Für klare Strukturen sorgen

Das A und O bei der Optimierung von Gescchäftsprozessen ist die Schaffung klarer Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten. Auf diese Weise weiß jeder Mitarbeiter, was er erledigen muss und es nimmt sich auch nur dieser Mitarbeiter der jeweiligen Aufgabe an. Landet eine Aufgabe auf dem falschen Schreibtisch wird sie umgehend an die zuständige Fachkraft weitergeleitet. Auf diese Weise gibt es darüber hinaus klare Strukturen, welcher Mitarbeiter im Hinblick auf welches Problem zuerst angesprochen werden muss.

Jeden Arbeitsplatz analysieren

Diese Grundstruktur kann jedoch nur der erste Schritt im Rahmen einer Verbesserung der Geschäftsprozesse sein. Mindestens ebenso wichtig ist die Betrachtung jedes einzelnen Arbeitsplatzes. Welche Aufgaben müssen von dieser Stelle aus erledigt werden und wie viel Zeit wird für jede dieser Aufgaben benötigt? Auf diese Weise entsteht ein klares Bild darüber, an welchen Stellen weiteres Personal benötigt wird und in welchen Bereichen gegebenenfalls Einsparungen möglich sind. Außerdem erlaubt das Herunterbrechen der einzelnen Arbeitsschritte im Rahmen einer parallelen Betrachtung eine bessere Verzahnung der aufeinander angewiesenen Arbeitsabläufe.

Technisch nachrüsten

Vor allem aber ergeben sich im Rahmen einer solchen Analyse oftmals Möglichkeiten im Hinblick auf ein effektiveres Arbeiten durch erhöhten Einsatz moderner Technik. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn die im Unternehmen verwendete Software modernen Ansprüchen nicht mehr genügt. Neben einer langsamen Arbeitsweise der Programme sind diese häufig so aufgebaut, dass jüngere Fachkräfte mit der betreffenden Software oft nur wenig anfangen können, bzw. sich vollkommen veraltete Strukturen neu eindenken müssen. Hier können etwa in Sachen Warenwirtschaft oder Buchhaltung auf dem Stand der Zeit befindliche Lösungen von Lexbizz dafür sorgen, dass verschiedene Arbeitsbereiche deutlich effektiver arbeiten.

Erneuerung als ständigen Prozess begreifen

Der Sinn solcher Analysen kann darüber hinaus nicht darin liegen, alte starre Strukturen durch neue Strukturen der gleichen Art zu ersetzen. Vielmehr muss es darum gehen, die Effizienz auch im Hinblick auf ein höheres Maß an Flexibilität und dauerhafter Lernbereitschaft zu steigern. Dass wer nicht mit der Zeit geht mit der Zeit gehen muss ist zwar ein alter Hut, deshalb aber nicht weniger wahr. Von daher muss es darum gehen die permanente Verbesserung der Arbeitsabläufe zuerst zu einem Teil der Firmenphilosophie zu machen, um diese im nächsten Schritt zur gelebten Praxis weiter zu entwickeln.