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EÜR: Darum geht's

Die rechtliche Grundlage für die EÜR ist § 4 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG): "Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen." Weil es diesen Paragraphen gibt, nennt man die EÜR oft "4/3-Rechnung".

Wer ist aber von der üblichen Buchhaltungspflicht ausgenommen? Freiberufler und Nicht-Kaufleute. Um diese Abgrenzung zu verstehen, muss man nachvollziehen, was für den Gesetzgeber Kaufleute sind: Personen, die ein Handelsgewerbe betreiben, das ein in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Wer einen solchen Geschäftsbetrieb nicht benötigt, zählt zu den Nicht-Kaufleuten. Er betreibt ein Kleingewerbe oder Handelsgewerbe, das einfach strukturierte, überschaubare und transparente Geschäftsbeziehungen aufweist. Liegt aber als Rechtsform eine OHG, KG, GmbH oder AG vor, besteht die volle Buchhaltungspflicht mit Bilanz und Jahresabschluss. Wer sich freiwillig in das Handelsregister einträgt, ist ebenfalls buchhaltungspflichtig.

Für die Nicht-Kaufleute gilt aber eine wichtige Einschränkung: Ihr jährlicher Umsatz darf nicht über 500.000 Euro liegen, und ihr Gewinn maximal 50.000 Euro betragen. Werden diese Grenzen überschritten, greift wieder die Buchhaltungspflicht.

Was verbirgt sich also hinter dem Begriff "Einnahmen-Überschuss-Rechnung"? Ein vereinfachtes Verfahren der Gewinnermittlung, das Freiberuflern und bestimmten Nicht-Kaufleuten zur Verfügung steht, um ihren Pflichten gegenüber dem Finanzamt nachzukommen. Es erfordert keine doppelte Buchführung – der Gewinn ergibt sich aus der Differenz von Einnahmen und Ausgaben.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung in der Praxis

Seit 2005 gibt es ein überarbeitetes Formular des Finanzministeriums, das für die EÜR gesetzlich vorgeschrieben ist, und zu dem auch eine Anleitung gehört. Dabei gibt es eine Ausnahme: Werden als Betriebseinnahmen weniger als 17.500 Euro erzielt, entfällt die Pflicht, dieses Formular zu verwenden. Eine formlose Gewinnermittlung ist möglich.

Wie geht man bei einer EÜR vor? Die Grundlage sind einfache Aufzeichnungen, aus denen alle im Laufe einer Rechnungsperiode zugeflossenen Einnahmen, bzw. abgeflossenen Ausgaben hervorgehen. Diese Beträge müssen durch Belege dokumentiert sein. Excel-Datenblätter eignen sich, um die Einnahmen und Ausgaben zu erfassen. Die "IHK Nürnberg für Mittelfranken" gibt ein Beispiel, wie diese Betriebseinnahmen und –ausgaben aufgegliedert sein können:

Betriebseinnahmen:

• Umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahmen (netto)
• Umsatzsteuerfreie Betriebseinnahmen
• Sachentnahmen
• Private Kraftfahrzeugnutzung
• Private Telefonnutzung
• Vereinnahmte Umsatzsteuer

Betriebsausgaben:

• Wareneinkäufe (netto)
• Bezogene Dienstleistungen (netto)
• Gehälter, Löhne für Arbeitnehmer
• Abschreibungen
• Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter
• Kfz-Kosten
• Miete für Geschäftsräume
• Eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (Bewirtungskosten etc.)
• Gewerbesteuer
• Abziehbare Vorsteuerbeträge
• Im Kalenderjahr an das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer

Dabei sind folgende Einzelaufzeichnungen notwendig: Bei den Einnahmen und Ausgaben muss unterschieden werden, wie hoch die jeweiligen Umsatzsteuersätze ausfallen. Die umsatzsteuerfreien Umsätze sind ebenfalls getrennt aufzuzeichnen. Bei den abnutzbaren Anlagegütern wie PKW oder PC ist eine Übersicht über die Abschreibungen zu erstellen (Anschaffungsdatum, Kaufpreis, Abschreibungsdauer bzw. in Anspruch genommene AfA-Beträge). Lassen sich Betriebsausgaben nicht abziehen, sind sie getrennt zu erfassen (Bewirtungskosten, Geschenke etc.).

Bei der zeitlichen Zuordnung alle Einnahmen und Ausgaben gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip (§ 11 EStG), das nur bei Unternehmen Anwendung findet, die dem Finanzamt eine EÜR vorlegen. Was bedeutet dieses Prinzip? Einnahmen und Ausgaben sind in der Rechnungsperiode zu berücksichtigen, in der sie aufgetreten sind.

Beispiel: Ein Unternehmen bekommt am 15.12.2015 eine Ware geliefert, zu der eine Rechnung mit dem Datum 12.12.2015 gehört. Das Unternehmen bezahlt die Ware erst im nächsten Jahr, und zwar am 12.01.2016. Konsequenz für die EÜR: Diese Betriebsausgabe wird dem Kalenderjahr der Zahlung (Abfluss) zugeordnet, also dem Jahr 20016.

Neben dem Zufluss-Abfluss-Prinzip gibt es noch eine Reihe Detail-Fragen zu beachten, die man am besten mit seinem Steuerberater klärt. Auf jeden Fall sind für das Finanzamt am Ende der Rechnungsperiode alle Einnahmen und Ausgaben zusammenzuführen:

Summe der Einnahmen – Summe der Ausgaben = Gewinn / Verlust

So wird die EÜR abgeschlossen – und das Finanzamt ist zufrieden.

Fazit

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist kein Hexenwerk. Schon aus reinem Eigeninteresse ist es sinnvoll, mit dieser Methode einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu gewinnen. Denn eine solide Buchhaltung - auch mit einfachen Mitteln - ist eine unabdingbare Grundlage für wirtschaftlichen Erfolg. Wer seine Zahlen im Griff hat, vermeidet nicht nur Ärger mit dem Finanzamt. Vielmehr schafft er die Basis, um langfristig am Markt bestehen zu können.