Die Stellenbeschreibung
Zunächst sollten Sie die Position genau bezeichnen und hierarchisch einordnen (zum Beispiel „Als Junior Consultant unterstützen Sie die Projektleitung“). Liegt Ihnen bereits eine Stellen- oder Funktionsbeschreibung vor, können Sie diese als Basis nehmen. Führen Sie an, welche Aufgaben den neuen Mitarbeiter erwarten und welche Erwartungen Sie an ihn haben (zum Beispiel Selbstständigkeit, Bereitschaft zu Mehrarbeit oder Auslandsreisen). Auch eine kurze Selbstdarstellung Ihres Unternehmens sollte nicht fehlen. So können Sie Aussagen zu Ihrer Marktstellung oder Firmengröße treffen.
Wie erstellen Sie ein Bewerberprofil?
Wollen Sie nicht Hunderte von unpassenden Bewerbungen lesen, müssen Sie ein präzises Bewerberprofil erstellen. Wen genau wollen Sie ansprechen? Schreiben Sie zum Beispiel nicht einfach nur „Dipl.-Ing. Maschinenbau gesucht“, sondern geben Sie auch die gewünschte Fachrichtung oder Spezialisierung an. Welche Ausbildung und welchen Werdegang erwarten Sie? Wichtiger noch: Welche Berufs- oder Branchenkenntnisse setzen Sie zwingend voraus, welche Zusatzqualifikationen sind von Vorteil (Sprachen etc.)? Neben die fachlichen Anforderungen (Studium, Sprachkenntnisse, Führerschein etc.) gehören hierher auch Ihre Anforderungen für Soft Skills, wie zum Beispiel Kommunikations- oder Teamfähigkeit.
Auf Gesuche reagieren
Der übliche Weg der Personalsuche sind Stellenausschreibungen in Tages- und Wochenzeitungen sowie Fachzeitschriften. Immer wichtiger, für bestimmte Branchen (wie etwa Software-Entwicklung) sogar ein Muss, sind Internet-Stellenbörsen. Aber Sie können auch den umgekehrten Weg beschreiten und auf Anzeigen Stellensuchender antworten. Das weit verbreitete Vorurteil, dass nur unqualifizierte Arbeitskräfte eine Anzeige schalten, stimmt nicht. Im Gegenteil: Wer hier aktiv wird, stellt Eigeninitiative unter Beweis. Gerade wenn Sie dringend eine Stelle besetzen müssen und die Mühe eines langwierigen Auswahlverfahrens scheuen, lohnt sich also ein Versuch, Bewerber auf diese Art kennen zu lernen.
Frühe Auswahl spart Kosten
Die Verwaltung der vielen Bewerber kostet Zeit und Geld. Speichern Sie zur besseren Übersicht Namen, Adressen und Eingangsdatum aller Bewerbungen in eine Excel-Datei. Nun kommt es darauf an, schnell die interessanten Bewerbungen herauszufiltern. Bei der ersten Sichtung der Unterlagen können Sie zum Beispiel anhand einer kleinen Checkliste prüfen, bei wem die Muss-Kriterien erfüllt sind und bei wem nicht und dies in der Tabelle vermerken. Wer durchfällt, erhält sofort eine Standardabsage. An alle anderen lassen Sie einen Zwischenbescheid schicken, bis Sie sich entschieden haben, wen Sie einladen. Die ersten Gespräche führen Sie dann am besten mit den viel versprechenden Kandidaten, um sich unter Umständen weitere Auswahlgespräche zu sparen.
Schnell-Kriterien für Absagen
Bei folgenden Kriterien sollten Sie dem betreffenden Bewerber rasch mit einem Standardbrief absagen
- Offensichtliches Fehlen der Mindestqualifikation oder, falls sie verlangt war, fehlende Berufserfahrung
- Unvollständige, schlampige oder auffallend unsystematische Unterlagen
- Durchgehend schlechte Zeugnisse
- Nicht passendes Alter
- Überzogene Gehaltsvorstellungen bei gleichzeitig nicht optimaler Qualifikation
- Anschreiben, das kein deutliches Interesse erkennen lässt, zum Beispiel fehlender Bezug zum erwünschten Profil oder zur Stellenbeschreibung
- Keine Angaben zu Gehaltsvorstellungen oder Wunsch-Eintrittstermin, wenn dies von Ihnen gefordert war
- Deutliche Lücken oder Ungereimtheiten im Lebenslauf; häufige Stellenwechsel in jüngerem Alter zeugen von Flexibilität und Ehrgeiz, bei älteren Bewerbern kann dies problematisch sein. Ein Branchenwechsel stellt zwar einen Bruch im beruflichen Werdegang dar, muss aber nicht zwingend negativ gedeutet werden.
Martin Buttenmüller
