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Das Thema Reisekosten spielt dann vor allem eine Rolle, wenn deren Erstattung über die Lohn- und Gehaltsabrechnung läuft. In diesem Fall sind die Erstattungen des Arbeitgebers nämlich steuerfrei und beitragsfrei in der Sozialversicherung. Aber nur dann, wenn man sich genau an die rechtlichen Voraussetzungen hält.

Diese Reisekosten sind abzugsfähig:

• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten

Voraussetzung ist, dass diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen.

Eine wesentliche Neuerung im Reisekostenrecht ist die Änderung des Begriffs der beruflichen Auswärtstätigkeit. Der alte Begriff „regelmäßige Arbeitsstätte“ wurde umbenannt in „erste Tätigkeitsstätte“. Nur dann, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend an einer anderen Arbeitsstätte als der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird, dürfen Arbeitgeber steuerfreie Reisekosten gewähren.

Fahrtkosten für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte sind voll lohnsteuerpflichtig und können vom Arbeitnehmer nur über die Pendlerpauschale abgesetzt werden.

Welches die „erste Tätigkeitsstätte“ ist, legt der Arbeitgeber fest. Das kann im Arbeitsvertrag verankert werden oder auf dem Reisekostenformular festgehalten werden. Können Sie als Arbeitgeber nicht nachweisen, dass eine Vereinbarung vorliegt, dann gilt das Prinzip der quantitativen Zuordnung. Erste Tätigkeitsstätten können auch nur ortsfeste betriebliche Einrichtungen sein, also nicht Schiffe oder Fahrzeuge aller Art. Jedoch kommt auch eine Einrichtung eines Kunden beispielsweise in Frage, wenn der Arbeitnehmer dort hauptsächlich tätig ist.

Praxisbeispiel:

Fahrtkosten sind die Spesen, die durch Verwendung eines Beförderungsmittels entstehen. Bei Benutzung eines Mietwagens oder öffentlicher Verkehrsmittel sind die tatsächlich entstandenen Kosten anzusetzen. Benutzt der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug, so gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. Ansatz der anteiligen tatsächlichen Kosten (dafür notwendig: Gesamtkosten des Fahrzeugs, Jahresfahrleistung und Nachweis der beruflich gefahrenen Kilometer mittels Fahrtenbuch)
2. Ansatz eines auf der Basis der Gesamtkosten eines Jahres ermittelten individuellen Kilometersatzes
3. Ansatz einer allgemeinen Kilometerpauschale. Diese darf maximal betragen:
1. bei Kraftwagen 0,30 €,
2. bei Motorrädern und Motorrollern 0,13 € und
3. bei Fahrrädern 0,05 € für den gefahrenen Kilometer.

Für die Mitnahme eines Kollegen im Kfz erhöht sich der Pauschbetrag um 0,02 € und bei der Mitnahme auf dem eigenen Motorrad oder Motorroller um 0,01 €.

Die aufgrund einer Auswärtstätigkeit entstandenen Verpflegungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei bis zur Höhe bestimmter Pauschbeträge ersetzen. Seit 1.1.2014 galten folgende Inlandsverpflegungspauschalen. Die Höhe richtet sich nach der Abwesenheitszeit an einem Kalendertag:

Außerdem gilt:

Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, die eine Übernachtung beinhalten, bekommt der Arbeitnehmer sowohl für den An- als auch für den Abreisetag eine Verpflegungspauschale von 12 € als steuerfreier Spesenersatz. An- und Abreisetage sind Tage, an denen der Arbeitnehmer unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise außerhalb seiner Wohnung übernachtet.

Neu geplant sind Verpflegungsmehraufwendungen ab 2020:

Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, die eine Übernachtung beinhalten, bekommt der Arbeitnehmer sowohl für den An- als auch für den Abreisetag eine Verpflegungspauschale von 14 € als steuerfreier Spesenersatz. An- und Abreisetage sind Tage, an denen der Arbeitnehmer unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise außerhalb seiner Wohnung übernachtet.

Als Übernachtungskosten sind die tatsächlich entstandenen Kosten (Hotel, Pension, Fremdenzimmer, Appartement usw.) anzuerkennen. Nebenkosten zur Übernachtung (Garage, Minibar, Fernseher, Telefon) gehören nicht zu den Übernachtungskosten. Lässt sich der Kostenanteil für das Frühstück nicht feststellen, ist der Gesamtbetrag bei einer Übernachtung im Inland um 4,80 € (20 % von 24 €) und bei einer Übernachtung im Ausland um 20 % des für den betreffenden Staat geltenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwand zu kürzen.

Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer maximal in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten lohnsteuerfrei ersetzen. Der Arbeitnehmer muss seinem Arbeitgeber Art und Anlass der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg beschreiben und Belege der entstandenen Kosten vorlegen, die der Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren hat.

Reisenebenkosten sind beispielsweise:

• Beförderung, Versicherung und Aufbewahrung von Gepäck,
• Ferngespräche, Telegramme und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder mit Geschäftspartnern,
• Gebühren für die Benutzung von Straßen, Brücken, Tunneln und Parkplätzen,
• Schadensersatzleistungen bei Verkehrsunfällen, wenn sich der Unfall auf einer beruflichen Fahrt ereignet hat,
• Unfallversicherungen und andere Versicherungen für die Reisezeit, insbesondere eine Reisegepäckversicherung, deren Versicherungsschutz sich auf Dienstreisen des Arbeitnehmers beschränkt,
• Wertverluste, die durch Diebstahl, Beschädigung und dergleichen beim persönlichen Reisegepäck während der Dienstreise eintreten.

4. Ein weiterer Punkt zum Thema Reisekosten ist die steuerrechtliche Seite und die damit zusammenhängende Abrechnung. Dabei ist zwischen Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit zu unterscheiden. Entsprechend unterschiedlich sind die Abrechnungssätze und Pauschalen.

5. Reisekosten lassen sich dadurch reduzieren, dass sich das Reiseverhalten ändert (z.B. Reisezeiten vermindern), die direkten Reisekosten gesenkt werden (z.B. günstigere Hotels) und die oft unterschätzten indirekten Reisekosten (z.B. Buchung, Organisation, Abrechnung von Reisen) reduziert werden.

6. Die Erarbeitung einer Reiserichtlinie schafft Klarheit für Mitarbeiter. Damit wird klargelegt, wer welche Reisen bis zu welchen Kosten durchführen kann.