Erfahrungsgemäß lassen sich Projekte in vier Projekttypen unterscheiden:
- Senkrechtstarter
- Seilziehprojekte
- die Ungeliebten
- die Ignorierten
Diese Typen lassen sich wie folgt definieren:
Senkrechtstarter
Diese Projekte werden anfangs von einer Woge der Begeisterung getragen, geraten jedoch nach der ersten Euphorie ebenso schnell in Vergessenheit.
Seilziehprojekte
Bei diesen Projekten gibt es zwei widerstreitende Lager: glühende Befürworter und erbitterte Kämpfer gegen das Projekt.
Ungeliebte Projekte
Diese Projekte sind meist von „oben“ initiiert worden und werden ansonsten abgelehnt.
Ignorierte Projekte
Diese Projekte sind für die unmittelbar Beteiligten die bittersten: Sinn und Zweck der Projekte werden nicht erkannt, Unterstützung ist nicht zu erwarten. Diese Projekte dümpeln erst vor sich hin und werden dann schlicht und in aller Stille beerdigt.
Seien Sie ehrlich, so läuft es auch in Ihrem Unternehmen und bei den an Sie übertragenen Aufgaben. 99 % aller Projekte lassen sich unter diese vier Kategorien subsumieren. Und allen diesen Projekten ist gemeinsam, dass sie an bestimmten Punkten Unterstützung brauchen.
Unterstützung von außen, die nicht aus dem Projektteam kommen kann, aber vom Projektleiter oder von einem Verantwortlichen aus dem Team, also von Ihnen, irgendwie initiiert werden muss. Und außerdem die volle Unterstützung des Projektteams und aller Stakeholder benötigt. Wenn diese Unterstützung fehlt, verlaufen Projekte im Sande.
Oder ein anderes Szenario: Obwohl die geplanten Projektlaufzeiten eingehalten werden, die Kosten nicht aus dem Ruder laufen und auch die erhoffte Unterstützung aus der Geschäftsleitung vorhanden ist – die Projektziele also alle erreicht wurden – wird das Projekt nach Abschluss bei den Beschäftigten nicht angenommen.
In einem Fall bleibt die Zahl der registrierten Nutzer eines neuen Internetbeschaffungsportals hinter den Erwartungen zurück, im anderen Fall gelingt es nicht, die vorhandene Zuliefererstruktur zu straffen, oder es ist unmöglich, neue Abläufe bei den Anwendern zu verankern.
In der Regel werden Projekte aber zunächst einmal, und dies meist mit großem Enthusiasmus, initiiert, bevor sie schließlich an der fehlenden Unterstützung während der einen oder anderen Projektphase scheitern.
Fehlende Unterstützung ist also einer der Hauptgründe, warum Projekte scheitern. Unter fehlender Unterstützung leiden das Projekt, der Projektleiter und das Projektteam. Sie als Projektleiter reiben sich zuerst in einem aussichtslosen Kampf auf und müssen dann auch noch
den Kopf für den Fehlschlag hinhalten.
Der sicherste Weg, nicht in diesen Teufelskreis zu geraten: Kümmern Sie sich um ein Projekt-Marketing. Betreiben Sie Marketing für Ihr Projekt und damit ganz nebenbei auch für sich selbst!
Sorgen Sie für Begeisterung im Projektteam, für Interesse im Umfeld und für Unterstützung von außen. Begeisterung im Team wirkt auch auf Außenstehende. Projekte können nicht gegen den Widerstand wichtiger Funktionen durchgeführt werden. Bei großen Projekten gilt dies möglicherweise sogar für eine breite Öffentlichkeit, die durch geeignete Maßnahmen aufnahmebereit für das Projekt gemacht werden muss – das Projekt muss im besten Wortsinne verkauft werden.
Wenn Sie einen Projektauftrag haben, stehen Sie immer in Konkurrenz – zu anderen Projekten, zu anderen Interessen oder zu Kolleginnen und Kollegen innerhalb Ihrer Firma. Deshalb ist es wichtig, sich im Vorfeld darüber Gedanken zu machen, wie Sie aus der Konkurrenzsituation, aus diesem Wettbewerb „als Sieger“ hervorgehen.
Das müssen Sie sich als Projektleiter oder Verantwortlicher überlegen:
- Wie kann ich meine eigene Leistung in ein gutes Licht bringen?
- Wie kann ich neue Ressourcen locker machen?
- Wie kann ich meine Kolleginnen und Kollegen, die anderen Abteilungen oder meinen Chef von der Wichtigkeit des Projekts überzeugen?
- Wie kann das Projektteam die Firmenleitung auf ihre Seite bringen?
Mit diesen und vielen anderen Fragen müssen Sie sich auseinandersetzen, wenn Sie die Verantwortung tragen. Und um alle diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern, brauchen Sie eine Marketingstrategie, die Ihnen den Weg ebnet und Sie ans Ziel führt.
Überzeugen Sie Ihren Auftraggeber
Jetzt können Sie sich die Frage stellen, wie Sie sich bereits im Vorfeld eine breite Beteiligung sichern. Bevor die Idee in aller Munde ist und bevor der breiten Diskussion Raum gegeben wird, muss die Idee vom Vorgesetzten angenommen und sozusagen abgesegnet werden. Die Frage ist: Wie überzeugen Sie Ihren Vorgesetzten von der Idee?
Verkaufen Sie Ihre Idee! Um Ihre Idee verkaufen zu können, brauchen Sie Argumente. Kurze und prägnante Argumente, da sich für langatmige Ausführungen selten die Gelegenheit ergibt.
Tom Peters (Projektmanagement) rät dazu, das Verkaufsargument zu optimieren. Er spricht dabei vom „Fahrstuhl-Prinzip“: „Um 7.25 Uhr betreten Sie den Fahrstuhl eines 60-stöckigen Hochhauses, den Sie Ihr (berufliches) Zuhause nennen. Die Leiterin Ihres Geschäftsbereichs – höchstpersönlich! – kommt nach Ihnen herein. Und … die Türen schließen. Für sagen wir mindestens 35 Stockwerke gehört sie Ihnen – Ihnen ganz allein. Und Sie sind überzeugt … von Ihrem Projekt! Also, … Sie haben, sagen wir zwei (!!) Minuten, um es ,zu verkaufen‘.“
Das Wichtigste ist, überzeugend den Nutzen eines Projekts zu transportieren
Die Argumentation muss kurz und prägnant sein, da Sie praktisch im Vorübergehen überzeugen müssen. Sie haben die Aufmerksamkeit nur für kurze Zeit – nutzen Sie die Zeit. Dazu müssen Sie die Argumente ständig parat haben.
Denn Verkaufsmöglichkeiten ergeben sich meist überraschend und zufällig.
Zur Formulierung Ihrer Argumentation können Sie das „Fahrstuhlspiel“ nutzen:
1. Erstellen Sie eine maximal einseitige Beschreibung Ihres Projekts.
2. Komprimieren Sie die Seite auf fünf „Kernaussagen“, die auf eine Karteikarte passen.
3. Bereiten Sie das zweiminütige Fahrstuhl-Spiel vor und testen Sie es.
4. Verfeinern Sie die „Verkaufsargumente“ ständig.
(Tom Peters, Projektmanagement)
Benutzen Sie positiv besetzte Begriffe. Gerade auf der Führungsebene hat man für die Probleme des Alltagsgeschäfts oftmals nur wenig übrig. Hier finden Vokabeln, die mehr Kundennähe, Gewinn oder Quali-tät versprechen, mehr Anklang als das Abstellen von Ineffizienzen, von Qualitätsmängeln oder die bessere Behandlung von Beschwerden.
Beschreiben Sie einen erwünschten künftigen Zustand.
Wenn Sie es schaffen, das Interesse am Projekt zu wecken, dann wird plötzlich die Mitarbeit in diesem Projekt interessant – für die Vorgesetzten wie für die Mitarbeiter. Erfahrungsgemäß wird die Zusammenstellung des Projektteams in der Praxis stark von der Verfügbarkeit der Mitarbeiter determiniert.
Wenn die Mitarbeit in interessanten und beachteten Projekten als Auszeichnung gesehen wird, verändert sich dadurch natürlich die Verfügbarkeit. Mitarbeiter, die sich ansonsten der Zusatzbelastung der Projektarbeit gerne entziehen, sind auf einmal höchst erpicht auf einen Einsatz im Projekt und die Abteilungsleiter sind auch bereit, ansonsten unabkömmliche Fachleute für das Projekt abzustellen. Schließlich fällt ein Stück von dem Glanz des Projekts auch auf die beteiligten Abteilungen.
Wollen Sie mehr über dieses spannende Thema wissen? Dann empfehlen wir Ihnen unser Taschenbuch "Cleveres Projekt- und Selbstmarketing".
