Keine gesetzliche Definition
Jede ordnungsgemäße Personalplanung und -verwaltung setzt die Anlage und Führung von Personalakten voraus. Eine gesetzliche Definition gibt es für den Begriff nicht jedoch nicht.
Formeller Aspekt nicht entscheidend
Eine Personalakte im formellen Sinn ist die in Aktendeckeln enthaltene chronologisch oder alphabetisch geordnete Sammlung, wie sie generell im öffentlichen Dienst aber auch in der Privatwirtschaft zu finden ist. Die Art und Weise der Aufmachung und der Gestaltung ist dabei Sache des Arbeitgebers.
Eine Paginierung der Seitenzahlen können Arbeitnehmer nicht verlangen.
Tatsächlich maßgebend ist aber nicht nur das, was der Arbeitgeber als Personalakte bezeichnet, sondern jede Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die sich auf die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers bezieht und mit dem Arbeitsverhältnis in Zusammenhang steht.
Falls weitere Urkunden oder Unterlagen in einer Nebenakte geführt werden, muss die Hauptakte einen Vermerk enthalten, dass eine solche Nebenakte existiert.
Diese Angaben müssen rein
Zum Inhalt der Personalakte gehören:
- alle tatsächlichen Angaben über den Arbeitnehmer, wie z. B. Bewerbungsunterlagen, Personalfragebogen, Arbeitsvertrag, Krankheitszeiten, Lohnund Gehaltsbescheinigungen etc.
- alle Unterlagen, die das Verhältnis des Arbeitnehmers zu Dritten, insb. Behörden oder Ämter betreffen
- alle Beurteilungen, Abmahnungen Bewertungen und Zeugnisse, die während des Arbeitsverhältnisses angefallen sind
Grundsätzlich dürfen nach der Rechtsprechung des BAG Personalakten nur Informationen enthalten, die der Arbeitgeber rechtmäßig erworben hat und für die ein sachliches Interesse des Arbeitgebers besteht.
Arbeitnehmer hat Entfernungsanspruch
Der Arbeitnehmer kann die Entfernung unrichtiger, ihn zu unrecht belastender oder unzulässig aufgenommener Unterlagen aus der Personalakte verlangen.
Abmahnungen bilden Sonderfall
Häufigster Streitpunkt ist in diesem Zusammenhang die Frage nach der Berechtigung von Abmahnungen. Der Arbeitnehmer kann nämlich nicht nur in einem Kündigungsschutzprozess die Richtigkeit einer Abmahnung angreifen, sondern dies in einem gesonderten Prozess tun, ohne dass es zur Kündigung gekommen ist.
Mein Rat: Gegendarstellung vorschlagen
Ein Prozess über die Berechtigung einer Abmahnung kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern birgt auch die Gefahr eines Gesichtsverlusts, wenn das Gericht sie bemängelt. Schlagen Sie Ihrem Mitarbeiter zur Vermeidung lieber vor, seine Gegendarstellung zur Akte zu nehmen und die Abmahnung nach einem gewissen beanstandungsfreien Zeitraum zu entfernen. Damit ist beiden Seiten geholfen und es wird nicht unnötig Porzellan zerschlagen.
