1. Die Soll-Ist-Analyse
Die Kommunikation zwischen Abteilungen, Teams und Standorten funktioniert nicht so, wie sie sollte? Wenn die Gründe nicht augenscheinlich sind, verschaffen Sie sich einen Überblick.
Skizzieren Sie, welche Abteilungen für die jeweiligen Bereiche zuständig sind und wer dort Projekte betreut. Markieren Sie, welche Mitarbeiter abteilungsübergreifend in Projekten zusammenarbeiten.
Notieren Sie die Informationskanäle – die formellen (wie regelmäßige Sitzungen der Abteilungs- oder Projektleiter) und die informellen (z. B. persönliche Freundschaften, gemeinsame Mittagstische und Freizeit). Stellen Sie nun Ihre Vorstellungen dagegen: Wo wünschen Sie sich mehr Kommunikation, wo andere Wege?
2. Schaffen Sie Institutionen der Kommunikation
Nehmen Sie die Steuerung der Informationsflüsse in die Hand. Haben die Abteilungen zu wenig Zeit, miteinander zu reden, geben Sie sie ihnen.
Richten Sie z. B. wöchentliche oder monatliche Meetings ein, in denen alle Teilnehmer über den aktuellen Stand ihrer Projekte und Aktivitäten berichten. Sitzen diese an verschiedenen Standorten, können regelmäßige Berichte gesammelt und verteilt werden.
Definieren Sie klare Zuständigkeiten. Schlagen Sie Mitarbeitern, die Machtwissen angesammelt haben, vor, dass sie als Experten Inhouse- Seminare für die Kollegen abhalten.
3. Technische Unterstützung
Sorgen Sie dafür, dass moderne Medien wie das Intranet und Dokumentenserver stärker genutzt werden. Ansprechpartner, Produktinformationen und Berichte sollten stets aktuell in einer Datenbank abgelegt und so für alle Mitarbeiter an allen Standorten zugänglich sein. Machen Sie allen klar, dass Sie erwarten, dass Informationen dort abgerufen werden.
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Cordula Natusch
