Wer Leistungen für Kunden erbringt, die im Ausland ansässig sind, steht oft bei der Rechnungsstellung vor verschiedenen Fragen. Darunter sind diese:
- In welcher Sprache muss die Rechnung ausgestellt sein?
- Welche Pflichtangaben sollten darauf stehen?
- Wer führt in welchem Staat wie viel Umsatzsteuer ab?
So stellt man korrekte Rechnungen
Eine in Deutschland ausgestellte Rechnung, muss für die im Inland ansässigen Behörden verständlich also in Amtssprache verfasst sein. Aber das hindert Unternehmen nicht daran als Service für ihre Kunden zweisprachige Rechnungen zu erstellen.
Die deutschen Behörden müssen – zum Beispiel im Fall einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt – eine Rechnung prüfen können, akzeptieren aber, wenn rechnungstypische Fachbegriffe auch in anderen Sprachen auftauchen. Dazu gibt es eine offizielle Tabelle vom Bundesfinanzministerium .
Zusätzliche Pflichtangaben
Die Pflichtangaben sind zunächst all die, die eine in Deutschland ausgestellte Rechnung braucht, um hier vom Finanzamt als formal korrekt anerkannt zu sein. Es kommen aber einige Angaben hinzu, die im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer stehen, wenn diese nicht in Deutschland abgeführt wird.
Dazu sind Angaben zum Kunden nötig. Gegebenenfalls braucht der Rechnungsstellende die Umsatzsteueridentifikationsnummer seines Kunden und muss diese auf Korrektheit prüfen. Das geht auf der Homepage des Bundeszentralamtes für Steuern.
Je nach Zielland kann es auch sein, dass bestimmte Pflichtangaben für den Rechnungsempfänger notwendig sind. Das lässt sich im Einzelfall über die Deutschen Außenhandelskammern herausfinden.
Umsatzsteuer – es kommt darauf an
Die Umsatzsteuer ist der komplizierteste Punkt bei einer Rechnung an Empfänger im Ausland. Je nach Zielland gelten unterschiedliche Bestimmungen. Was zu tun ist, hängt von mindestens vier Punkten ab:
- Wo wurde die Leistung erbracht, die in Rechnung gestellt wird: am Standort des Rechnungsstellenden oder beim -empfänger?
- Liegt das Land, in das die Rechnung geschickt wird, innerhalb der EU oder nicht?
- Ist der Rechnungsempfänger eine Firma oder eine Privatperson?
- Ist die Rechnungsstellende verpflichtet, Umsatzsteuer abzuführen oder ist sie Kleinunternehmerin?
Dort wo die Leistung erbracht wird, soll auch die Umsatzsteuer erhoben werden. Eine Lieferung ins Ausland wird also in den meisten Fällen dort mit Umsatzsteuer belegt und nicht am Geschäftssitz des Lieferanten.
Das gilt aber nur, wenn die Kunden Unternehmen oder Geschäftsleute sind. Einer Privatperson ist nicht zuzumuten, dass sie sich mit Umsatzsteuer auskennt und den Betrag eigenständig an die Behörden abführt – darauf haben sich die Finanzbehörden der EU geeinigt. Deshalb ist eine Rechnung an eine Privatperson im EU-Ausland genau wie eine Rechnung innerhalb von Deutschland mit deutscher Umsatzsteuer zu stellen.
Der Firmenkunde mit Sitz in einem EU-Land dagegen bekommt eine Rechnung ohne Umsatzsteuer. Hier muss sich der Kunde selbst darum kümmern, dass er die fällige Umsatzsteuer in seinem Land abführt. Das ist das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. Gleichzeitig kann er sich die Steuer aber auch als Vorsteuer wieder zurückholen.
Für den Rechnungsstellenden in Deutschland bedeutet es, dass zwar keine Umsatzsteuer in Deutschland anfällt, aber dafür auf der Rechnung ein Hinweis stehen muss, warum das so ist. Außerdem ist die – geprüfte – Umsatzsteuer-ID des Kunden auf der Rechnung nötig. Sie zeigt, dass der Rechnungsempfänger Unternehmer und keine Privatperson ist.
Zusammenfassende Meldung
Damit der Vorgang für die deutschen Behörden nachvollziehbar bleibt, gibt der Rechnungsstellende außerdem eine sogenannte zusammenfassende Meldung über die im Inland nichtsteuerbaren Umsätze ab. Das geschieht je nach Umsatz, den eine Firma im Ausland generiert, monatlich oder nur quartalsweise.
Kleinunternehmer – gar nicht immer einfach
Wer in Deutschland Kleinunternehmer ist, kann Rechnungen an Privatkunden im Ausland ohne Umsatzsteuer stellen. Firmenkunden werden die Umsatzsteuer, wie sie im Zielland gültig wäre, abführen. Es gibt aber ein paar Sonderfälle, bei denen deutsche Kleinunternehmer doch Umsatzsteuer abführen müssen, weil sie z.B. Leistungen aus dem Ausland bezogen, eine Lieferschwelle für ein Land überschritten haben oder eine Leistung über einen Drittanbieter mit Sitz im Ausland abrechnen.
