Human Resources im digitalen Wandel
In vielen Branchen und insbesondere im Personalbereich ist die digitale Transformation in aller Munde. Diese Entwicklung zeigt nicht nur die Notwendigkeit der Modernisierung von Unternehmensprozessen, sondern unterstreicht auch die vielfältigen Vorteile der Digitalisierung im Bereich Human Resources (HR). Durch die Implementierung digitaler HR-Funktionen streben Unternehmen eine Verbesserung ihrer Geschäftsentscheidungen und damit eine Steigerung des Unternehmenserfolgs an.
Digitalisierung versus digitaler Wandel – zwei verschiedene Begriffe
Bevor der Fokus auf die digitale HR-Transformation gelegt wird, ist es wichtig, eine klare Abgrenzung zwischen den Begriffen „Digitalisierung“ und „digitale Transformation“ vorzunehmen. Unter Digitalisierung versteht man den Wechsel von klassischem, papiergebundenem Aktenmanagement hin zu digitalen Technologien. Im Gegensatz dazu umfasst die digitale Transformation – auch als digitaler Wandel bezeichnet – weit mehr als nur das Umwandeln von Inhalten und Prozessen ins Digitale.
Hierbei handelt es sich um ein umfassendes Modell, bei dem sowohl interne als auch externe Betriebsfunktionen durch Technologie gesteuert werden. Der Fokus liegt auf einer tiefgreifenden Umgestaltung und der Automatisierung vieler Arbeits- und Geschäftsabläufe. Die digitale Transformation schaut auf das gesamte Unternehmen. Es handelt sich dabei um einen evolutionären, ständig fortschreitenden Veränderungsprozess, der auch die Unternehmenskultur und -denkweise mit einbezieht.
Letztlich ist es die Kombination aus Digitalisierung und digitaler Transformation, die Unternehmen auf Erfolgskurs bringt.
Die Vorteile für das Personalmanagement im Überblick
Warum Softwarelösungen für ein digitales Personalmanagement eine immer größere Rolle spielen, verdeutlicht der Blick auf die Vorteile, die die digitale Transformation bietet.
Durch die Automatisierung von Prozessen und Arbeitsabläufen lässt sich der Zeitaufwand für viele Routineaufgaben erheblich verringern. Dies ermöglicht nicht nur eine Optimierung der Mitarbeitererfahrung, sondern schafft auch wertvollen Freiraum. Anstatt sich mit Alltäglichem zu beschäftigen, können Unternehmen die freigesetzte Zeit nutzen, um neue Strategien zu entwerfen und somit bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen.
Insbesondere im HR-Bereich steht Compliance ganz oben auf der Prioritätenliste. Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) können Unternehmen beruhigt sein, dass essentielle Unterlagen wie Personalakten digital sicher aufbewahrt werden. Ein DMS bietet zudem Vorteile in Sachen Revisionssicherheit und sorgt dafür, dass sämtliche Vorgänge transparent und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen in der HR-Abteilung erleichtert das Fristmanagement erheblich. Oftmals resultieren Fristversäumnisse aus einer chaotischen Papierorganisation, bei der Vorgänge schlichtweg in Vergessenheit geraten oder übersehen werden. Zudem können dezentral geführte Kalender zu Komplikationen führen. Mit digitalen Lösungen werden solche Probleme minimiert.
Welche Herausforderungen zu bewältigen sind
Der Start des digitalen Wandels in einem Unternehmen, sei es in der gesamten Organisation oder lediglich in der Personalabteilung, ist ein komplexes Unterfangen. Die Treiber dieses Wandels, ob Mitarbeiter oder Führungskräfte, stehen oftmals vor großen Hürden. Es liegt an der Personalabteilung, proaktiv zu agieren und als Vorbild zu dienen, indem sie zuerst die Prozesse ihrer eigenen Abteilung digitalisiert.
Eine positive Unternehmenskultur kann den entscheidenden Unterschied bei einer erfolgreichen digitalen Transformation ausmachen. Es obliegt der Personalabteilung, Initiativen zu ergreifen, die einen kulturellen Wandel stimulieren, da die Unternehmenskultur entweder als Bremse oder Turbo für die digitale Transformation wirkt. Das Bewusstsein und die Offenheit der Mitarbeiter gegenüber digitalen Änderungen können beispielsweise durch gezielte Schulungsmaßnahmen oder Konferenzen gestärkt werden.
"Bei der Digitalisierung von Human Resources herrscht enormer Nachholbedarf. Beispielsweise haben bis zu 70 Prozent aller deutschen Unternehmen mit 50 bis 250 Mitarbeitern noch keine digitale Lösung für ihre Personalarbeit. Hier steckt die Digitalisierung noch in den Kinderschuhen", weiß Matthias Trenkle, Pressesprecher von HRworks, einem der führenden HR-Software-Anbieter in Deutschland.
Es ist bekannt, dass besonders langjährige Abteilungsleiter oftmals Schwierigkeiten haben, gewohnte Arbeitsweisen zu verändern. Dies ist jedoch essenziell, da solche Führungskräfte Teams leiten und ihre Akzeptanz und Integration der digitalen Prozesse maßgeblich für den Erfolg ist.
Mit der Automatisierung von Abläufen kann es vorkommen, dass der menschliche Faktor in den Hintergrund tritt. Jedoch ist gerade im Personalbereich der persönliche Austausch unerlässlich. Es liegt an den Personalern, eine Balance zu finden und sicherzustellen, dass trotz der Digitalisierung der menschliche Aspekt nicht verloren geht. Dies kann erreicht werden, indem sie auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen und Prozesse entsprechend personalisieren.
Eine Frage der richtigen Herangehensweise
Jedes Unternehmen hat einen individuellen Ansatz, wenn es darum geht, den Weg in die digitale Zukunft zu beschreiten. Dabei muss vor dem Implementieren neuer Prozesse und Technologien erst einmal geklärt sein, welches konkrete Ziel oder welche konkreten Ziele verfolgt werden. Ein Schlüssel zum Erfolg ist es, möglichst viele Mitarbeiter von Beginn an in den Prozess einzubinden, insbesondere die aktive Unterstützung von Top-Führungskräften und mittlerem Management.
Um den digitalen Wandel im Unternehmen richtig zu starten, sollten klare und leicht erreichbare Ziele gesetzt werden. Es kann zielführend sein, mit jenen Bereichen in der Personalabteilung zu beginnen, die durch die Digitalisierung am schnellsten Vorteile sehen werden. Die Entscheidung darüber, welche Aspekte zuerst angegangen werden, sollte im Team getroffen werden.
Die digitale Transformation ist ein kontinuierlicher Prozess. Hierbei besteht die Gefahr, dass die Liste der zu erledigenden Aufgaben stetig wächst. Daher ist es unerlässlich, von Anfang an klare Prioritäten festzulegen. Es geht darum zu bestimmen, welche Schritte und Maßnahmen zu welchem Zeitpunkt notwendig und umsetzbar sind. Das verfügbare Zeit- und Budgetkontingent muss hierbei immer im Blick behalten werden. Frühzeitig Maßnahmen mit großer Wirkung und geringem Aufwand zu realisieren, kann sich positiv auf den Fortschritt der digitalen Transformation auswirken.
Mit der Einführung neuer Werkzeuge und Änderungen in den Arbeitsabläufen wächst auch die Neugier und das Interesse im Team. Aber ohne eine Möglichkeit zur Bewertung ihrer Effektivität, verlieren solche Neuerungen an Wert. Es ist daher wichtig, dass alles, was umgesetzt wird, auch in messbare Ergebnisse umgewandelt wird. Das ermöglicht eine objektive Einschätzung darüber, welche Maßnahmen funktionieren und wo Anpassungen erforderlich sind.
