Den perfekten Messeauftritt planen

In Deutschland stehen rund 25 Messegelände für Messen unterschiedlichster Art zur Verfügung. Laut aktueller Kennzahlen des Verbandes der Deutschen Messewirtschaft waren 2018 mehr Aussteller auf nationalen und internationalen Messen in Deutschland zu verzeichnen als in den Vorjahren. Auch die Besucherzahlen blieben auf einem konstanten Niveau. Trotz der Digitalisierung sind Messen also nach wie vor ein wichtiges Marketinginstrument, es muss jedoch richtig genutzt werden. Eine gute Planung ist daher eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg auf einer Messe.

Gute Vorbereitung ist das A und O

Messen – vor allem mehrtägige – kosten viel Geld, Zeit und Energie. Damit sich der Auftritt tatsächlich lohnt, sollte jedes ausstellende Unternehmen die Messe als einen Prozess betrachten, der über den reinen Veranstaltungszeitraum hinausgeht. Planung, Durchführung und Nachbereitung sind die drei Punkte, auf die es ankommt. Eine gute Vorbereitung legt den Grundstein für einen erfolgreichen Messeauftritt.

Wer sein Unternehmen oder ein bestimmtes Produkt auf einer Messe präsentieren will, sollte sich zunächst einen Überblick über die im Jahr stattfindenden Messen verschaffen. Wichtig ist, dass das Thema der Messe zur Produktpalette passt, damit die richtige Zielgruppe angesprochen wird. Ein Unternehmen für Sportschuhe wird beispielsweise auf einer Lebensmittelmesse deplatziert wirken, kann aber auf einer Gesundheitsmesse Interesse wecken. Regionale oder nationale Messen vereinfachen die Vorbereitung und Anreise. Internationale Ausstellungen können sich je nach Produkt oder Dienstleistung lohnen, wenn es das Ziel ist, den Kundenkreis zu vergrößern oder die Marktreichweite zu erhöhen.

Zielsetzung und Präsentation

Nach der Auswahl der Messe gilt es, Ziele für den Unternehmensauftritt zu definieren. Mögliche Zielsetzungen sind die Pflege von Bestandskunden, die Akquise neuer Kunden oder Geschäftspartner sowie die Präsentation neuer Produkte. Das gesetzte Ziel bestimmt, welche Strategien sich für die Präsentation auf der Messe am besten eignen. Die Ziele sollten drei bis vier Monate vor der Veranstaltung feststehen. Dann ist noch ausreichend Zeit vorhanden, Konzepte zu erstellen und sie gegebenenfalls zu überarbeiten.

Nun beginnt der Löwenanteil der Organisation: Zu den anstehenden Aufgaben gehört es, eine Standfläche auszuwählen, einen Zeit- und Kostenplan zu entwerfen und ein Messeteam zusammenzustellen. Auch die Interaktion mit Kunden und/oder Investoren sollte gut geplant und vorbereitet sein. Um Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern im Gedächtnis zu bleiben, haben sich praktische Werbemittel und Give-Aways bewährt. Einen Überblick über infrage kommende Produkte gibt es beispielsweise bei dem Anbieter Maxilia Werbeartikel für personalisierte Werbeprodukte.

Zuletzt gilt es, mögliche Partner und Kunden auf den Messeauftritt aufmerksam zu machen. Dafür stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Eine persönliche Einladung per E-Mail zählt ebenso dazu wie die rechtzeitige Ankündigung der Messeteilnahme auf der Unternehmens-Website, im Newsletter und in den sozialen Medien. Vor Beginn der Messe sollte der Aufbau des Messestands rechtzeitig mit dem Promotion Team besprochen werden, damit an den Messetagen alles wie am Schnürchen läuft. Eine Schulung des Teams einige Tage vor dem Auftritt stimmt die Mitarbeiter auf die Messe ein und ermöglicht die Klärung letzter offener Fragen.