziplinen und sorgt dafür, dass die Besprechung zeitlich als auch inhaltlich im geplanten Rahmen verläuft. Oft kann es sinnvoll sein, wenn der Moderator sachlich nicht in das Besprechungsthema involviert ist, sondern sich ausschließlich auf seine Aufgabe als Moderator konzentriert.
5. Vielfach können Besprechungen effektiver und mit besseren Ergebnissen ablaufen, wenn Moderationstechniken (z.B. Mindmapping) eingesetzt werden um die Besprechungsteilnehmer bei der Entwicklung von Lösungen zu unterstützen. Natürlich muss dann zumindest der Moderator mit diesen Techniken gut vertraut sein.
6. Insbesondere bei internen Besprechungen muss man immer wieder feststellen, dass einzelne Besprechungsteilnehmer zu spät kommen. Häufig gehen hier leider oft die Chefs mit schlechtem Beispiel voran. Wenn dann alle warten, ist das ziemlich unökonomisch. Deshalb zwei Empfehlungen:
- Beginnen Sie Besprechungen grundsätzlich pünktlich, auch wenn einzelne Teilnehmer noch fehlen. Nur so entwickelt sich Termindisziplin für künftige Besprechungen.
- Probieren Sie ungewöhnliche Anfangszeiten, also statt 10:00 Uhr vielleicht 10:37 Uhr oder 15:26 Uhr. Seien Sie versichert, die Teilnehmer werden dem Besprechungsbeginn sehr schnell eine größere Bedeutung beimessen.
7. Immer noch werden Besprechungen zu Tageszeiten angesetzt, an denen fast alle Menschen ein physisches Leistungstief haben. Der Klassiker: 14:00 Uhr unmittelbar nach dem Mittagessen. Sorgen Sie für effiziente Besprechungen, indem Sie diese zu Zeiten planen, an denen die meisten Menschen ein Leistungshoch haben.
8. Eine elementare Regel bei Besprechungen: Handys aus. Kein Internetanschluss für Laptops. Stattdessen: Volle Aufmerksamkeit für die Besprechung.
9. Fachleute, die lediglich zeitweise benötigt werden, sollten auch nur für diesen Zeitraum an der Besprechung teilnehmen.
10. Ohnehin lange Besprechungen werden ineffizienter und damit länger, wenn auf notwendige Pausen verzichtet wird. Die Regel: alle 1,5 Stunden 15 - 20 Minuten Pause, nach drei bis dreieinhalb Stunden eine lange Pause von mindestens einer Stunde.
11. Genauso wichtig wie die gute Vorbereitung einer Besprechung ist die perfekte Nachbereitung. Innerhalb eines Tages muss den Teilnehmern das qualifizierte Ergebnisprotokoll vorliegen, es umfasst die Resultate, nächste Schritte, Termine und Zuständigkeiten.
12. Zum Abschluss zwei etwas ungewöhnliche Vorschläge um Besprechungen zeitlich noch ökonomischer zu gestalten:
- Bieten Sie den Teilnehmern wenig Komfort, anstelle gepolsterter Stühle zum Beispiel (harte) Barhocker und dazu einen Stehtisch. Oder bieten Sie gar keine Sitzgelegenheiten. Verzichten Sie auf jede Bewirtung der Teilnehmer. Sie werden diese Empfehlung verständlicherweise nicht bei Gesprächen mit ihren Kunden anwenden wollen, bei internen Routinebesprechungen werden Sie aber verblüfft sein, wie sich alleine aufgrund der Komfortreduktion die Besprechungszeiten verkürzen lassen.
- Legen Sie Besprechungen zeitlich in die Nähe des Feierabends. Sie werden erleben, wie viel disziplinierter diese dann ablaufen. Diese Vorgehensweise hat sich auch bei Besprechungen mit Kunden bewährt.
Nutzen Sie die Zeit, die Sie durch effiziente Besprechungen einsparen, für Ihre wirklich wichtigen Aufgaben.
