Kostenkontrolle und Kostensenkung im IT- und EDV-Bereich

Asset Management

Je nach Unternehmensgröße und Anfälligkeit des EDV-Systems ist der mit der Administration beauftragte Mitarbeiter voll damit beschäftigt, die anstehenden Probleme zu lösen und dafür zu sorgen, dass das System läuft. Für Dokumentationen, Fehlerberichte und eine systematische Überwachung des EDV-Systems bleibt dafür meist keine Zeit. Dabei stecken in diesem Bereich vergleichsweise große Einsparpotenziale, die nicht ausgeschöpft werden. Mithilfe des Asset Managements können diese Einsparpotenziale systematisch erkannt werden.

Bestandsaufnahme und Inventarisierung

Die systematische Erfassung der gesamten IT und der angrenzenden Komponenten über den gesamten Lebenszyklus hinweg schafft die Voraussetzung für eine langfristige Planung. Hierzu werden alle relevanten Informationen über das System,

• Installationen (installierte Komponenten)
• Konfigurationen
• Lizenzen
• Wartungsverträge
• Updates
• Fehleranfälligkeiten und Reparaturen an Hardware und Software,

dokumentiert und bei Bedarf aktualisiert. Damit steht dem Administrator ein Steuerungsinstrument zur Verfügung, mit dem er z.B.

• Entscheidungen über die Notwendigkeit von Updates,
• Entscheidungen über den Austausch von Hardware,
• Entscheidungen über die Anschaffung weiterer Lizenzen

treffen kann.

Eigensupport der Benutzer

Ein kaum quantifizierbarer Kostenfaktor ist der Eigensupport der Anwender. Darunter versteht man die „Selbst“-Versuche der Anwender, auftretende Probleme am Rechner oder den Endgeräten wie Drucker, Scanner etc. selbst zu lösen. Am Ende dieser Prozesse steht häufig ein wesentlich größerer Aufwand des Administrators zur Lösung des ursprünglichen Problems und der vom Anwender zusätzlich verursachten Schäden. Die Gründe für den Eigensupport sind vielschichtig. Manchmal können es die Anwender einfach nicht erwarten, bis der EDV-Mann kommt (da sind 5 Minuten schon zu lange). Teilweise liegt es aber auch daran, dass der Support so zeitverzögert erfolgt, dass die Mitarbeiter fast zu dieser Maßnahme gezwungen werden.

Unter Kostengesichtspunkten rechnet es sich, eher den Support aufzurüsten, als dieses Verhalten zu dulden oder gar zu fördern. Aufschluss bringt auch hier eine Mitarbeiterbefragung.

Fragmentierung – Defragmentierung spart Zugriffs- und Arbeitszeit

Unter Defragmentierung versteht man laienhaft ausgedrückt das Ordnen der Festplatte und damit eine Optimierung der Zugriffszeiten. Je länger ein PC benutzt wird, desto stärker schreitet die Fragmentierung voran. Fast jeder private PC-Nutzer defragmentiert seinen Rechner zu Hause mit den mitgelieferten Standardprogrammen. In Unternehmen findet dieser Prozess eher selten statt. Das führt zu verzögerten Zugriffszeiten, die pro Arbeitstag bis zu 10 Minuten ausmachen können, je nach Platte, Rechner und Fragmentierungsstand.

Die regelmäßige Defragmentierung verringert die Zugriffszeiten, verringert den mechanischen Verschleiß und spart Kosten. Daneben trägt ein schneller Rechner wesentlich mehr zur Motivation bei als ein vermeintlich überlastetes und (in den Augen der Mitarbeiter) veraltetes Gerät.

Internetnutzung durch Mitarbeiter

In Zeiten von DSL und Flatrates steigt die Tendenz vieler Mitarbeiter, das Internet des Unternehmens beliebig zu nutzen. Schließlich kostet es ja nichts.

Inwieweit man den Mitarbeitern die freie Internetnutzung gewährt, bleibt der Unternehmensführung überlassen. Klar muss aber sein, dass sich die Nutzung kaum auf die Mittagspause oder nach Feierabend beschränken lässt. Das heißt, es entstehen auch während der Arbeitszeit Zeitverluste durch die Web-Nutzung und durch den Empfang bzw. das Versenden privater E-Mails. Wenn jeder Mitarbeiter „nur“ pro Tag 5 Minuten dafür aufwendet, kommen bei 200 Arbeitstagen pro Jahr immerhin 17 Stunden zusammen!