Outsourcing

Outsourcing - Make or Buy?

Selber machen oder einkaufen – das ist die Alternative, über die viele Unternehmen nachdenken. "Outsourcing" heißt die Strategie, wenn externe Dienstleister Jobs übernehmen, die früher zum Unternehmen gehörten. Wie führt dieses Vorgehen zum Erfolg? Was sind die Stolpersteine? Acht Antworten zu wichtigen Fragen, die sich um das Thema "Outsourcing" drehen.

Was ist Outsourcing?

Externe Quellen nutzen – so ließe sich das englische Kunstwort ins Deutsche übertragen. Gemeint ist: Ein Unternehmen lagert Prozesse aus, die ursprünglich bei ihm selbst angesiedelt waren. Ein externer Dienstleister übernimmt diese Aufgabe. Geschieht das im Ausland, spricht man von "offshoring": Dann wandern oft Arbeitsplätze in Billiglohnländer ab. Übrigens: Auch Konsumenten können Teil einer Outsourcing-Strategie sein. Oder haben Sie noch nie bei einem Discounter einen Karton aufgerissen, um ein Packung Nudeln zu entnehmen?

Gelingt die Konzentration auf Kernkompetenzen?

Ein gelungenes Outsourcing stärkt die Kernkompetenz eines Unternehmens. Mitarbeiter werden entlastet, die vorher auch Aufgaben erledigen mussten, die nicht unmittelbar zu ihrer Tätigkeit gehörten. Das fängt schon beim klassischen Handwerksbetrieb an: Statt sich mit der Lohnbuchhaltung zu beschäftigen, steht der Meister wieder an der Drehbank. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Randdienstleistungen abbauen, reduzieren Sie auch die Komplexität Ihrer Geschäftsprozesse. Das kann bei der strategischen Ausrichtung Ihres Unternehmens von Vorteil sein. Die Amerikaner sagen dazu: "Do what you can do best – outsource the rest".

Lassen sich Kosten senken?

Kostenvorteile sind ein wichtiges Motiv, um eine Outsourcing-Strategie anzuwenden. So werden aus Fixkosten variable Kosten, die nur entstehen, wenn der externe Dienstleister arbeitet. Aber Vorsicht: Untersuchen Sie genau, welche Kosten sich vermeiden lassen! Outsourcing bedeutet für Sie auch Transaktionskosten, etwa bei der Abstimmung konkreter Arbeitsschritte. Daher ist die "make or buy"-Entscheidung nicht leicht zu treffen: Qualitätsfragen und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter spielen ebenfalls eine wichtige Rolle – eine Entscheidung für Outsourcing kann nicht allein auf finanziellen Kennziffern aufbauen.

Wächst die Flexibilität?

Wenn Randdienstleistungen aus Ihrem Unternehmen verschwinden, müssen Sie weniger Infrastruktur bereit halten, etwa Computer oder Server. Positiver Effekt: Weniger Kapital ist im Unternehmen gebunden. Ein schlankes Unternehmen reagiert auch schneller, wenn es die wirtschaftliche Situation notwendig macht. Wenn Sie nicht in Maschinen oder Gebäude investiert haben, kehren Sie leichter unrentablen Märkten den Rücken. Ein weiterer Vorteil: Sie profitieren vom speziellen Know-how Ihrer externen Zulieferer

Wie wichtig ist das Briefing?

Damit das Outsourcing ein Erfolg wird, sind genaue Vereinbarungen notwendig: Sie regeln im Detail, welche Aufgaben der externe Dienstleister übernimmt. Das schützt vor Überraschungen. Sonst kann es passieren, dass der Dienstleister Ihre Aufgabe am falschen Ende anpackt – nicht aus Inkompetenz sondern mangelhafter Kommunikation. Daher ist bei konkreten Projekten ein exaktes Briefing so wichtig: Kein Dienstleister der Welt kann Ihre Gedanken lesen!

Ein unzureichendes Briefing ist nicht der einzige Fehler, den man machen kann. Die folgende Infografik zeigt, was man noch bedenken muss:

(Quelle: insourcing-outsourcing.net )

Gehen Spielräume verloren?

Ein Outsourcing-Projekt bringt nicht den erhofften Erfolg, die Trennung vom externen Dienstleister steht an. Das wird teuer: Die eigene Infrastruktur wieder aufzubauen, kann viel kosten ("backsourcing"). Denn: Ein abgeschlossenes Outsourcing lässt sich nicht leicht rückgängig machen. So besteht eine besondere Abhängigkeit vom externen Dienstleister, weil ein Ende der Zusammenarbeit erheblich Konsequenzen hat. Und: Es droht auch immer der Verlust von Betriebsgeheimnissen – Know-how kann an den externen Dienstleister abfließen.

Besteht ein hoher Abstimmungsbedarf?

Schon auf nationaler Ebene entsteht ein hoher Abstimmungsbedarf, wenn Sie Aufgaben an externe Dienstleister delegieren. Das schlägt sich in Transaktionskosten nieder, die Sie auch bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen müssen. Diese Transaktionskosten steigen, wenn Aktivitäten ins Ausland verlagert werden ("offshoring"). Trotz Internet müssen Sie viel investieren, um die Kommunikation in Ihrem Unternehmen in Gang zu halten. Hinzu kommen: kulturelle Differenzen und sprachliche Barrieren, die im Tagesgeschäft zu überwinden sind.

Leidet das Betriebklima?

Outsourcing soll Ihre Mitarbeiter entlasten, führt aber häufig zu Misstrauen: Die Belegschaft fürchtet, dass mit diesen Maßnahmen ein Personalabbau verbunden ist. Dadurch entsteht die Gefahr: Der externe Dienstleister wird als Konkurrent empfunden – und nicht als Partner, um das Unternehmen voranzubringen. Darunter leidet dann die Zusammenarbeit, große Verluste an Effizienz sind die Folge. Dieses Problem lässt sich nur durch eine transparente Kommunikation lösen, die alle Sorgen Ihrer Mitarbeiter ernst nimmt.

Ein Beitrag von Ingo Leipner