Events: Welche Meeting-Formate künftig Erfolg haben werden
Digitalisierung und Pandemie haben den Charakter von Events nachhaltig verändert. Aber auch mit dem Ende von Corona wird es keine komplette Rückkehr in die Welt der Messen und Konferenzen davor geben. Die Digitalisierung ist kein Allheilmittel. Für ein gelingendes persönliches Treffen und Netzwerken braucht es dringender als je zuvor die richtige Planung.
Während der Coronakrise bewies die Veranstaltungsbranche ihre Flexibilität und Innovationskraft: Allein im Frühling 2020 stieg die Anzahl digitaler Events um 1.000 Prozent, hat das Zukunftsinstitut mit Sitz in Frankfurt am Main errechnet. Es begann – gezwungenermaßen – eine neue Ära der Begegnung und des Events. Aus analog wurde digital oder mindestens hybrid.
Dieser Dreiklang hält auch heute – nach dem Auslaufen der Pandemie – an. „Viel entscheidender als die Aufteilung in unterschiedliche Sphären ist eine andere, grundlegende Perspektive: die Frage nach den Motiven der Teilnehmenden und nach der Ermöglichung von Resonanzerfahrungen. Im Zentrum steht dabei das Wissen um die individuellen und kollektiven Erwartungen und Motive, mit denen Menschen Veranstaltungen buchen und besuchen. Erst dieses Verständnis ermöglicht es, Events passgenau zu gestalten und zu bespielen – von exklusiven, nur analog zugänglichen Veranstaltungen über niederschwellige, real-digitale Zugänge bis zu vollständig virtuellen Events im Metaversum“, heißt es in der Studie „Valuetainment – Die transformative Kraft der Unterhaltung“ der renommierten Zukunftsforscher vom Main.
Digitalisierung von Events darf kein Selbstzweck werden
Oder anders ausgedrückt: Digitalisierung oder Hybridisierung sind kein Selbstzweck, ebenso wenig Künstliche Intelligenz oder virtuelle Begegnungen im Metaverse. Und vor allem keine Garantien dafür, dass eine Veranstaltung letztlich ein Erfolg wird. Sie sind exzellente Möglichmacher. Aber ein Event ist nur dann ein gutes Event, wenn es die Menschen anspricht, sie berührt, sie schlauer und aufgeklärter heimschickt, als sie gekommen sind.
Auch in Zeiten smarter Software und intelligenter Bots sehnen sich die Menschen nach anderen Menschen. Und das vielleicht sogar noch stärker als früher, gerade weil es überall um uns herum diese smarten Maschinen im Überlauf gibt. Das „People’s Business“ bleibt damit der USP von Messen und Konferenzen. Das unterstreichen die Expertinnen und Experten vom Zukunftsinstitut: „Ein zentraler Treiber für die Ansprüche an das Event der Zukunft ist der Hunger nach physischer Begegnung: der Austausch, das spürbare Teilen eines gemeinsamen Raums, einer gemeinsamen Erfahrung. Besonders hoch ist dieses Resonanzerleben, wenn ein ´affiliative social engagement‘ stattfindet: wenn die gefühlte Zugehörigkeit zu einer Gruppe auch eine körperliche Reaktion initiiert, im besten Fall synchron mit anderen Teilnehmenden, etwa als gemeinsames Lachen, Klatschen oder Sich-Erschrecken.“
© Oscar Karem
Die magische Kraft des persönlichen Netzwerkens
Als Unternehmer, Investor, Business-Coach und Motivator weiß der Wiener Oscar Karem wie kaum ein anderer, welche große Kraft vom persönlichen Netzwerken ausgeht. Vor und auch jetzt wieder nach der Pandemie füllt Karem selbst größte Säle ohne Mühe. Die Menschen folgen ihm, hören ihm zu, weil er etwas zu erzählen und mit auf den Weg zu geben hat – gerade Unternehmerinnen und Unternehmern oder potenziellen Gründerinnen und Gründern.
Aus jahrelanger Erfahrung weiß er, was ein gutes Event ausmacht. Dabei spielen die Speaker eine entscheidende, wenn nicht die entscheidende Rolle: „Bei der Auswahl der Speaker sollten Veranstalter einige wichtige Schritte befolgen. Zunächst ist es entscheidend sicherzustellen, dass der Speaker zum Schwerpunkt des Events und zur Zielgruppe passt. Ein Speaker, der über Fachkenntnisse und Erfahrungen in dem relevanten Bereich verfügt, wird den Besuchern einen höheren Mehrwert bieten können.“ Doch das allein genügt nach seinen Worten nicht. Ein weiterer wichtiger Aspekt muss laut Oscar Karem hinzukommen: „Es ist auch wichtig, den spezifischen Mehrwert zu definieren, den der Speaker dem Zielpublikum liefern soll. Dies kann durch die Identifizierung von Wissenslücken oder Herausforderungen der Zielgruppe geschehen, die der Speaker in seinem Vortrag adressieren kann. Ein guter Speaker sollte in der Lage sein, inspirierende Einblicke, praktische Tipps oder neue Perspektiven zu bieten, die den Besuchern helfen, ihre eigenen Ziele zu erreichen oder Herausforderungen zu meistern.“
Fachlicher Mehrwert zählt mehr als große Bekanntheit
Außerdem sollten Veranstalter nie „die Katze im Sack kaufen“, so der Experte: „Ein wichtiger Schritt ist die Überprüfung von Feedback und Bewertungen früherer Veranstaltungen, bei denen der potenzielle Speaker aufgetreten ist. Dadurch kann man die Qualität der Präsentationen, die Fähigkeit des Speakers, das Publikum zu begeistern und relevanten Mehrwert zu bieten, besser einschätzen.“
Der wichtigste Aspekt ist jedoch der Mehrwert. Karem: „Es bringt nichts, einen Speaker mit hoher Bekanntheit oder großer Reichweite zu wählen, wenn er nicht über das spezifische Fachwissen verfügt, das für die Zielgruppe relevant ist.“
Jedes gute Event steht und fällt mit den Menschen auf der Bühne. Hier spielen neben den Speakern auch die Moderatorinnen und Moderatoren eine wichtige Rolle. Sie sollten charmant sein, aber ebenso entschlossen in der Gesprächsführung – und auf die Interaktion mit dem Publikum achten. Überhaupt, das Publikum: In jüngster Zeit, etwa beim Marketing-Festival OMR in Hamburg im Frühjahr, schien es letztlich nur noch um die Maximierung der Zuschauerzahl zu gehen. Der Content rückte in den Hintergrund. Oscar Karem rät dazu, die Interessen der Besucherinnen und Besucher in den Fokus zu rücken: „Es ist ratsam, eine faire Berechnung vorzunehmen, um sicherzustellen, dass die Kapazität des Veranstaltungsortes den Bedürfnissen der Besucher entspricht. Hierbei sollte auch die Sicherheit und der Komfort der Teilnehmer berücksichtigt werden. Es ist besser, eine angemessene Anzahl von Tickets zu verkaufen und sicherzustellen, dass die Besucher ein angenehmes Erlebnis haben, anstatt die Veranstaltung zu überfüllen und die Zufriedenheit der Besucher zu beeinträchtigen.“
