Gewinn- und Verlustrechnung – ein Kernstück der Buchhaltung

Was ist eigentlich eine Gewinn- und Verlustrechnung?

"Eine der schönsten Erfindungen des menschlichen Geistes" nennt Goethe die doppelte Buchführung. Und weiter heißt es in "Wilhelm Meisters Lehrjahre": "Die Ordnung und Leichtigkeit, alles vor sich zu haben, vermehrt die Lust zu sparen und zu erwerben." Ob diesen Sätzen jeder Existenzgründer zustimmen kann, der sich mit der täglichen Buchhaltung plagt? Wohl kaum, aber die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gehört auf jeden Fall dazu, weil sie Teil eines ordentlichen Jahresabschlusses ist.

Darum geht's

Eine Reihe von Unternehmen ist zur doppelten Buchführung verpflichtet, inklusive Gewinn- und Verlustrechnung. Dazu gehören alle Kaufleute: Das sind Unternehmer, die ein selbstständiges Handelsgewerbe betreiben; Einzelunternehmen; Offene Handelsgesellschaften (OHG) und Kommanditgesellschaften (KG) sowie alle Kapitalgesellschaften (GmbH, AG).

Für Nicht-Kaufleute gilt die Buchhaltungspflicht, wenn der Gewinn aus einem Gewerbebetrieb über 50.000 Euro liegt, oder der Umsatz über 500.000 Euro steigt (beides bezogen auf ein Kalenderjahr). Außerdem müssen Personengesellschaften oder Einzelunternehmen eine doppelte Buchführung vorweisen, sobald sie sich freiwillig in das Handelsregister eintragen lassen.

Auch wer Goethes Schwärmerei nicht teilen will, muss sich über die Risiken einer fehlerhaften Buchhaltung im Klaren sein: Schwierigkeiten mit dem Finanzamt, Probleme mit der Liquidität, Forderungsausfälle – und wenn es im Fall der Insolvenz ganz schlecht läuft, drohen sogar Geld- oder Freiheitsstrafen. Daher heißt es auch zum Thema Buchhaltung: "Wer schreibt, der bleibt".

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist ein wichtiges Werkzeug, um ein Unternehmen auf Erfolgskurs zu halten. Sie gehört zu einer exakten Buchhaltung, die einen zuverlässigen Überblick gibt, und zwar über die Vermögens- Ertrags- und Liquiditätssituation sowie die Einnahmen und Ausgaben. Intern ist dieser Überblick notwendig, um eine vernünftige Grundlage für ökonomische Entscheidungen zu gewinnen.

Extern signalisiert eine präzise Buchhaltung: Das Unternehmen hat seine Finanzen im Griff. Banken gewähren leichter Kredite ("Rating"); staatliche Zuschüsse und Fördermittel sind schneller zu erhalten; das Finanzamt erhebt keine Nachzahlungen oder Säumniszuschläge; das Vertrauen von Geschäftspartnern und potentiellen Investoren nimmt zu.

Was verbirgt sich also hinter dem Begriff Gewinn- und Verlustrechnung? Ein Unternehmen muss für jedes Geschäftsjahr den Unterschiedsbetrag aus Erträgen und Aufwendungen ermitteln. Dabei ergibt sich ein Gewinn oder Verlust – die GuV ist das buchhalterische Instrument, um über diese zentralen wirtschaftlichen Größen Auskunft zu geben.

Nicht verwechseln: GuV und EÜR

Neben der GuV ist die EÜR, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, eine weitere Methode der Gewinnermittlung in der Buchhaltung.

Die EÜR ist allerdings nur eine vereinfachte Gewinnermittlungsmethode, die vor allem von Einzelunternehmen, Freiberuflern und kleinen Gewerbetreibenden angewendet wird – vor allem, wenn diese von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Im Rahmen der EÜR wird der Gewinn ermittelt, indem die Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt werden. Die EÜR berücksichtigt dabei lediglich die tatsächlich erfolgten Einnahmen und Ausgaben im Geschäftsjahr. Die Methode umfasst keine umfangreichen Bilanzierungen oder Abschreibungen. Eine Einnahme-Überschuss-Rechnung ist in der Regel einfacher und kostengünstiger zu erstellen als die GuV, aber eben nicht für jedes Unternehmen geeignet.

So sieht es in der Praxis aus

Stark vereinfacht ist eine GuV so aufgebaut (Gesamtkostenverfahren), wobei die Rechnung mit den Umsatzerlösen als Ausgangsgröße beginnt:

1.) Hat sich der Bestand an fertigen und unfertigen Erzeugnissen erhöht, wird der Wertzuwachs zu den Umsatzerlösen addiert. Ist das Gegenteil der Fall, ist die Wertminderung abzuziehen.

2.) Steht zum Beispiel eine selbsterstellte Maschine im Betrieb, wird ihr Wert als aktivierte Eigenleistung hinzugefügt. Auf diesem Weg hat man die Gesamtleistung bestimmt.

3.) In der Geschäftsperiode fallen Aufwendungen an (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie bezogene Waren). Diese Aufwendungen sind von der Gesamtleistung abzuziehen, um den Rohertrag zu ermitteln.

4.) Neben den Umsatzerlösen gibt es eine Reihe anderer Erträge (Beteiligungen, Finanzanlagen, Zinsen, Veränderungen des Anlagevermögens etc.). Diese übrigen Erträge werden zum Rohertrag addiert.

5.) In diesem Schritt werden die Personalkosten berücksichtigt (Löhne und Gehälter, Sozialabgaben, Altervorsorge etc.). Sie sind abzuziehen, genauso wie alle übrigen Aufwendungen (Abschreibungen, Wertminderungen, Zinsen, Steuern, Verluste aus Beteiligungen etc.).

6.) Nach diesen Additionen und Subtraktionen erhält man als letzte Position der GuV den Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag. Die Gewinn- und Verlustrechung ist fertig.

Neben diesem Rechenschema gibt es noch einen zweiten Weg, der zu demselben Ergebnis führen muss. Auf diese Weise lässt sich eine Probe machen, ob alle Rechenschritte korrekt erledigt worden sind.

Wie sieht dieser Weg aus?

Jeder Kontenrahmen der Buchhaltung sieht vor, dass für die Gewinn- und Verlustrechnung ein spezielles GuV-Konto existiert. Im Laufe des Geschäftsjahres werden alle Aufwendungen und Erträge in eigenen Konten erfasst, den so genannten Erfolgskonten. Ihre Salden werden für den Jahresabschluss auf das GuV-Konto umgebucht – der Saldo des GuV-Kontos müsste dann denselben Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag ausweisen, der mit dem oben beschriebenen Rechenschema ermittelt wird.

Fazit

Eine sorgfältige Buchhaltung macht Mühe – ist aber unverzichtbar, wenn sich ein Existenzgründer am Markt behaupten will. Ein Kernstück ist dabei die Gewinn- und Verlustrechnung, die über den unternehmerischen Erfolg oder Misserfolg informiert.

Nicht nur Goethe gab der Buchhaltung einen hohen Stellenwert, auch Mahatma Gandhi war dieser Meinung: "Ohne ordentliche Buchführung ist es unmöglich, die Wahrheit in ihrer ursprünglichen Reinheit aufrechtzuerhalten."