Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren mit dem Aufkommen der Arbeit im Home-Office dramatisch verändert. Die Telearbeit bietet zwar viele Vorteile, bringt aber auch einzigartige Herausforderungen mit sich.

Eine der wichtigsten ist das Onboarding von Remote-Mitarbeitern. Um einen erfolgreichen Einführungsprozess zu gewährleisten, ist es wichtig, dass Sie über eine Reihe von Best Practices verfügen.

Definition von Onboarding

Onboarding ist der Prozess der Eingliederung eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen. Dazu gehört in der Regel die Einführung des neuen Mitarbeiters in sein Team, die Bereitstellung von Informationen über Richtlinien und Verfahren, die Unterrichtung über seine Aufgaben und Zuständigkeiten sowie die Schulung in relevanten Systemen und Fähigkeiten.

Schaffen Sie frühzeitig eine offene Kommunikationslinie

Die frühzeitige Schaffung eines offenen Kommunikationskanals hat viele Vorteile, sowohl kurzfristig als auch langfristig. Kurzfristig kann sie dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden, die zu Verwirrung und Spannungen führen. Langfristig kann dies das Vertrauen fördern und ein produktiveres Arbeitsumfeld schaffen.

Um von Anfang an eine offene Kommunikationslinie zu schaffen, ist es wichtig, von Anfang an klare Erwartungen und Ziele festzulegen. So können alle Beteiligten besser verstehen, was von ihnen erwartet wird und worauf sie hinarbeiten. Es ist auch von Vorteil, Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären, damit jeder weiß, wer für bestimmte Aufgaben oder Entscheidungen zuständig ist.

Sorgen Sie für regelmäßige Kontroll- und Feedbackgespräche

Um einen erfolgreichen Onboarding-Prozess zu gewährleisten und Ihre neuen Mitarbeiter so schnell wie möglich einzuführen, ist es wichtig, während des Onboardings regelmäßige Überwachungs- und Feedbackgespräche zu führen.

Regelmäßige Überwachungs- und Feedbackgespräche bieten einen klaren Zeitrahmen für die Verfolgung des Fortschritts, die Identifizierung von Fragen oder Problemen, die Festlegung von Zielen und die rechtzeitige Rückmeldung zur Arbeitsleistung. Dies trägt dazu bei, ein unterstützendes Umfeld zu schaffen, in dem sich neu eingestellte Mitarbeiter wohlfühlen, wenn sie sich einarbeiten und ihre Fähigkeiten entwickeln.

Diese Treffen sollten in regelmäßigen Abständen während des Einarbeitungsprozesses stattfinden. Sie können unterschiedlich lang sein, je nachdem, wie lange die Einarbeitungszeit voraussichtlich dauern wird. Während dieser Sitzungen können Sie die Fortschritte besprechen, die der Mitarbeiter seit seinem Eintritt in das Unternehmen gemacht hat, Bereiche besprechen, in denen er zusätzliche Unterstützung oder Anleitung benötigen könnte, und ihm Feedback zu seiner Gesamtleistung geben.

Nutzen Sie Videokonferenzen für Teambesprechungen, Präsentationen und Schulungen

Die Videokonferenztechnologie ermöglicht es Ihnen, sich innerhalb weniger Minuten von jedem beliebigen Ort aus mit Ihren Teammitgliedern zu verbinden. Mit dieser Technologie können Sie Teambesprechungen, Präsentationen, Schulungen und vieles mehr veranstalten, ohne Ihr Haus oder Büro verlassen zu müssen.

Videokonferenzen ersparen Ihnen außerdem Reisekosten und Zeitaufwand für das Pendeln, was die Produktivität erheblich steigern kann. Wenn Sie Videokonferenzen für Teambesprechungen nutzen, müssen Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer Zugang zu denselben Ressourcen haben, die auch bei einer persönlichen Besprechung zur Verfügung stehen würden. Dazu gehören eine zuverlässige Internetverbindung, hochwertige Videoausrüstung (Webcam, Mikrofon), Präsentationsmaterial (PowerPoint-Folien) und andere Hilfsmittel wie Whiteboards oder Tools zur Bildschirmfreigabe.

Es ist auch wichtig, für jedes Treffen eine Tagesordnung zu erstellen, damit jeder Teilnehmer schon im Voraus weiß, welche Themen besprochen werden sollen. Dies trägt dazu bei, dass die Konversation produktiv bleibt und niemand in der Besprechung selbst verloren geht. Außerdem ist es wichtig, dass jeder Teilnehmer seine Kamera eingeschaltet hat, damit die Körpersprache von allen Beteiligten richtig interpretiert werden kann - genau wie bei einem persönlichen Treffen!

Um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer während der gesamten Dauer des Meetings beschäftigt sind, sollten Sie große Informationsbrocken in kleinere Abschnitte unterteilen. Anstatt z.B. eine ganze PowerPoint-Präsentation auf einmal zu präsentieren, können Sie sie in mehrere Teile aufteilen oder anderen Personen erlauben, ebenfalls einige Folien zu präsentieren.

Diese Taktik trägt dazu bei, dass sich alle auf das Gesagte konzentrieren, anstatt abzuschalten, wenn jemand zu lange spricht, ohne dass es zu Unterbrechungen oder Interaktionen seitens der anderen Gesprächsteilnehmer kommt.

Nutzen Sie Kollaborationssoftware für die Zusammenarbeit

Online-Tools und Kollaborationssoftware sind in den letzten Jahren immer beliebter geworden, da sie eine hervorragende Möglichkeit bieten, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu verbessern. Ganz gleich, ob Sie an einem internen Projekt arbeiten oder mit einem externen Kunden zusammenarbeiten, Online-Tools und Software für die Zusammenarbeit können dafür sorgen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Bei der Aufgabenverwaltung erleichtern Online-Tools und Kollaborationssoftware wie Trello oder Slack die Verfolgung des Fortschritts und die Zuweisung von Aufgaben. Sie können Aufgaben für einzelne Teammitglieder erstellen, Fristen setzen, Prioritätsstufen zuweisen und sogar Notizen hinzufügen. Der kollektive Fortschritt der Aufgabe kann in Echtzeit verfolgt werden, so dass jeder weiß, wer was tut und wann die Aufgabe abgeschlossen sein muss.

Legen Sie Erwartungen bezüglich der Verfügbarkeit von Kommunikation und der Reaktionszeiten fest.

Kommunikation ist das Lebenselixier für ein erfolgreiches Onboarding und die Festlegung von Erwartungen in Bezug auf Verfügbarkeit und Reaktionszeiten ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen. In diesem Sinne ist es wichtig, dass Sie sicherstellen, dass jeder weiß, was er von der Kommunikation während des Einführungsprozesses erwarten kann.

Klare Richtlinien für die Erreichbarkeit der Mitarbeiter und die Reaktionszeiten tragen dazu bei, dass alle Beteiligten organisiert und effizient arbeiten können, so dass der Einarbeitungsprozess reibungslos verläuft. Dazu gehört auch die Festlegung von Erwartungen für Mitarbeiter und Manager, damit niemand im Unklaren darüber gelassen wird, wie viel Zeit er von dem anderen erwarten kann.

Zunächst sollten Sie festlegen, wann sich die Mitarbeiter mit Fragen oder Anliegen an ihren Vorgesetzten oder einen Vertreter der Personalabteilung wenden können. Sie könnten zum Beispiel festlegen, dass die Mitarbeiter ihren Managern jederzeit eine E-Mail schreiben können, aber innerhalb von 24 Stunden eine Antwort erwarten sollten. Oder vielleicht möchten Sie, dass Ihr Team nur während der Geschäftszeiten telefonisch erreichbar ist und Anrufe innerhalb weniger Stunden beantwortet.

Wie auch immer Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass es klar kommuniziert wird, damit jeder weiß, was er erwarten kann. Wenn Sie diese Erwartung von Anfang an festschreiben, können Sie dafür sorgen, dass alle Beteiligten mit minimalen Unterbrechungen arbeiten.

Durch die Festlegung klarer Erwartungen an die Kommunikationsverfügbarkeit und die Reaktionszeiten während des Onboardings können Unternehmen sicherstellen, dass alle Beteiligten eine positive Erfahrung machen und dass alles während des gesamten Prozesses so reibungslos wie möglich verläuft!