Effiziente IT: So senken Sie Ihre IT-Kosten!

Der IT-Leistungskatalog hilft bei der Verrechnung von internen Kosten

Werden interne IT-Leistungen erbracht, wie z.B. Schulung von Mitarbeitern, Wartungstätigkeiten, ist es oft schwierig bzw. aufwendig, diese Leistungen intern zu verrechnen. Deshalb geschieht oft das, was nicht geschehen soll: Die Leistungsverrechnung findet überhaupt nicht statt oder ist nicht verursachungsgerecht. Ein Lösungsansatz ist die Erstellung eines Leistungskatalogs. Darin werden die von der IT-/EDV-Abteilung zu erbringenden Standardleistungen definiert und mit Kostensätzen versehen, die auf Erfahrungswerten beruhen. Damit lassen sich einfach und sicher erbrachte Leistungen an die jeweiligen Abteilungen verrechnen.

Kostenbewusstsein und Kostenverantwortung

Da in vielen Unternehmen die Leistung des Administrators und des Supports nicht verrechnet wird, neigen die Abteilungen bzw. die Mitarbeiter dazu, diese Leistungen oftmals gedankenlos anzufordern. Erfolgt eine Leistungsverrechnung, sodass der Abteilungsleiter am Monatsende sieht, was er an EDV- bzw. Supportkosten zu tragen hat, und werden diese Kosten in der Abteilung kommuniziert, wird dies eine Änderung des Verhaltens und eine Reduzierung der Kosten mit sich bringen. Allerdings soll diese Sparmentalität nicht dazu führen, dass der Eigensupport zunimmt.

Mieten oder Leasen von Hard- und Software kann Kosten sparen

Üblicherweise werden Hard- und Software im Unternehmen gekauft, bilanziert und abgeschrieben. Dazu sind neben einem nicht unerheblichen Kapitalbedarf auch Kosten für die Verwaltung aufzuwenden. Am Ende des Lebenszyklus müssen dann noch Kosten für die fachgerechte Entsorgung aufgewendet werden.

Unter Umständen kann Miete oder Leasing von Anlagen eine kostengünstige Alternative zum herkömmlichen Kauf sein. Ein Vergleich der direkten und der indirekten Kosten von Kauf und Miete bzw. Leasing lohnt sich allemal.

Outsourcing

Das Outsourcing der EDV bzw. einzelner Dienstleistungen erfreut sich gerade bei Großunternehmen großer Beliebtheit. Ob IT-Outsourcing für klein- und mittelständische Unternehmen tatsächlich praktikabel und dazu noch Kosten sparend ist, darf zumindest bezweifelt werden (siehe hierzu III/7 Outsourcing)

Prozessoptimierung

Prozessoptimierung ist eine Methode, bei der man durch eine Optimierung der Abläufe und Systeme Zeit- und Kostenvorteile schafft. Das heißt, die Prozessoptimierung findet immer auf zwei Ebenen statt, nämlich auf der

• organisatorischen Ebene (Abläufe und Arbeitsschritte definieren, Dateninhalte und Datenströme festlegen) und der technischen Ebene (Systemarchitektur, Datenformate, Benutzeroberflächen
• Prozessoptimierung kann aber auch zum Bumerang werden, wenn mehr oder weniger willkürlich Prozesse herausgegriffen werden und die Vernetzung mit anderen Prozessen bei der Optimierung nicht ausreichend berücksichtigt wird.

Idealerweise findet ein Business Reengineering statt. Das heißt, es werden nicht einzelne Arbeitsabläufe auf den Prüfstand gestellt, sondern das gesamte „Business“ des Unternehmens.

Rechnerüberkapazitäten abbauen

Zählt man die Anzahl der Arbeitsplätze und die Anzahl der Mitarbeiter, die an diesen Arbeitsplätzen arbeiten, so kommt es regelmäßig zu mehr oder weniger großen Differenzen. Der Grund liegt darin, dass sich die Abteilungen oftmals „Luft“ verschaffen, indem sie mehr Rechner ordern, als benötigt werden. Auch die Nutzung von Teilzeitkräften wird meist nicht berücksichtigt: Jeder, der in der Abteilung arbeitet, bekommt „seinen“ persönlichen Rechner.

Diese Vorgehensweise ist sinnlos und teuer. Man schafft unnötig Hard- und Software an, bezahlt unnötige Lizenzen und tauscht nach einer gewissen Zeit Geräte aus, die kaum gelaufen sind. Im Rahmen des Asset Managements sollte deshalb auch geprüft werden, wie hoch der tatsächliche Bedarf ist. Diese Prüfung muss aber direkt erfolgen und kann nicht durch eine Anfrage bei der Abteilungsleitung erfolgen. Erfahrungsgemäß lassen sich auf diese Art 10 % und mehr der Arbeitsplatzrechnerkosten einsparen.

Standardisierung ist die Grundlage für ein IT-Kostenmanagement

In vielen Unternehmen ist die IT-Infrastruktur historisch gewachsen. Es haben sich zahlreiche Lösungen für annähernd gleichartige Problemstellungen, wie z.B. Nutzung verschiedener ERP-Systeme, E-Mail-Programme, unterschiedliche PC-Systeme, unterschiedliche Betriebssysteme, entwickelt.

Dieses Lösungssammelsurium verursacht Mehrkosten in der Verwaltung und im Handling und verhindert den „großen Überblick“. Unter dem Kostenblickwinkel muss das Ziel sein, einen möglichst hohen Standardisierungsgrad zu erreichen. Damit können die Organisation bzw. Administration vereinfacht und Einkaufsvorteile genutzt werden.

Standardsoftware mit offenen Schnittstellen

Standardsoftware kann nicht zu 100 % an die Bedürfnisse der unterschiedlichen Unternehmen angepasst sein. Unter Kostengesichtspunkten ist es jedoch günstiger, manchen Prozess an die Software anzupassen, als teure Änderungen oder Programmierungen vorzunehmen. Worauf aber bei der Anschaffung von Standardsoftware geachtet werden muss, ist, dass offene Schnittstellen vorhanden sind.

Zentralisierung der Verantwortung für IT-Arbeitsplätze verringert die Kosten

In vielen Unternehmen wird beklagt, dass z.B. die Kosten für Administration und Mitarbeiterschulung zu hoch sind, die Ausfallzeiten steigen und damit steigende Kosten verursacht werden. Oftmals liegt die Ursache in der Dezentralisierung der IT-Verantwortung.

Eine Zentralisierung der Verantwortung bedingt eine Bündelung der Kräfte, verhindert Diskussionen über Zuständigkeiten und senkt die Kosten.