Im Feedbackgespräch geht es um das gemeinsame Besprechen von konkreten Leistungen, Erfolgen und Fehlern. Es sollte auf jeden Fall Anerkennung beinhalten, aber Fehlleistungen konkret benennen. Ziel eines Feedbackgesprächs ist es, für die Zukunft eine gute Leistung des Mitarbeiters so weit wie möglich sicherzustellen.
Negatives Feedback ist ein Instrument zum richtigen Umgang mit Fehlern. Konstruktiv ausgeübt gibt es Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, fehlerhaftes Verhalten zeitnah zu korrigieren. Während Anerkennung und spontanes Lob zu Ihren täglichen Führungsaufgaben gehören, zählt das Feedbackgespräch zu den Führungsaufgaben, denen ein gesonderter zeitlicher und nichtalltäglicher Rahmen einzuräumen ist.
Feedback ist denkbar als solches zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter, innerhalb von Mitarbeiterteams, in dem sich die Mitarbeiter untereinander das jeweilige Verhalten und die Leistung der anderen widerspiegeln sowie die besondere Form des 360 Grad-Feedbacks. Letztere bedürfen jedoch einer vertieften Betrachtung an anderer Stelle.
Im Mittelpunkt soll hier das (Einzel)Feedback zwischen dem Vorgesetzten als Feedbackgeber und dem Mitarbeiter als Feedbacknehmer stehen.
Warum Feedback?
Feedback kann sowohl positive als auch negative Kritik beinhalten. Nehmen Sie sich auch dann Zeit für ein Feedbackgespräch, wenn Sie mit einem Mitarbeiter hochzufrieden sind. Ein positives Feedback im Rahmen eines ausschließlich für ihn eingerichteten Termins hat für einen Mitarbeiter einen anderen Stellenwert als ein positives Lob im „Vorübergehen“. Sind Sie zufrieden mit der Leistung Ihres Mitarbeiters, sollten Sie spontanes Lob ebenso aussprechen wie umfassendes positives Feedback im terminierten Gespräch.
Feedback gibt dem Mitarbeiter Sicherheit bzgl. seines zukünftigen Verhaltens, um dieses ggf. den Erwartungen des Unternehmens bzw. Vorgesetzten anzupassen. Es kann auch als Motivationsgespräch geführt bzw. mit einem solchen verbunden werden.
Voraussetzungen für ein wirkungsvolles Feedback
Damit Ihr Feedback überhaupt Wirkung erzielen kann, muss dieses vom Mitarbeiter angenommen werden. Wie sollte also ein Feedback aussehen, damit es für den Mitarbeiter als Feedbacknehmer annehmbar ist?
Voraussetzung ist zunächst, dass es verständlich und nachvollziehbar ist. Es darf außerdem weder der Form noch dem Inhalt nach beleidigend sein.
Im Einzelnen heißt dies:
- Ihre Rückmeldung an den Mitarbeiter sollte so konkret gestaltet sein wie möglich, d.h. insbesondere klar und genau formuliert werden. Machen Sie sich vorher deutlich, was genau Sie zum Ausdruck bringen wollen und was Ihr konkretes Ziel ist.
- Versuchen Sie möglichst beschreibend zu formulieren. Geben Sie soweit möglich Beispiele für das besprochene Verhalten. Idealerweise notieren Sie sich solche Beispiele regelmäßig bereits als Vorbereitung auf ein zukünftiges Feedbackgespräch.
- Feedback sollte jedenfalls angemessen und verhältnismäßig sein, mithin frei von persönlichen Emotionen, besonderer Sympathie oder Antipathie dem Mitarbeiter gegenüber. Es bedeutet aber auch, dass der Mitarbeiter Einfluss auf angestrebte Änderungen hat.
- Idealerweise können Sie Ihren Mitarbeiter zur Selbstbeurteilung motivieren und mit eigenen Worten den Kern Ihrer (evtl. nur ergänzenden) Aussage wiederholen lassen.
Die Vorbereitung des Feedback-Gespräches
Feedback ist am wirksamsten, je kürzer der zeitliche Abstand zum besprochenen Verhalten ist. Planen Sie daher Feedbacktermine so früh wie möglich.
Sofern vorhanden, nehmen Sie Unterlagen dazu, die Ihre Aussagen stützen bzw. Beispiele verdeutlichen können. Notieren Sie während der Arbeitsperioden bereits konkret Verhaltensweisen, die Sie dem Mitarbeiter zurückmelden wollen.
Nehmen Sie sich genügend Zeit für das Gespräch.
Sorgen Sie dafür, dass keine anderen Mitarbeiter dem Gespräch beiwohnen und dass Sie möglichst nicht gestört werden.
Nehmen Sie Rücksicht auf die Persönlichkeit des Mitarbeiters. Während der eine Mitarbeiter eher überpointierte Aussagen benötigt, um zu verstehen, was Sie wollen und dies ernst zu nehmen, sollten Sie insbesondere bei sensibleren Personen jede Aussage zuvor auf Ihre Interpretationsmöglichkeit prüfen, ggf. auch doppelt.
Nehmen Sie Rücksicht auf Ihre eigene Tagesform und die Ihres Mitarbeiters. Ein z. B. stark erkälteter Mitarbeiter, der sich gerade noch notdürftig durch seinen Arbeitstag quält, ist kaum in der Lage Ihr Feedback umfassend aufzunehmen. Genauso wenig sind Sie als Feedbackgeber geeignet, wenn Sie aus gesundheitlichen Gründen oder weil Sie unter Zeitdruck stehen, letztlich nur darüber nachdenken, wie Sie das Gespräch möglichst kurz gestalten oder rasch beenden können.
Feedback muss angenommen werden, um Wirkung entfalten zu können. Dazu muss es konstruktiv sein.
Besondere Formen des Feedbacks
Ausnahmsweise ist Feedback auch einer Gruppe gegenüber möglich. Dies setzt voraus, dass Inhalt des Gespräches eine Leistung ist, die die Gruppe als ganze zu erbringen hatte. Soweit Sie Leistungen einzelner Teammitglieder ansprechen, die für das Gruppenziel von besonderer Bedeutung waren, gelten im Wesentlichen die zuvor genannten Regeln. Stellen Sie auf jeden Fall die persönliche Integrität des Einzelnen sicher und sorgen Sie dafür, dass niemand vor der Gruppe bloßgestellt wird oder sich angegriffen fühlen kann. Geben Sie allen Teammitgliedern die Möglichkeit sich zu dem von Ihnen Gesagten zu äußern, jedoch zwingen Sie niemanden dazu!
Eine besondere Form des Feedbacks ist das 360 Grad Feedback. Dieses bedarf jedoch einer eingehenden, separaten Betrachtung in einem der folgenden Beiträge.
Dr. Susanna Lange ist Rechtsanwältin mit dem Tätigkeitsschwerpunkt Arbeitsrecht und seit über 10 Jahren in verschiedenen Funktionen im Personalwesen tätig
