Ein Gastbeitrag von Paul-Alexander Thies
Fehler können passieren – auf Rechnungen genauso wie in jedem anderen Bereich von Arbeit und Privatleben. Wenn sich ein Fehler auf einer Rechnung eingeschlichen hat, verlangt das Finanzamt ein bestimmtes Vorgehen, um falsche Angaben zu korrigieren.
Einfach fehlerhafte Angabe ersetzen und neu schreiben – das geht nicht!
Oberstes Gebot beim Schreiben von Rechnungen ist: Eine Rechnungsnummer darf nur genau einmal vergeben werden und das System der Rechnungsnummern muss fortlaufend sein. Die Rechnungsnummer macht jede Rechnung unverwechselbar. Das Finanzamt duldet nicht, eine fehlerhafte Rechnung einfach ein zweites Mal auszustellen: Dafür müsste die Rechnungsnummer entweder erneut vergeben werden – und das ist ein absolutes No-go - oder die Zählung der Rechnungsnummern würde weiterlaufen, wobei die korrigierte Rechnung die nächste Nummer, die an der Reihe wäre, bekäme.
Das wiederum würde bedeuten, dass die ungültige Rechnung mitsamt der Rechnungsnummer nicht mehr in der Buchhaltung auftaucht: Dieses Vorgehen würde gegen das Gebot der fortlaufenden Rechnungsnummern verstoßen. Die Rechnungsnummer der fehlerhaften Rechnung darf schließlich nicht einfach aus dem System „verschwinden“. Eine anerkannte Rechnungskorrektur muss also anders vorgenommen werden.
Das korrekte Vorgehen bei der Fehlerkorrektur: die Storno-Rechnung
Die Art des Fehlers ist zweitrangig: Ob die Empfängeradresse nicht stimmt oder der Rechnungsbetrag falsch zusammengezählt wurde, ist unwichtig. Ein Rechnungsposten wurde vergessen oder ein Artikel wurde versehentlich zu oft berechnet? Jeder dieser Fehler und alle denkbaren formalen oder inhaltlichen anderen Unrichtigkeiten müssen auf dieselbe Weise berichtigt werden.
Für eine rechtssichere Rechnungskorrektur ist ein korrigierendes Dokument notwendig: die Storno-Rechnung.
Die Storno-Rechnung gleicht die fehlerhafte Rechnung wieder aus
Eine Storno-Rechnung sieht der fehlerhaften Rechnung zum Verwechseln ähnlich. Sie trägt nur zwei Unterschiede zum Rechnungsoriginal, wenn man beide Dokumente vergleicht.
Erster Unterschied: Statt eines positiven Rechnungsbetrags stellt die Storno-Rechnung einen negativen Betrag in gleicher Höhe in Rechnung. Mal angenommen, die fehlerhafte Rechnung fordert 100,00 Euro plus 19% Mehrwertsteuer, also 119,00 Euro brutto ein. Eine Storno-Rechnung trägt genau dieselben Angaben wie die fehlerhafte Rechnung, nennt jedoch den Forderungsbetrag „minus 119,00 Euro“. Die Forderung an den Empfänger der Rechnung ist jetzt ausgeglichen und beläuft sich zu diesem Zeitpunkt auf null.
Zweiter Unterschied zwischen fehlerhaftem Original und Storno-Rechnung: Das Gebot, dass eine Rechnungsnummer nur ein einziges Mal vergeben werden darf, gilt ohne Ausnahme zu jedem Zeitpunkt. Die Storno-Rechnung erhält also eine eigene, individuelle Rechnungsnummer.
In der Storno-Rechnung wird der Fehler noch nicht korrigiert
Sinn der Storno-Rechnung ist ausschließlich, die fehlerhafte Rechnung ungültig zu machen. Die Storno-Rechnung ist noch nicht dafür vorgesehen, dem Empfänger eine korrekte Rechnung zukommen zu lassen.
Sobald mit der Storno-Rechnung der Fehler auf der ersten Rechnung ausgeglichen wurde, ist es an der Zeit, dem Empfänger eine korrigierte Rechnung zukommen zu lassen. Dafür erhält er ein drittes Dokument: eine frische Rechnung mit korrekten Angaben.
Selbstverständlich erhält auch diese Rechnung wieder eine eigene Rechnungsnummer. Niemals darf eine Rechnungsnummer ein zweites Mal verwendet werden. Die ursprüngliche, fehlerhafte Rechnung trägt eine eigene Rechnungsnummer, die Storno-Rechnung erhält eine weitere Rechnungsnummer, die korrekte Rechnung muss ebenfalls eine unverwechselbare Rechnungsnummer bekommen.
Das Vorgehen zur Rechnungskorrektur im Überblick
Eine fehlerhafte Rechnung wird mithilfe einer Storno-Rechnung ausgeglichen. Die Storno-Rechnung enthält sämtliche Angaben der fehlerhaften Rechnung, weist aber einen negativen Rechnungsbetrag aus und erhält eine eigene Rechnungsnummer. Der Fehler wird auf einer neuen Rechnung korrigiert, die der Storno-Rechnung folgt. Jedes der drei Dokumente muss eine eigene Rechnungsnummer tragen.
Fehlerhafte Rechnung, Storno-Rechnung und korrigierte Rechnung gehören in die Buchhaltung von Rechnungsschreiber und Rechnungsempfänger. Die Aufbewahrungspflicht für Buchhaltungsdokumente schließt auch fehlerhafte Rechnungen und Storno-Rechnungen ein und beträgt zehn Jahre.
