Vergünstigte Mitarbeiterverpflegung: Die großen Unternehmen machen es mit Kantinen seit Jahrzehnten vor. Doch auch kleinere und junge Unternehmen aus dem Mittelstand und Start-ups können sich, wenn sie es richtig anstellen, mit Mitarbeiterverpflegung Pluspunkte bei ihren Angestellten sammeln und gleichzeitig Lohnsteuer sparen. Hier erfahren Sie, wie das geht und welche sechs Punkte ausschlaggebend sind, wenn man sich als Arbeitgeber mit Sachbezugsleistungen und Mitarbeiterverpflegung befasst - ganz unabhängig von der Unternehmensgröße.
1. Mitarbeiterverpflegung ist in Deutschland freiwillig, aber beliebt
Arbeitgeber sind in Deutschland nicht dazu verpflichtet, für das leibliche Wohl ihrer Mitarbeiter zu sorgen. Dennoch tun es viele zum Zweck der Mitarbeiterbindung, denn Zufriedenheit lässt sich schon längst nicht mehr nur am Gehalt messen.
Eine nachhaltige Unternehmenskultur wirkt sich positiv auf Loyalität und Produktivität aus. Dazu gehören auch Kleinigkeiten wie das Aufkommen für Zusatzleistungen, zum Beispiel durch Zuzahlungen zu Mahlzeiten am Arbeitsplatz. Der Klassiker ist die Kantine: Auch wenn es nicht immer jedem schmeckt, ein Gang in den betriebseigenen Speisesaal ist günstig, spart Zeit und ist gesellig. Denn gemeinsam der Überzeugung zu sein, die beste Currywurst des Landes zu genießen, schweißt durchaus zusammen.
2. Regelmäßige Verpflegung am Arbeitsplatz ist kein Geschenk, sondern ein Sachbezug
Wenn man von Mitarbeiterverpflegung spricht, gibt es einen grundlegenden Unterschied zwischen „mal eine Pizza für alle“ und einem regelmäßigen Service, der die tägliche Verpflegung gewährleistet. Denn Ersteres ist ein Geschenk, Letzteres fällt unter Sachbezug.
Der Unterschied berechnet sich im Wert: Bis zu 44 Euro im Monat dürfen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern als steuerfreie Zuwendung zukommen lassen. Dazu zählen zum Beispiel auch Geburtstagsgeschenke. Doch regelmäßige Verpflegung würde diesen Wert weit überschreiten. Deshalb zählt die betriebliche Mitarbeiterverpflegung als Sachbezug zum lohnsteuerpflichtigen Gehalt. Gleiches gilt beispielsweise auch für Dienstwagen oder Dienstwohnungen.
3. Egal was sie kostet, Verpflegung hat einen festen Wert
Dass ein feiner Lachs mehr wert ist als eine Portion Spaghetti, liegt auf der Hand. Doch vor dem Staat sind sie gleichwertig. Denn damit nicht jeder Mitarbeiter ständig Rechnungen einreichen muss, gibt es in Deutschland amtlich festgelegte Sachbezugswerte. Demnach ist ein Frühstück im Schnitt 1,70 Euro wert, Mittagessen und Abendessen jeweils 3,17 Euro.
Diese Zahlen berechnen sich aus aktuellen Verbraucherpreisen und werden jährlich aktualisiert. Da nicht jedes Mittagessen so konzipiert werden kann, dass es genau den Wert trifft, kann alles, was über den Sachbezugswert hinausgeht, vom Arbeitgeber als Betriebskosten voll abgesetzt werden.
4. Mitarbeiterverpflegung kann steuerfrei sein – so stellen Sie und Ihr Team es richtig an
Sachbezüge sind eigentlich lohnsteuerpflichtig und werden pauschal mit 25 Prozent versteuert. Doch es gibt ein ganz legales Schlupfloch, mit dem die Mahlzeiten am Arbeitsplatz steuerfrei werden: Zahlt der Mitarbeiter den vollen Sachbezugswert aus eigener Tasche (für ein Mittagessen zum Beispiel 3,17 Euro), erhält er von seinem Arbeitgeber keinen Sachbezug mehr. So gibt es auch nichts zu versteuern. Zahlt man hingegen weniger als 3,17 Euro, bleibt die Differenz weiterhin steuerpflichtig.
5. Steuerfreie Mitarbeiterverpflegung ist eine indirekte Nettolohn-Erhöhung
Indem Arbeitnehmer über betriebliche Verpflegung Gerichte mit einem höheren Wert essen als sie bezahlen, bleibt Geld übrig, das anderweitig ausgegeben oder gespart werden kann. Das macht sich am Monatsende als indirekte Nettolohn-Erhöhung auf dem Konto bemerkbar – ohne dass Lohnsteuern fließen müssen. Davon profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen.
6. Es muss keine Kantine sein
Die meisten kennen das Modell der Betriebsverpflegung nur aus großen Unternehmen, die ihren Mitarbeitern eine Kantine bieten können. Doch auch KMU sowie Start-ups können ihre Angestellten betrieblich versorgen und den Steuervorteil nutzen. Das funktioniert zum Beispiel mithilfe individueller Catering-Anbieter, wie Essen auf Rädern, die mit einem regelmäßigen Auftrag versehen werden können.
