Stellen Sie direkt in der Betreffzeile deutlich dar, um was es in Ihrem Schreiben geht. Dann weiß der Empfänger sofort Bescheid [1].
Sorgen Sie dann umgehend für eine gute Atmosphäre, indem Sie dem Organisator für seine bisherige Arbeit danken und diese – wenn möglich – loben [2].
Erläutern Sie anschließend, warum es zu der Veranstaltungsabsage gekommen ist. Schließlich ist es für den Empfänger wichtig zu wissen, ob er in Zukunft etwas besser machen kann (z. B. mehr Werbung für den Event, transparentere Vorgehensweise, attraktivere Preise) [3].
Stellen Sie nun aus Ihrer Sicht dar, wie Sie und Ihr Chef die rechtlichen Folgen der Vertragsauflösung verstehen [4].
Behalten Sie beim Verfassen der Absage möglichst folgenden Sinnspruch für die abschließenden Sätze im Hinterkopf: „Man trifft sich immer zweimal.“
- Halten Sie sich daher immer Möglichkeiten für eine spätere Zusammenarbeit offen. Damit hinterlassen Sie einen positiven Eindruck und mildern die Enttäuschung [5].
- Versüßen Sie eine Absage mit einem Geschenk. Das muss nichts Großes sein [6].
Da an den letzten Tipp nur die wenigsten Unternehmensvertreter denken, heben Sie sich wohltuend aus der Masse ab: Sie bleiben so – trotz Absage – als Unternehmen und als Person in guter Erinnerung.
Musterschreiben:
Absage an Event-Organisator
Kundenveranstaltung „BeMotion“ am 26. Juli 2009
Absage der Veranstaltung [1]
Sehr geehrter Herr Baumann,
herzlichen Dank für die gute und zuverlässige Organisation der Veranstaltung „BeMotion“, die am 26. Juli 2009 bei uns im Haus statt finden sollte, um unseren Kunden die neue Produktreihe „Motion Blue“ zu präsentieren. [2]
Bedauerlicherweise findet die Veranstaltung nicht wie geplant statt. Dies hat am Dienstag unser neu gewählter Vorstand entschieden. [3]
Der mit Ihnen am 21. Januar 2009 aufgesetzte Vertrag sieht eine Rücktrittsfrist von 30 Tagen vor. Daher gehe ich davon aus, dass uns durch die Absage keine Kosten entstehen. [4]
Mir ist jedoch wichtig, weiterhin so hervorragend mit Ihnen zusammenzuarbeiten wie bisher. Denn diese Veränderung bedeutet nicht, dass wir keine Veranstaltungen mehr durchführen werden. Deshalb biete ich Ihnen an, Ihre Agentur bei der nächsten Ausschreibung auf jeden Fall zu berücksichtigen. [5]
Als kleine Wiedergutmachung erhalten Sie und die beiden Mitarbeiter, die mit der Veranstaltungsorganisation betraut waren, diese kleinen Gutscheine von uns. [6]
Mit freundlichen Grüßen
Sabine Habermichl
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