Ein Gastbeitrag von Paul-Alexander Thies
So stellen Sie formal korrekte Rechnungen, damit bei der Korrespondenz nichts mehr schiefgeht.
Eine ordentliche Rechnung ist sehr wichtig
Ohne Rechnung geht es nicht. Zu jedem geschäftlichen Geldtransfer brauchen Kunde und Dienstleister einen Beleg. Die Rechnung ist das Dokument, das die Zahlung einleitet. Sie dient aber auch dazu, die Umsatzsteuer zu berechnen und zu vereinnahmen. Beim Kunden wiederum ist sie der Beleg dafür, dass Vorsteuer gezogen werden darf oder eine Betriebsausgabe den eigenen Jahresgewinn schmälert. Privatkunden benötigen Rechnungen von Dienstleistern oft auch, um die Leistung steuerlich geltend zu machen, z.B. bei Handwerkerleistungen am oder im Haus.
Die Rechnung ist also ein absolut zentrales Dokument in der Geschäftskorrespondenz. Damit die Rechnung ihre Aufgabe als Beleg erfüllen kann, muss sie die sogenannten Pflichtangaben enthalten. Sie muss korrekt ausgestellt sein. Geschieht ein Fehler, hat der Kunde Anspruch darauf, dass dieser korrigiert wird.
Das muss eine formal korrekte Rechnung enthalten
- Namen und Anschrift des Kunden vollständig und in korrekter Schreibweise
- Name und Firmensitz des Rechnungsstellenden müssen ebenfalls vollständig und in richtiger Schreibweise als Absender erscheinen.
- Eine Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben werden darf.
- Jede Rechnung braucht ein Rechnungsdatum.
- Lieferdatum, Leistungsdatum oder ein Leistungszeitraum müssen angegeben sein. In vielen Bereichen ist es ausreichend, den Monat anzugeben, z.B. wenn Rahmenverträge oder Pauschalen abgerechnet werden. Bei kleinen Einzelaufträgen, Terminen beim Kunden etc. sind konkrete Daten klarer.
- Eine Steuernummer des Dienstleisters muss auf der Rechnung stehen. Wer keine Umsatzsteueridentifikationsnummer hat, nimmt hier die Steuernummer.
- Die Leistungsbeschreibung: Was wird abgerechnet? In der Rechnung müssen alle erbrachten Leistungen aufgeführt sein. Dazu gehören gelieferte Waren mit handelsüblicher Bezeichnung oder die abrechenbaren Arbeitsstunden mit Stundenhonorar. Wer mit Pauschalen für Dienstleistungen arbeitet, sollte auch die benennen und gegebenenfalls kurz erklären, was dieser Posten auf der Rechnung beinhaltet.
- Einzelpreise und Gesamtbetrag: Damit nachvollziehbar ist, wie sich die Rechnungssumme zusammensetzt, müssen die Einzelpreise angegeben sein. Wovon wurde wieviel zu welchem Preis geliefert? Zu welchem Stundensatz wird der Einsatz eines Mitarbeiters abgerechnet? Diese Angaben machen den Endbetrag transparent.
- Netto, brutto, Umsatzsteuer: Es muss außerdem auf jeder Rechnung ersichtlich sein, wo es sich um Nettopreise handelt und was der Bruttopreis ist. Während sich Privatkunden eher für den Endpreis interessieren, ist für Geschäftskunden auch das Netto wichtig. Geschäftskunden können die mit der Rechnung gezahlte Umsatzsteuer nämlich über die Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer verrechnen.
- Den Umsatzsteuersatz angeben: Wer Rechnungen mit Umsatzsteuer schreibt, muss die korrekten Steuersätze ausweisen. Dabei ist die Angabe nötig, welcher Steuersatz gilt, wie viel die Steuer beträgt und das Ganze muss noch zu einer Bruttorechnungssumme zusammengefasst sein.
- Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Wer steuerlich Kleinunternehmer ist, muss das auf der Rechnung angeben, damit ist für den Rechnungsempfänger und das Finanzamt klar, warum auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Die Angabe „nach §19 Absatz 1 UStG ohne Umsatzsteuer“ reicht als Vermerk aus.
- Die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Kunden: Falls die Rechnung an einen Geschäftskunden im Ausland geht, sollten Sie vorab dessen Umsatzsteueridentifikationsnummer erfragen und prüfen. Die Nummer muss auf der Rechnung an diesen Kunden angegeben sein. Das hat mit dem Reverse Charge Verfahren zu tun. Die Umsatzsteuer wird, wenn der Leistungsort beim Kunden angesiedelt wird, im Land des Kunden erhoben und von ihm selbst abgeführt.
- Kunden, die mit Kostenstellen arbeiten und Budgets für ihre Projekte verwalten, wünschen sich oft noch zusätzliche Angaben in der Rechnung. Oft handelt es sich um eine Projekt- oder Kostenstellennummer, die mit auf der Rechnung stehen soll. Sie helfen der Buchhaltung des Kunden, die Zahlung zuzuordnen und schneller einzuleiten.
- Hinweis auf Aufbewahrungspflichten: Bei Privatkunden kann man nicht davon ausgehen, dass sie sich mit Aufbewahrungspflichten etc. auskennen. Daher sollten vor allem Handwerkerrechnungen einen Hinweis darauf beinhalten.
- Zahlungsziel: Eigentlich sind Rechnungen immer sofort fällig. Das gesetzlich geregelte Zahlungsziel ist 30 Tage. Wer individuelle Vereinbarungen getroffen hat, sollte sie auf der Rechnung vermerken.
- Skonto: Nicht in allen Branchen üblich, aber wo es vorkommt oder vereinbart wurde, ist auf der Rechnung unbedingt ein entsprechender Hinweis nötig. Skonto bedeutet, dass bei besonders schnellem Zahlungseingang – meist innerhalb weniger Tage – die Rechnung um meist ein oder zwei Prozent niedriger ausfällt. Damit ein Steuerprüfer auch noch Jahre später nachvollziehen kann, wie hier Zahlung und Rechnung zusammen passen, gehört ein Hinweis auf die Rechnung.
