Die Lohnabrechnung ist für Gründer und kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oft eine Herausforderung. Kleinere Fehler können schnell teuer werden und führen zu Konflikten mit Behörden und Mitarbeitenden.

Falsche Berechnung von Sozialabgaben

Die Sozialabgaben setzen sich aus verschiedenen Beiträgen zur Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung zusammen. Diese Abgaben sind gesetzlich vorgeschrieben und ändern sich regelmäßig, abhängig von politischen Entscheidungen oder wirtschaftlichen Entwicklungen. Viele Unternehmen verwenden veraltete Software oder verfügen nicht über die aktuellen Berechnungsgrundlagen, was dazu führen kann, dass die Abgaben falsch berechnet werden. Dies kann hohe Nachzahlungen und Strafen nach sich ziehen, wenn eine Prüfung durch die Behörden stattfindet. Es ist daher unerlässlich, eine aktuelle Lohnabrechnungssoftware zu verwenden oder die Lohnabrechnung an Experten auszulagern, um sicherzustellen, dass die Beiträge stets korrekt und fristgerecht abgerechnet werden.

Falsche Steuerklassen – Ein unterschätztes Risiko für korrekte Lohnabrechnung

Die Wahl der richtigen Steuerklasse ist für die Lohnabrechnung entscheidend. Sie beeinflusst die Höhe der Lohnsteuer, die monatlich vom Gehalt der Mitarbeitenden einbehalten wird, und wirkt sich direkt auf das Nettoeinkommen aus. Ein häufiger Fehler, den viele Unternehmen machen, ist es, die Steuerklasse ihrer Mitarbeitenden nicht regelmäßig zu überprüfen. Besonders nach persönlichen Veränderungen wie Eheschließung, Scheidung oder der Geburt eines Kindes kann ein Wechsel der Steuerklasse notwendig werden.

Wenn die falsche Steuerklasse angesetzt wird, kann dies sowohl für den Arbeitnehmer als auch für das Unternehmen negative Konsequenzen haben. Mitarbeitende zahlen entweder zu wenig oder zu viel Lohnsteuer, was zu einer unerwarteten Nachzahlung oder Erstattung führt. Für das Unternehmen entstehen möglicherweise zusätzliche Verwaltungskosten, um die Abrechnungen rückwirkend zu korrigieren. Besonders bei Betriebsprüfungen kann dieser Fehler schwerwiegende Folgen haben.

Die Steuerklassen im Überblick

In Deutschland gibt es sechs Steuerklassen, die sich nach der familiären und beruflichen Situation der Steuerpflichtigen richten. Hier eine kurze Übersicht:

1. Steuerklasse I: Gilt für Ledige, Verwitwete oder Geschiedene ohne Kinder. Diese Steuerklasse weist den höchsten Lohnsteuerabzug auf.
2. Steuerklasse II: Diese Steuerklasse ist für Alleinerziehende vorgesehen. Sie beinhaltet einen Entlastungsbetrag für Alleinerziehende, was zu einem niedrigeren Steuerabzug führt.
3. Steuerklasse III: Diese Klasse ist für verheiratete Personen gedacht, deren Ehepartner in Steuerklasse V eingestuft ist. Sie ist besonders vorteilhaft für Ehepartner, die ein wesentlich höheres Einkommen haben, da der Steuerabzug hier geringer ist.
4. Steuerklasse IV: Diese Klasse gilt ebenfalls für Verheiratete, bei denen beide Partner ungefähr das gleiche Einkommen haben. Der Steuerabzug ist hier ausgewogen und vergleichbar mit dem von Steuerklasse I.
5. Steuerklasse V: Diese Klasse wird von verheirateten Personen gewählt, deren Ehepartner in Steuerklasse III ist. Der Steuerabzug ist hier deutlich höher, um das geringere Einkommen des Ehepartners auszugleichen.
6. Steuerklasse VI: Diese Klasse wird für Personen mit einem Zweitjob verwendet, da hier kein Freibetrag berücksichtigt wird und der höchste Steuerabzug erfolgt.

Regelmäßige Steuerklassenprüfung

Es ist wichtig, die Steuerklasse bereits bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters korrekt festzulegen und sicherzustellen, dass diese regelmäßig überprüft wird. Mitarbeitende sollten darüber informiert werden, dass persönliche Veränderungen rechtzeitig gemeldet werden müssen, um eine korrekte Lohnabrechnung zu gewährleisten.

Zudem empfiehlt es sich, bei Ehepaaren die Steuerklassenkombination (III/V oder IV/IV) in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Viele Paare wählen die Kombination III/V, weil sie steuerliche Vorteile bei einem deutlichen Gehaltsunterschied bringt. Bei etwa gleichem Einkommen könnte jedoch die IV/IV-Kombination mit einem Faktorverfahren günstiger sein, da sie das Risiko hoher Nachzahlungen im Rahmen der Steuererklärung minimiert.

Durch regelmäßige Kommunikation mit den Mitarbeitenden und den Einsatz professioneller Lohnabrechnungssoftware kann das Unternehmen sicherstellen, dass Steuerklassenänderungen rechtzeitig berücksichtigt werden. Dies trägt zu einer fehlerfreien Lohnabrechnung bei und stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden.

Versäumte Fristen

In der Lohnabrechnung gibt es zahlreiche Fristen, die eingehalten werden müssen. Dies betrifft insbesondere die fristgerechte Abführung von Lohnsteuer sowie die Beiträge zur Sozialversicherung. Wenn Unternehmen diese Fristen versäumen, können Mahngebühren, Verzugszinsen oder sogar rechtliche Konsequenzen folgen. Um dies zu verhindern, sollten Unternehmen ihre Prozesse automatisieren und Erinnerungen einrichten, damit alle Zahlungen termingerecht erfolgen. Unternehmen, die keine internen Ressourcen dafür haben, sollten erwägen, die Lohnabrechnung an externe Dienstleister zu übergeben, um den reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

Unvollständige Dokumentation

Eine saubere und vollständige Dokumentation ist in der Lohnabrechnung unerlässlich. Jedes Detail muss korrekt erfasst werden, von Arbeitszeiten bis hin zu Bonuszahlungen und Überstunden. Fehlende oder falsche Dokumentationen können bei einer Betriebsprüfung große Probleme verursachen und im schlimmsten Fall zu Nachforderungen führen. Die Digitalisierung bietet hierbei wertvolle Unterstützung: Mit modernen Softwarelösungen lassen sich alle relevanten Dokumente und Abrechnungen übersichtlich speichern und verwalten. So wird sichergestellt, dass alle notwendigen Informationen jederzeit abrufbar und vollständig sind.

Fehlende oder falsche Kommunikation mit Mitarbeitenden

Für Mitarbeitende ist die Lohnabrechnung ein sensibles Thema, das klare Kommunikation und Transparenz erfordert. Wenn Gehaltsbestandteile nicht verständlich erklärt werden, können Missverständnisse oder gar Unzufriedenheit entstehen. Variable Bestandteile wie Boni, Prämien oder Überstundenvergütungen sollten den Mitarbeitenden gut erklärt werden, damit sie verstehen, wie ihre Bezüge zustande kommen. Regelmäßige Gespräche und offene Kanäle für Fragen und Anregungen können helfen, Vertrauen aufzubauen und eventuelle Missverständnisse aus dem Weg zu räumen.

Häufige Fehler in der Lohnabrechnung

Mit diesen Tipps und einer professionellen Herangehensweise minimieren Sie Fehler in der Lohnabrechnung und vermeiden unnötigen Ärger und Kosten.